2024 Arrangementstilgjengelighetsveiledning: Planlegging av tilgjengelige arrangementer

Verdens helseorganisasjon (WHO) anslår det 1.3 milliarder mennesker opplever en eller annen form for funksjonshemming. Dette representerer 16 % av verdens befolkning som lever med en eller annen form for funksjonshemming. Å snakke om tilgjengelighet på arrangementer handler ikke bare om inkludering, det handler om å sikre lik mulighet for deltakelse og glede for alle. I denne veiledningen for tilgjengelighet for arrangementer vil vi diskutere gjeldende beste praksis og retningslinjer for planlegging av tilgjengelige arrangementer.

I. Hvorfor er tilgjengelighet for arrangementer viktig?

Arrangementer er en fin måte å koble seg på, enten de er profesjonelle, pedagogiske eller sosiale. Men uten skikkelig planlegging kan de utilsiktet ekskludere andre, spesielt funksjonshemmede.

Å være vertskap for tilgjengelige arrangementer gir ikke bare funksjonshemmede en likeverdig mulighet til å delta i arrangementet, men minimerer også behovet deres for å be om innkvartering for spesielle arrangementer. i tillegg Amerikanere med funksjonshemninger (ADA) krever at alle offentlige arrangementer, konferanser og møter er tilgjengelige. Så det er obligatorisk for arrangementsplanleggere som arrangerer slike arrangementer å ha ADA-overholdelse for arrangementer. 

For å sikre at alle er og føler seg inkludert, bør arrangementsarrangører proaktivt planlegge arrangementer fri fra alle barrierer. Og dette inkluderer alle fysiske, kommunikasjons-, teknologiske og andre barrierer.

II. Beste praksis for planlegging av tilgjengelige arrangementer i 2024

Å organisere et tilgjengelig arrangement som ønsker alle velkommen kan virke skremmende i begynnelsen, men å følge noen enkle retningslinjer for tilgjengelighet for arrangementer vil sikre en jevn prosess. For å hjelpe deg i denne bestrebelsen, her er en liste over beste fremgangsmåter for å organisere et arrangement som henvender seg til alle deltakere.

1. Tenk fremover når du planlegger et tilgjengelig arrangement

Det kan være vanskelig å tenke på hvordan du kan gjøre arrangementer mer tilgjengelige når du har en million andre ting på hjertet under planleggingsprosessen. Ikke vent til siste minutt. Start så tidlig som mulig for å sikre at alle aspekter av arrangementet ditt er tilgjengelig.

Det er sikkert ikke alltid intuitivt å planlegge tilgjengelige arrangementer. Det er en god praksis å vurdere alle potensielle barrierer ved en hendelse og hvordan man skal håndtere dem på forhånd. Det er ingen løsning som passer for alle, så husk at tilgjengelighet påvirker ulike aspekter, fra planlegging av tilgjengelighet for arrangementer og promotering til gjennomføring.

Still deg selv spørsmål som:

• Hvem er ditt publikum? Hvilken type evner kan en person som kommer til arrangementet ditt mangle?
• Er det potensielle barrierer som hindrer tilgjengelighet for personer med funksjonshemminger? Kan disse minimeres eller elimineres?
• Har lokalet ADA-samsvar for arrangementer? Kan noen i rullestol gå fritt rundt? Er det ramper eller heiser på stedet? Finnes det automatiske dører som alle kan få tilgang til? Er det stille rom eller rom?
• Er den virtuelle hendelsesplattformen tilgjengelig med en skjermleser? Tilbyr den tilgjengelighetsfunksjoner som tastaturnavigering, klare overskrifter og alternativ tekst for bilder?
• Vurderte du å gi mat som ikke inneholder vanlige allergener, for eksempel peanøtter eller peanøttoljer? Tilbyr cateringselskapet en alternativ meny for personer med matrestriksjoner?

Dette er bare noen få ideer for å få deg til å tenke. Hvis du forbereder deg på forhånd og tenker på så mange muligheter du kan, er det vanskeligere for noe å gå galt. Prøv å ta notater hver gang du tenker på noe og studer hva du kan gjøre. På denne måten vil du gjøre arrangementene dine mer inkluderende og hyggelige for alle.

2. Henvend deg til folk riktig

For å sikre tilgjengelighet for arrangementer er det viktig å kjenne publikummet ditt, og enda viktigere hvordan du kommuniserer med dem. Mens du henvender deg til målgrupper med funksjonshemminger, sørg for at du vet hvordan du refererer til dem på riktig måte. For eksempel kan begrepet "funksjonshemmet" være frekt, og det brukes ikke for øyeblikket. Prøv å bruke "en person med funksjonshemming" i stedet. 

3. Sørg for at du har et tilgjengelig arrangementsnettsted

Noen personer med syns- eller bevegelseshemninger kan finne det vanskelig å søke og finne informasjon på nettet. Standarder for netttilgjengelighet har som mål å skape nettbaserte miljøer der alle har lik tilgang. For å overholde disse standardene, må all elektronisk teknologi og informasjonsteknologi være tilgjengelig for funksjonshemmede. 

Hvis nettstedet ditt mangler tilgjengelighet, blir det svært ubehagelig for personer med støttebehov å navigere og lære om organisasjonen din og arrangementene du tilbyr. For å bekrefte om nettstedet ditt er tilgjengelig, kan du bruke en netttilgjengelighetskontroll. Det er mange tilgjengelige gratis på nett.

