Kasusstudie: Universitetet for helsevitenskap og farmasi (UHSP)

De Universitetet for helsevitenskap og farmasi (UHSP), grunnlagt i 1864, er en fremtredende privat institusjon i St. Louis, Missouri. UHSP har en lang historie med å forberede studentene på vellykkede karrierer innen farmasi, helsefag og lederskap i helsevesenet.

Utover akademikere er UHSP et dynamisk knutepunkt for ca 300 månedlige arrangementer organisert av over 150 arrangører. Disse arrangementene, inkludert symposier, karrieremesser, forskningskonferanser og utdanningssamlinger, samler studenter, fakulteter, alumner og helsepersonell.

Universitetet tilbyr mer enn 100 ledige plasser for å støtte disse aktivitetene. Klasserom, biblioteker, spisesaler, treningssentre, laboratorier og boliger fungerer som arenaer for akademiske og utenomfaglige arrangementer.

For å lære hvordan UHSP administrerer dette dynamiske arrangementslandskapet, snakket vi med Jessie Sauerwein, University Event Manager. Dette innlegget vil utforske hvordan UHSP bruker Timely's Programvare for administrasjon av lokale å strømlinjeforme arbeidsflyter, forbedre samarbeid og maksimere engasjement på tvers av campus.

Med deres tidligere system nærmer seg avvikling, trengte UHSP en moderne, skalerbar løsning for å strømlinjeforme arrangementsplanlegging, klasseromstildelinger og bestilling av lokale på tvers av campus.

Gitt universitetets størrelse, måtte det nye systemet være brukervennlig og i stand til å administrere en rekke arrangementsplasser og håndtere komplekse, tilbakevendende bestillinger for klasser og spesielle arrangementer. Systemet måtte også forhindre planleggingskonflikter ved automatisk å merke rom som utilgjengelige.

I tillegg til planlegging, ønsket universitetet en strømlinjeformet arbeidsflyt med tilpassbare inntaksskjemaer, manuelle godkjenninger og automatiserte e-postvarsler for å holde alle informert. Muligheten til å etterspørre ressurser og tjenester, som AV-utstyr og catering, under bestillingsprosessen var også viktig.

Universitetets tidligere arrangements- og arenasystemer var ikke integrert, og det gamle systemet manglet visuell appell og brukervennlige funksjoner. Dette gjorde det vanskelig for fakultetet og ansatte å sende inn arrangementer, og for deltakerne å finne dem på grunn av mangel på filtrerings- og søkealternativer.

I tillegg måtte nyhetsbrev lages manuelt, og billettbegivenheter ble administrert gjennom separat programvare. Dette usammenhengende systemet førte til forvirring i universitetssamfunnet og betydelig tid brukt på henvendelser.

Siden adoptering Timelysin programvare for administrasjon av arrangementer og spillesteder, UHSP har revolusjonert plassadministrasjon, arrangementsplanlegging og promotering – noe som gjør prosessene mer effektive og sømløse.

Smart automatisering, intuitive verktøy og dedikert støtte sørge for at hvert arrangement, fra forelesninger til påbegynninger, er organisert, effektivt og problemfritt.

Det strømlinjeformede innsendingsprosess for arrangement lar fakultetet og ansatte sende inn plassbestillingsforespørsler på riktig måte, noe som reduserer feil og forespørsler. Med et mer intuitivt system, arrangementsgodkjenninger er nå raskere og mer pålitelige. UHSP har også forbedret ressursstyring ved å bruke tilpassede felt for å spore hendelsesrelaterte ressurser mer effektivt.

Campus-dekkende engasjement har vokst med en visuelt tiltalende kalender med bilder, forbedrer begivenhetens synlighet og deltakelse. Automatiserte nyhetsbrev og begivenhetsvarsler har redusert manuell arbeidsbelastning betydelig, noe som frigjør tid for arrangementsarrangører. Integrerte billettverktøy forenkle registrering og oppmøtesporing for store begivenheter som påbegynnelser.

Jessie fremhever:"Timely's moderne design og funksjonalitet var en game-changer for UHSP, og forbedret plassutnyttelse, arrangementskommunikasjon og engasjement over hele campus."

Som en pålitelig partner, Timely gir en robust alt-i-ett-løsning som effektiviserer arrangements- og arenadriften samtidig som aktiviseringen av campus øker. Med et intuitivt, automatisert system har UHSP transformert hvordan arrangementer administreres, promoteres og oppleves på tvers av campus.

Viktige gevinster for UHSP inkluderer: