7 tips för att skriva den perfekta e-postpåminnelsen för evenemanget

Om du tror att ditt arbete med deltagare är klart när de köper en biljett eller registrerar sig för ditt evenemang, tänk om. Även om registreringen visar hur mycket de verkligen vill komma, kan det finnas många anledningar till varför de inte kan – eller helt enkelt glömt. Det här låter overkligt, men det är faktiskt sant hur ofta människor glömmer något så stort som ett evenemang när de så ivrigt ser fram emot att delta i dem. Se till att din publik dyker upp med våra 7 tips för att skriva den perfekta e-postpåminnelsen för evenemanget!

Vad är en e-postpåminnelse?

E-postpåminnelser är elektroniska meddelanden som evenemangsarrangörer skickar till sin publik innan ett evenemang. Det här e-postmeddelandet innehåller vanligtvis information om evenemanget, som datum, tid, evenemangets namn, vad man ska ta med sig och hur man förbereder sig. Det kan se ut som en enkel övning, men det hjälper många deltagare att påminna om evenemang och uppmuntra dem att delta.

Varför skriva en e-postpåminnelse?

Även om du bara kan se det som en bra praxis, kan det vara mycket fördelaktigt att skriva en e-postpåminnelse för även. Faktum är att att skriva enkla e-postmeddelanden, med bra visuell hjälp och skickade vid rätt tidpunkt, kommer att hjälpa dina deltagare att komma ihåg ditt evenemang. På så sätt är det mer osannolikt att de missar något. Följaktligen kan du som evenemangsarrangör tjäna mer pengar och få mer positiv feedback om ditt evenemang.

Dessutom, genom att skriva en e-postpåminnelse för dina evenemang kommer du att hjälpa dig att dela alla fantastiska och underhållande program du har förberett för dagen. 

Vanligtvis skickar evenemangsarrangörer e-postpåminnelser upprepade gånger på strategiska datum för att försäkra sina registrerade närvaro. Det kan vara två veckor innan ditt evenemang, en vecka, en dag och tidigare på evenemangsdagen. Ditt tillvägagångssätt kommer att avgöra frekvens och datum.

Vi har satt ihop några bra tips och verktyg för att förbereda din e-postpåminnelseplan. Fortsätt läsa för sju tips om hur du skriver ett påminnelsemejl för ett evenemang.

Hur man skapar effektiva e-postpåminnelser för dina evenemang

För att skapa ett effektivt e-postmeddelande om händelsepåminnelse som din publik kommer att bli glad över att få, finns det några enkla steg du kan följa. Se nedan vår lista med sju tips för att skriva de perfekta e-postpåminnelserna för evenemang!

1. Känner din publik

Om du i förväg vet hur din publik beter sig och vad de förväntar sig för ditt evenemang, kommer du att veta hur du enkelt kan närma dig dem. Om du till exempel organiserar ett professionellt konferensevenemang vet du att folk kommer att tilltala dig mer artigt och tekniskt, och du kan göra detsamma i din e-postpåminnelse. Det här tipset går också till ålder, genre och preferenser som kan förändra hur en specifik publik gillar att kommunicera. Var uppmärksam!

2. Skapa en ämnesrad som får uppmärksamhet

En ämnesrad är en av de första sakerna som folk ser när de öppnar ett e-postmeddelande. Det måste fånga uppmärksamheten direkt. Se till att din ämnesrad är kort och catchy. Ett trevligt tips är att använda ord som ”missa inte” och ”save the date” i rubriken, för att påminna din publik om att ditt evenemangsdatum närmar sig.

3. Inkludera detaljer om händelsen

En annan bra idé är att använda e-postpåminnelser för att berätta när och var evenemanget kommer att äga rum. Du kan också passa på att lämna andra detaljer om evenemanget, såsom biljettpris, förberedelser och vägbeskrivningar. 

Glöm inte att inkludera en länk till evenemangssidan på din webbplats och be folk att dela evenemanget med andra. Alla dessa metoder kan hjälpa dig att samla en bredare publik och till och med ta med nya människor till ditt evenemang.

