Tillgänglighetsguide för evenemang 2024: Planering av tillgängliga evenemang

Världshälsoorganisationen (WHO) uppskattar det 1.3 miljarder människor upplever någon typ av funktionshinder. Detta representerar 16 % av världens befolkning som lever med någon form av funktionshinder. Att prata om tillgänglighet på evenemang handlar inte bara om inkludering, det handlar om att säkerställa lika möjligheter till deltagande och glädje för alla. I denna guide för evenemangstillgänglighet diskuterar vi aktuella bästa praxis och riktlinjer för planering av tillgängliga evenemang.

I. Varför är evenemangstillgänglighet viktigt?

Evenemang är ett bra sätt att ansluta, oavsett om de är professionella, pedagogiska eller sociala. Men utan ordentlig planering kan de oavsiktligt utesluta andra, särskilt de med funktionshinder.

Att vara värd för tillgängliga evenemang ger inte bara personer med funktionshinder lika möjligheter att delta i evenemanget, utan minimerar också deras behov av att begära boende för särskilda evenemang. Dessutom har Amerikaner med funktionsnedsättning lag (ADA) kräver att alla offentliga evenemang, konferenser och möten är tillgängliga. Så det är obligatoriskt för evenemangsplanerare som är värd för dessa typer av evenemang att ha ADA-efterlevnad för evenemang. 

För att säkerställa att alla är och känner sig inkluderade bör evenemangsarrangörer proaktivt planera evenemang fria från alla hinder. Och detta inkluderar alla fysiska, kommunikationsmässiga, tekniska och andra hinder.

II. Bästa tillvägagångssätt för planering av tillgängliga evenemang 2024

Att organisera ett tillgängligt evenemang som välkomnar alla kan verka skrämmande i början, men att följa några enkla riktlinjer för tillgänglighet för evenemang kommer att säkerställa en smidig process. För att hjälpa dig i denna strävan, här är en lista med bästa praxis för att organisera ett evenemang som vänder sig till alla deltagare.

1. Tänk framåt när du planerar ett tillgängligt evenemang

Det kan vara svårt att tänka på hur man kan göra evenemang mer tillgängliga när man har en miljon andra saker i tankarna under planeringsprocessen. Vänta inte till sista minuten. Börja så tidigt som möjligt för att säkerställa att alla aspekter av ditt evenemang är tillgängliga.

Det är säkert inte alltid intuitivt att planera tillgängliga evenemang. Att överväga alla potentiella hinder för en händelse och hur man hanterar dem i förväg är en bra praxis. Det finns ingen lösning som passar alla, så kom ihåg att tillgängligheten påverkar olika aspekter, från planering och marknadsföring av evenemang till genomförande.

Ställ dig själv frågor som:

• Vem är din publik? Vilken typ av förmågor kan en person som kommer till ditt evenemang sakna?
• Finns det potentiella hinder som hindrar evenemangstillgänglighet för personer med funktionsnedsättning? Kan dessa minimeras eller elimineras?
• Har lokalen ADA-efterlevnad för evenemang? Kan någon i rullstol gå runt fritt? Finns det ramper eller hissar på platsen? Finns det automatiska dörrar som alla kan komma åt? Finns det tysta rum eller utrymmen?
• Är den virtuella evenemangsplattformen tillgänglig med en skärmläsare? Erbjuder den tillgänglighetsfunktioner som tangentbordsnavigering, tydliga rubriker och alternativ text för bilder?
• Funderade du på att tillhandahålla mat som inte innehåller vanliga allergener, som jordnötter eller jordnötsoljor? Tillhandahåller cateringföretaget en alternativ meny för personer med matrestriktioner?

Det är bara några idéer för att få dig att tänka. Om du förbereder dig i förväg och tänker på så många möjligheter du kan, är det svårare att något går fel. Försök att göra anteckningar varje gång du tänker på något och studera vad du kan göra. På så sätt kommer du att göra dina evenemang mer inkluderande och roligare för alla.

2. Tilltala människor på rätt sätt

För att säkerställa tillgänglighet till evenemang är det viktigt att känna din publik och ännu viktigare hur man kommunicerar med dem. När du vänder dig till publik med funktionshinder, se till att du vet hur du hänvisar till dem på rätt sätt. Till exempel kan termen "funktionshindrad person" vara oförskämd, och den används inte för närvarande. Försök att använda "en person med funktionshinder" istället. 

3. Se till att du har en tillgänglig webbplats för evenemang

Vissa personer med syn- eller rörelsehinder kan ha svårt att söka och hitta information på nätet. Standarder för webbtillgänglighet syftar till att skapa onlinemiljöer där alla har lika tillgång. För att uppfylla dessa standarder måste all elektronisk teknik och informationsteknik vara tillgänglig för personer med funktionshinder. 

Om din webbplats saknar tillgänglighet blir det väldigt obekvämt för personer med supportbehov att navigera och lära sig om din organisation och de evenemang du erbjuder. För att bekräfta om din webbplats är tillgänglig kan du använda en webbtillgänglighetskontroll. Det finns många tillgängliga gratis online.

Sedan kan du använda enkla verktyg för att förbättra tillgängligheten till din webbplats. Till exempel chattar och videochatt, tangentbordsinmatning, talade hälsningar och liveassistans. Med en tillgänglig webbplats kan du definitivt göra ditt evenemang inkluderande från första början. 