Deretter kan du bruke enkle verktøy for å forbedre nettstedets tilgjengelighet. For eksempel chatter og videochatter, tastaturinndata, muntlige hilsener og live assistanse. Med en tilgjengelig nettside kan du definitivt gjøre arrangementet ditt inkluderende helt fra starten. 

4. Legg til tilgjengelighet i kampanjer og registrering av arrangementer

Å lære om hva som skjer og melde seg på arrangementer kan være utfordrende for personer med nedsatt funksjonsevne å gjøre på egenhånd. Heldigvis er det flere teknologiske verktøy tilgjengelig som kan bidra til å gjøre arrangementsoppdagelsen og registreringsprosessen for hvordan du kan gjøre arrangementer mer tilgjengelige. Timely programvareløsninger for arrangementer, for eksempel, er designet for å være tilgjengelig for alle. 

Med Timely programvare for hendelseshåndtering, kan du enkelt lage vakre hendelseskalendervisninger og landingssider for arrangementer for å vise frem hendelsene dine. Dessuten kan du tilby hendelsesregistrering og billettsalg direkte fra nettstedet ditt. 

Publikum kan samhandle med kalenderen din og søke etter hendelser kun ved å bruke tastaturinndata. De kan til og med registrere seg for arrangementer eller kjøpe billetter uten bruk av mus. Alle funksjoner er fullt tilgjengelige for funksjonshemmede. 

For å lære mer om tiltakene vi tar for å støtte tilgjengelighet, sjekk vår Erklæring om netttilgjengelighet for arrangementer. Du kan også besøke vår demo kalenderside for å se vår tilgjengelige programvare i praksis.

5. Maksimer kommunikasjonsmuligheter

Avhengig av hvilken type arrangement du er planlegging, kan det hende du må forberede noe spesifikt tilgjengelig kommunikasjonsmateriell på forhånd. Det er mange hensyn du kan ta når du utvikler eventmateriellet ditt, for eksempel:

• Sørg for at skriftene er lesbare ved å unngå dekorative skrifter og sørge for at de er størrelse 14 eller større. Unngå å bruke kursiv eller alle store bokstaver.
• Se etter fargekontrast. Unngå mørke bakgrunner med mørke trykk, samt lyse bakgrunner med lyse trykk.
• Sørg for at alle videoer er undertekster, og at tekstingen er nøyaktig.
• Tilby alternative formater, som blindeskrift, stor skrift og svart-hvitt.
• Sørg for at alle tegn og symboler blir oversatt til språk publikum forstår.
• Sørg for at arrangementet vil skje i et miljø med mye lys for å gjøre kommunikasjonen enklere for folk som leser på leppene.

6. Tilrettelegge og oppmuntre forespørsler om tilgjengelighet for arrangementer

Samtidig som planlegging og fremme ditt arrangement, still spørsmål til personer med nedsatt funksjonsevne som kan være interessert i å delta. Gi publikum plass til å snakke om deres preferanser. Du kan stille direkte spørsmål, eller la dem kommentere deres behov, hvis noen.

Alternativt kan du oppfordre deltakere til å sende inn formelle forespørsler om tilgjengelighet for arrangementet samtidig med billettregistrering eller kjøp. For eksempel kan du tilby en integrert spørreskjema for eventbestilling og spør preferanser for de som deltar. 

Ved å stille spørsmål og være åpen for å tilby rimelige arrangementer, viser du personer med funksjonshemminger at arrangementet ditt er tilgjengelig og inkluderende.

7. Gi mobilitetsutstyr og hjelpemidler

Det er mange tilgjengelighetsverktøy for arrangementer utviklet for å hjelpe mennesker med funksjonshemminger. Å gjøre dem tilgjengelige og synlige hjelper alle til å føle seg mer komfortable på arrangementet ditt. For eksempel vil det å ha et TTY-telefonnummer, en levende tekstingist eller nok plass til mobilitetsutstyr gi deltakerne en følelse av sikkerhet og tilhørighet som de aldri vil glemme.

8. Lær opp personalet ditt for tilgjengelige arrangementer

Mange mennesker er ikke sikre på hvordan (og når) de kan hjelpe noen med nedsatt funksjonsevne. Et godt utdannet personale kan gjøre hele forskjellen mens de planlegger tilgjengelige arrangementer.

Du kan tilby kurs for å lære opp personalet om tilgjengelighet til arrangementer og forberede dem til å håndtere både rutine- og nødsituasjoner. Personalet må forstå betydningen av funksjonshemmingskultur i forhold til ulike lokalsamfunn, samt hva det vil si å være både synlig i sin identitet og samtidig imøtekomme et spekter av funksjonshemninger.

9. Gjør deg tilgjengelig til enhver tid

Å vite hvordan man kan være tilgjengelig uten å være påtrengende er nøkkelen til suksess for et tilgjengelig arrangement. Mens funksjonshemmede er perfekt i stand til å gjøre ting selv, kan det hende de trenger din hjelp av og til. Når det skjer, gjør deg tilgjengelig hjertelig, men ikke vær altfor hjelpsom.

10. Sett deg selv i en annen persons sted

Å sette deg selv i publikums sted betyr å ha empati for dem. Prøv å gå rundt på arrangementsstedet med lukkede øyne eller bruk mobilitetsutstyr for å få opplevelsen. Sitt helt i enden av konferanserommet og sjekk om du kan se og forstå personen på scenen. Hver innsats du gjør for å forstå deltakernes forskjeller fører til et mer inkluderende og tilgjengelig arrangement for alle.

Kontakt for å lære mer om tilgjengelighet for arrangementer, og hvordan du og publikum kan dra nytte av det Timely tilgjengelig arrangementsteknologi.