Om du skickar ut påminnelser innan evenemanget börjar, se till att använda rätt ton. Människor som får dessa e-postmeddelanden kommer sannolikt att vara upptagna med andra saker, så håll dina meddelanden korta och vänliga.

4. Inkludera en personlig touch

En personlig touch räcker långt när det gäller att påminna människor om ett kommande evenemang. Om du skriver en e-postpåminnelse för personer du inte känner kan det vara svårt att bli intim, men du kan alltid skriva på ditt eget sätt och visa människor att du tagit tid och ansträngning för att förbereda påminnelsen själv. Och detta tar oss till vårt nästa tips.

5. Använd en trevlig uppmaning till handling

Du bör också se till att ditt e-postmeddelande innehåller en uppmaning till handling (CTA). Det betyder att du måste berätta för andra vad de ska göra härnäst efter att ha läst ditt meddelande. Du måste med andra ord ge dem något att klicka på så att de kan gå direkt till eventsidan.

Här är några bra exempel på CTA:er för din påminnelse för e-postmeddelanden:

• Missa inte
• Missa inte chansen
• Sista chansen
• Glöm inte
• Kom ihåg att OSA
• Kom ihåg att köpa din biljett

6. Var specifik om när du skickar ut påminnelserna

Personer som får påminnelser via e-post för händelsen tenderar att svara eller dyka upp oftare än de som inte gör det. Så se till att du skickar ut dem vid rätt tidpunkt. Det är viktigt att komma ihåg att det bästa datumet för att skicka påminnelser beror på ditt tillvägagångssätt, men här är en enkel schemaidé:

14 dagar före evenemanget: händelseinformation och nyheter, inklusive biljettinformation och hur många som fortfarande är tillgängliga.

7 dagar före evenemanget: vänlig e-postpåminnelse om att evenemanget kommer, men folk kan fortfarande köpa sista minuten-biljetter och förbereda sig för det.

3 dagar före evenemanget: e-postpåminnelse med händelseinformation, tid och datum markerat. Du kan också ge vägbeskrivningar till lokalen eller adressera vanliga frågor i sista minuten. Skicka ett tydligt meddelande till deltagarna till "Missa inte!"

1 dag innan evenemanget: informera om att händelsen äger rum nästa dag. Uppmärksamma rubriken med hjälp av ord som t.ex "Det kommer!"

Evenemangets dag: du kan informera dina deltagare om att evenemanget börjar om några timmar och hur du förbereder dig för trafik eller andra olägenheter.

7. Korrekturläs din påminnelse

Det är en bra övning att läsa dina texter och meddelanden igen för att ta reda på vad du kan förbättra. Dessutom är det en vanlig praxis bland innehållsskribenter och experter som du kan inkludera i din dagliga basis. Efter en timme, eller till och med en dag, som du skrev ditt påminnelsemail för händelsen, läs det igen med ett klart huvud. Det kommer att hjälpa dig att införliva fina detaljer och detaljer som du helt glömmer när du är för fokuserad på uppgiften.

Använda Timely Automatiska mallar för påminnelse om händelser

Människor som vill veta hur man skriver påminnelsemail för event vill ofta skapa en mall som de kan skicka till alla sina deltagare. Att arbeta med e-postmallar är inte bara smart, utan erbjuder också en mer skalbar lösning för alla företag.

Även när du vill lägga till din personliga touch och kommunicera direkt med din publik är det inte praktiskt att skriva ett påminnelsemail för varje event eller deltagare en efter en. Det är därför den bästa händelsehanteringssystem har fördefinierade mallar som du kan använda för att enkelt tilltala din publik.

Timely Event Management Software är det perfekta verktyget för att hjälpa dig att organisera evenemang och skapa minnesvärda upplevelser. Förutom alla fantastiska evenemangspublicerings-, marknadsförings- och biljettfunktioner kan det också hjälpa dig att automatisera ditt arbetsflöde för e-postpåminnelser om evenemang. Du kan använda vår e-postmallar för event eller skapa din egen.

Hör av dig idag för att lära dig mer om TimelyÄr programvara för evenemang. Vi hjälper dig säkert att ta dina evenemang till nästa nivå.