7 tips for å skrive den perfekte e-postpåminnelsen for arrangementet

Hvis du tror arbeidet ditt med deltakerne er ferdig når de kjøper en billett eller registrerer deg for arrangementet ditt, tro om igjen. Selv om registrering viser hvor mye de virkelig ønsker å komme, kan det være mange grunner til at de ikke klarer – eller rett og slett har glemt det. Dette høres uvirkelig ut, men det er faktisk sant hvor ofte folk glemmer noe så stort som en begivenhet når de gleder seg så ivrig til å delta på dem. Sørg for at publikummet ditt dukker opp med våre 7 tips for å skrive den perfekte e-postpåminnelsen for arrangementet!

Hva er en e-postpåminnelse?

E-postpåminnelser er elektroniske meldinger som arrangører sender til publikum før et arrangement. Denne e-posten inneholder vanligvis informasjon om arrangementet, som dato, klokkeslett, hendelsesnavn, hva du skal ta med og hvordan du forbereder deg. Det kan se ut som en enkel praksis, men det hjelper mange deltakere til å minne om arrangementer og oppmuntre dem til å delta.

Hvorfor skrive en e-postpåminnelse?

Selv om du bare kan se på det som en god praksis, kan det være svært fordelaktig å skrive en e-postpåminnelse for selv. Faktum er at å skrive enkle e-poster, med god visuell hjelp og sendt til rett tid, vil hjelpe deltakerne å huske arrangementet ditt. På denne måten er det mer usannsynlig at de går glipp av noe. Følgelig kan du som arrangementsarrangør tjene mer penger og få flere positive tilbakemeldinger om arrangementet ditt.

Dessuten vil det å skrive en e-postpåminnelse for arrangementene dine hjelpe deg med å dele alle de fantastiske og underholdende programmene du har forberedt for dagen. 

Vanligvis sender arrangementsarrangører e-postpåminnelser gjentatte ganger på strategiske datoer for å sikre at de registrerte deltar. Det kan være to uker før arrangementet ditt, én uke, én dag og tidligere på arrangementsdagen. Din tilnærming vil avgjøre frekvens og datoer.

Vi har satt sammen noen gode tips og verktøy for å forberede e-postpåminnelsesplanen din. Fortsett å lese for syv tips om hvordan du skriver en e-postpåminnelse for et arrangement.

Hvordan lage effektive e-postpåminnelser for arrangementene dine

For å lage en effektiv hendelsespåminnelse på e-post som publikum vil bli glad for å motta, er det noen enkle trinn du kan følge. Se nedenfor listen vår med syv tips for å skrive de perfekte e-postpåminnelsene for arrangementer!

1. Kjenn publikum

Hvis du på forhånd vet hvordan publikum oppfører seg og hva de forventer av arrangementet ditt, vet du hvordan du enkelt kan nærme deg dem. For eksempel, hvis du organiserer et profesjonelt konferansearrangement, vet du at folk vil henvende deg mer høflig og teknisk, og du kan gjøre det samme i e-postpåminnelsen. Dette tipset går også til alder, sjanger og preferanser som kan endre hvordan et spesifikt publikum liker å kommunisere. Følg med!

2. Lag en emnelinje som får oppmerksomhet

En emnelinje er noe av det første folk ser når de åpner en e-post. Det må fange oppmerksomheten med en gang. Sørg for at emnelinjen er kort og fengende. Et fint tips er å bruke ord som «ikke gå glipp» og «save the date» i tittelen, for å minne publikum på at datoen for arrangementet nærmer seg.

3. Inkluder detaljer om hendelsen

En annen god idé er å bruke e-postpåminnelser for å fortelle folk når og hvor arrangementet vil finne sted. Du kan også benytte anledningen til å oppgi andre detaljer om arrangementet, som billettpris, forberedelse og veibeskrivelse. 

Ikke glem å inkludere en lenke til arrangementssiden på nettstedet ditt, og be folk dele arrangementet med andre. Alle disse praksisene kan hjelpe deg med å samle et bredere publikum og til og med bringe nye mennesker til arrangementet ditt.

Hvis du sender ut påminnelser før arrangementet starter, sørg for å bruke riktig tone. Folk som mottar disse e-postene vil sannsynligvis være opptatt med andre ting, så hold meldingene dine korte og vennlige.

4. Ta med et personlig preg

Et personlig preg kommer langt når det gjelder å minne folk om et kommende arrangement. Hvis du skriver en e-postpåminnelse for folk du ikke kjenner, kan det være vanskelig å bli intim, men du kan alltid skrive på din egen måte, og vise folk du tok tid og krefter på å forberede påminnelsen selv. Og dette tar oss til vårt neste tips.

5. Bruk en hyggelig oppfordring til handling

Du bør også sørge for at e-posten din inneholder en oppfordring til handling (CTA). Dette betyr at du må fortelle folk hva de bør gjøre videre etter å ha lest meldingen. Du må med andre ord gi dem noe å klikke på slik at de kan gå direkte til arrangementssiden.

Her er noen gode eksempler på CTA-er for påminnelsen om e-post for arrangementer:

• Ikke gå glipp av det
• Ikke gå glipp av sjansen
• Siste sjanse
• Ikke glem det
• Husk å RSVP
• Husk å kjøpe billett

6. Vær spesifikk om når du sender ut påminnelsene

Personer som mottar påminnelse på e-post for arrangementet har en tendens til å svare eller dukke opp oftere enn de som ikke gjør det. Så sørg for at du sender dem ut til riktig tid. Det er viktig å huske at den beste datoen for å sende påminnelser avhenger av tilnærmingen din, men her er en enkel tidsplanidé:

14 dager før arrangementet: arrangementsinformasjon og nyheter, inkludert billettinformasjon og hvor mange som fortsatt er tilgjengelige.

7 dager før arrangementet: vennlig e-postpåminnelse om at arrangementet kommer, men folk kan fortsatt kjøpe billetter i siste liten og forberede seg på det.

3 dager før arrangementet: e-postpåminnelse med hendelsesinformasjon, klokkeslett og dato uthevet. Du kan også gi veibeskrivelse til lokalet, eller adressere vanlige spørsmål i siste liten. Send en klar melding til deltakerne til "Ikke gå glipp av det!"

1 dag før arrangementet: informere om at arrangementet skjer neste dag. Gjør oppmerksom på overskriften ved å bruke ord som f.eks "Det kommer!"

Dagen for arrangementet: du kan informere deltakerne om at arrangementet starter om noen timer og hvordan du forbereder deg på trafikk eller andre ulemper.

7. Korrekturles påminnelsen din

Det er en god øvelse å lese tekstene og meldingene dine på nytt for å finne ut hva du kan forbedre. Dessuten er det en vanlig praksis blant innholdsforfattere og eksperter som du kan inkludere i din daglige basis. Etter en time, eller til og med en dag, du skrev påminnelses-e-posten din for arrangementet, les den på nytt med et klart hode. Det vil hjelpe deg med å innlemme fine detaljer og detaljer som du helt glemmer når du er for fokusert på oppgaven.

Ved hjelp av Timely Automatiserte påminnelsesmaler for hendelser

Folk som vil vite hvordan man skriver påminnelses-e-post for arrangementer, ønsker ofte å lage en mal som de kan sende til alle deltakerne. Å jobbe med e-postmaler er ikke bare smart, men tilbyr også en mer skalerbar løsning for enhver bedrift.

Selv når du ønsker å legge til dine personlige preg og kommunisere direkte med publikum, er det ikke praktisk å skrive en påminnelse på e-post for hver hendelse eller deltaker én etter én. Det er derfor den beste hendelsesstyringssystemer ha forhåndsdefinerte maler du kan bruke for å henvende deg til publikum med letthet.

Timely Programvare for hendelsesadministrasjon er det perfekte verktøyet for å hjelpe deg med å organisere arrangementer og skape minneverdige opplevelser. I tillegg til alle de fantastiske funksjonene for publisering, promotering og billettsalg, kan den også hjelpe deg med å automatisere arbeidsflyten for e-post påminnelser om arrangementer. Du kan bruke vår e-postmaler for arrangementer eller lag din egen.

Ta kontakt i dag for å lære mer om Timely'S hendelsesprogramvare. Vi vil garantert hjelpe deg med å ta arrangementene dine til neste nivå.