4 verktøy for å effektivisere arrangementshåndteringen på museum

Det er ingen enkel bragd å planlegge et arrangement på et museum. I motsetning til konserter, festivaler eller private middager krever museumsarrangementer presisjon, struktur og dyp respekt for stedets formål og samlinger. Fra å administrere sikkerhet og besøksflyt til å koordinere tidsplaner for grupper eller skoleomvisninger, må hver detalj kontrolleres nøye. I dette innlegget skal vi utforske fire verktøy som kan hjelpe deg med å effektivisere arrangementsadministrasjonen på museum.

I. De viktigste verktøyene for å forenkle arrangementshåndteringen på museum

Enten du arrangerer en galla, et utdanningsprogram eller en familiedag, er feilmarginen liten – og effektivitet er nøkkelen. Heldigvis er moderne programvare for håndtering av museumsbegivenheter kan gjøre denne komplekse oppgaven enklere enn noensinne. Nedenfor har vi fremhevet fire kraftige verktøy som er utviklet for å hjelpe deg med å organisere sømløse og vellykkede museumsarrangementer.

1. Trello

Trello er en gratis programvare for prosjektplanlegging. Den bruker et svært brukervennlig grensesnitt for å lage gjøremålslister for én person eller for en hel organisasjon. Tenk deg å starte planleggingen av et arrangement og idémyldring, skrive alt som må gjøres på en klistrelapp, og deretter tildele hver klistrelapp til en person i arrangementsplanleggingskomiteen. Det er det Trello er, men det er alt på nett.

Brukere vil enkelt kunne spore prosjektene som er tildelt dem, flytte dem fra ett ferdigstillelsesstadium til det neste, og se hvordan alle andre i teamet gjør det med oppgavene sine. Prosjektledere kan overvåke hele operasjonen og se når arrangementet samles.

2. asana

asana er en gratis prosjektstyringsprogramvare (for små arrangementer) som lar deg dele opp prosjekter i dellister og enda dypere i underdellister. Det finnes dashbord som lar deg se hvor mye av hver del av prosjektet som er fullført. Dessuten kan du stadig arrangere og omorganisere museumsarrangementene for å sikre at når én ting er ferdig, kan den neste begynne. 

Asana bryter ned til personnivå, og viser hver museumsansatt hva deres rolle vil være og hvilke oppgaver de trenger å fullføre når. 

3. Klikk på Opp

Klikk opp er et verktøy for planlegging av museumsarrangementer som er for visuelle elever. Det lar deg lage prosjekter, omtrent som Asana og Trello gjør, men det tilbyr et utall forskjellige visninger der du kan analysere oppgavene etter hvert som museumsarrangementet ditt nærmer seg. Det finnes lister, Kanban-visninger og til og med Gantt-diagrammer. Selv om de er en premium funksjon for den ellers gratis programvaren. 

Programvaren tilbyr mange visninger, med en chat-funksjon som lar medlemmer av museumsteamet snakke om de individuelle oppgavene mens de gjør hver enkelt. Den har også en Doc-funksjon, som egentlig er en wiki som kan opprettes rundt ethvert spesifikt aspekt av prosjektet. 

Den eneste ulempen er at læringskurven med ClickUp er litt bratt. Men når du først har fått taket på det, kan det hjelpe deg med planleggingen av museumsarrangementet ganske mye.

4. Timely

Timely er den perfekte hendelsesadministrasjonsprogramvare for museum og kunstgallerier. Det lar museer og gallerier skape en vakker online hendelseskalender på deres egen nettside. Den automatiserer også flere oppgaver som gjør det enklere å promotere arrangementer på nettet. For eksempel å legge ut arrangementer på sosiale medier og sende nyhetsbrev om kommende arrangementer på en automatisert måte. 

I tillegg Timely programvare for håndtering av museumsbegivenheter lar deg samle svar og selge billetter til arrangementer. Disse kan forhåndsreserveres eller kjøpes i døren. Og det hele holdes i samme regnskapssystem. 

Dessuten kan alt tilpasses for å se ut akkurat som museets merkevare og tonefall. Fra logoen din, merkede farger og fonter, til billetter til arrangementer og e-postvarsler.  

Ved å ha all denne arrangementsteknologien til din disposisjon, vil du garantert imponere lånetakerne og giverne dine. Det vil også gjøre det lettere for dem å delta på arrangementene dine. Til programvare for planlegging av museumsbegivenheter, Timely er et must-have. 

Kontakt for å lære mer om Timelyeller Prøv gratis!