4. Lägg till tillgänglighet i evenemangskampanjer och registrering

Att lära sig om vad som händer och anmäla sig till evenemang kan vara en utmaning för personer med funktionsnedsättning att göra på egen hand. Lyckligtvis finns det flera tekniska verktyg tillgängliga som kan hjälpa till att göra din händelseupptäckt och registreringsprocess för hur du gör evenemang mer tillgängliga. Timely evenemangsprogramlösningar, till exempel, är utformade för att vara tillgängliga för alla. 

Med Timely program för händelsehantering, kan du enkelt skapa vackra händelsekalendervyer och evenemangsmålsidor för att visa upp dina evenemang. Dessutom kan du erbjuda händelse registrering och biljettförsäljning direkt från din webbplats. 

Din publik kan interagera med din kalender och söka efter händelser med enbart tangentbordsingångar. De kan till och med registrera sig för evenemang eller köpa biljetter utan att behöva en mus. Varje funktion är fullt tillgänglig för personer med funktionsnedsättning. 

För att lära dig mer om de åtgärder vi vidtar för att stödja tillgängligheten, kolla vår Uttalande om webbtillgänglighet för evenemang. Du kan också besöka vår demo kalendersida för att se vår tillgängliga programvara i praktiken.

5. Maximera kommunikationsmöjligheterna

Beroende på vilken typ av event du är planering, kan du behöva förbereda något specifikt tillgängligt kommunikationsmaterial i förväg. Det finns många överväganden du kan ta när du utvecklar ditt evenemangsmaterial, till exempel:

• Se till att typsnitt är läsbara genom att undvika dekorativa typsnitt och se till att de är storlek 14 eller större. Undvik att använda kursiv stil eller alla versaler.
• Kontrollera färgkontrasten. Undvik mörka bakgrunder med mörka tryck, samt ljusa bakgrunder med ljusa tryck.
• Se till att alla videor är textade och att textningen är korrekt.
• Erbjud alternativa format, som punktskrift, storskrift och svartvitt.
• Se till att alla tecken och symboler översätts till språk som publiken förstår.
• Se till att evenemanget kommer att ske i en miljö med mycket ljus för att underlätta kommunikationen för människor som läppläser.

6. Underlätta och uppmuntra förfrågningar om tillgänglighet för evenemang

Medan planering och främja ditt evenemang, ställ frågor till personer med funktionshinder som kan vara intresserade av att delta. Ge din publik utrymme att prata om sina preferenser. Du kan ställa direkta frågor eller låta dem kommentera sina behov, om några.

Alternativt kan du uppmuntra deltagare att skicka in formella förfrågningar om evenemangstillgänglighet samtidigt som biljettregistreringen eller köpet sker. Till exempel kan du tillhandahålla en integrerad frågeformulär för eventbokning och fråga preferenser för de som deltar. 

Genom att ställa frågor och vara öppen för att tillhandahålla rimligt boende visar du personer med funktionshinder att ditt evenemang är tillgängligt och inkluderande.

7. Tillhandahålla mobilitetsredskap och hjälpmedel

Det finns många verktyg för evenemangstillgänglighet som är utformade för att hjälpa personer med funktionshinder. Att göra dem tillgängliga och synliga hjälper alla att känna sig mer bekväma på ditt evenemang. Om du till exempel har ett TTY-telefonnummer, en livetextare eller till och med tillräckligt med utrymme för mobilitetsutrustning kommer att ge dina deltagare en känsla av säkerhet och tillhörighet som de aldrig kommer att glömma.

8. Utbilda din personal för tillgängliga evenemang

Många människor är inte säkra på hur (och när) de kan hjälpa någon med funktionsnedsättning. En välutbildad personal kan göra hela skillnaden när du planerar tillgängliga evenemang.

Du kan erbjuda kurser för att utbilda din personal i tillgänglighet till evenemang och förbereda dem för att hantera både rutin- och nödsituationer. Personalen måste förstå innebörden av handikappkultur när den relaterar till olika samhällen, samt vad det innebär att både vara synlig i sin identitet samtidigt som den rymmer ett spektrum av funktionsnedsättningar.

9. Gör dig tillgänglig hela tiden

Att veta hur man är tillgänglig utan att vara påträngande är nyckeln till framgång för ett tillgängligt evenemang. Även om personer med funktionsnedsättning är perfekt kapabla att göra saker själva, kan de behöva din hjälp ibland. När det händer, gör dig tillgänglig hjärtligt, men var inte alltför hjälpsam.

10. Sätt dig själv i en annan persons skor

Att sätta sig själv i publikens skor innebär att ha empati för dem. Försök att gå runt på din evenemangsplats med slutna ögon eller använd rörelseredskap för att få upplevelsen. Sätt dig i slutet av ditt konferensrum och kolla om du kan se och förstå personen på scenen. Varje ansträngning du gör för att förstå dina deltagares skillnader leder till ett mer inkluderande och tillgängligt evenemang för alla.

Kontakta oss för att lära dig mer om tillgänglighet till evenemang och hur du och din publik kan dra nytta av det Timely tillgänglig evenemangsteknik.