Den avancerade guiden till evenemangsplaneringsprocessen

Att planera ett evenemang kan vara en skrämmande uppgift, men om du delar upp evenemangsplaneringsprocessen i steg kan det ta bort mycket av oron. Finns det en processmodell för evenemangsplanering att följa? Se vår avancerade guide till evenemangsplaneringsprocessen nedan och ta reda på det.

Steg 1: Bestäm mål och mål

Vi vill alla ha vårt evenemang för att bli framgångsrika, oavsett vilken typ av händelse de är. Det kan vara allt från en konsert till en kasinokväll till en produktlansering till ett firande av fjärde juli vid stadsbadet. De måste gå iväg utan problem.

Men den första frågan vi måste ställa oss är: vad definierar "framgång"? Vad vill vi åstadkomma?

Om du inte vet vad du strävar efter kommer det att vara svårt att få tag i det. Det första du behöver göra när du planerar ett evenemang är att sätta dig ner och bestämma exakt vad du ska göra. Det kan tyckas självklart: du vill arrangera en fjärde juli-event vid stadspoolen. Men vad behöver du för att det ska bli en framgång? Är poängen att lokalbefolkningen kan träffa sina stadsledare? Eller kanske du försöker föra tillbaka stadspoolen till sin forna glans efter en massiv tvåårig restaurering? Kanske vill du hedra veteraner?

Målet kan vara allt detta och mycket mer. Men att bestämma "varför" innan du går och letar efter "vad" är avgörande för att planera ett bra evenemang.

Steg 2: Bli organiserad

Nu kommer den svåra delen. Du vet vad du vill göra: låt oss säga att ditt mål för firandet av den fjärde juli är att öka antalet poolmedlemskap med 25 %. Hur kommer du till den punkten? Du kommer att behöva två saker för att hjälpa dig: människor och pengar.

Budgeten för evenemanget kan ha getts till dig av någon annan, eller så kanske du måste göra en vinst- och förlustrapport för att avgöra exakt hur mycket pengar som kan spenderas för att få en vinst i poolmedlemskap. 

Men du behöver också folk som hjälper dig. De kan vara kollegor som får i uppdrag att arbeta med dig, eller personer som du själv väljer, eller så kan de vara volontärer från samhället som vill vara med. 

Oavsett vem det är måste du bygga ett team av människor som var och en kommer att vara användbar på sitt sätt. Några av de roller du kan behöva är projektledare, platschef, schemaläggare, kreativ designer, marknadsföring, sponsor och leverantörssamordnare med mera. Det är inte förrän du har ett team på plats som du kan få igång ett evenemang.

Steg 3: Utveckla marknadsförings- och kommunikationskampanj

Majoriteten av detta kommer att falla på axlarna av ditt marknadsförings- och kreativa team (om du har dem) men med detta steg måste du ta reda på hur du ska sprida budskapet om evenemanget den fjärde juli. Kommer du att använda flygblad? Anslagstavlor? Gårdsskyltar? Alla dessa saker är effektiva, men vem kommer att designa dem, vem kommer att trycka dem och vem ska placera dem? Det här är alla frågor som du måste svara på. 

Varumärke kommer in i detta på ett stort sätt, särskilt om vi pratar om affärsevenemang och inte stadspooler. Men poängen är att du vill ha ett konsekvent budskap över alla dina kommunikationskanaler. Detta kan innebära liknande logotyper och typsnitt. Det kan betyda slagord. Det kan betyda ett tema för evenemanget - ditt fjärde juli-evenemang kan ha ett rodeotema, ett pionjärtema eller ett revolutionskrigettema. Vad det än är, måste du ta beslutet och sedan hålla fast vid det.

Steg 4: Planera programmet

Du måste veta allt som kommer att hända, när det händer och vem som är ansvarig för det. Det här är ett bra jobb för din projektledare. Ditt fjärde juli-evenemang kan börja med en pannkaksfrukost vid soluppgången på parkeringsplatsen vid poolen - vem ska ställa upp borden och stolarna? Vem ska laga pannkakorna? Vem ska hantera skräp? Sedan kan ditt evenemang ha en ceremoniell klippning av bandet för att återöppna den nyrenoverade poolen - vem ska klippa bandet? Behöver du en mikrofon och hur får den ström? Vem kommer att stå var och hur ska folkmassan kontrolleras?

Du förstår, med varje enskild bit av ditt event kommer du att behöva veta vem som gör vad när.

Steg 5: Koordinera sponsorer, leverantörer och talare

Kanske kommer du senare på dagen att ta in food trucks till poolens parkering? Eller kommer borgmästaren att ha en ceremoni i parken utanför där de kommer att hedra veteraner? Kanske kommer lokala radiostationer att finnas på plats och tillhandahålla musik? Kanske lokala företag har donerat till ändamålet och vill ha en monter där de kan visa upp sina produkter?

Du måste koordinera allt detta för att ditt evenemang ska bli framgångsrikt.

Steg 6: Hitta rätt tekniska verktyg

Timely är en komplett programvara för händelsehantering som kan ta bort mycket av huvudvärken. Med Timely Programvara för händelsekalender, du publicerar, marknadsför och distribuerar evenemang med lätthet, så att fler känner till dem. Dessutom med Timely Händelse bokning och Event Ticketing programvara som du kan samla in OSA eller sälja biljetter till evenemang direkt från din webbplats.

Och det kan göra allt med en anpassad domän och varumärkeskommunikation som kommer att få ditt gemenskapsevenemang att se mycket mer professionellt ut än din stads webbplats.

Steg 7: Utför enligt planen

Den fjärde juli har kommit. Det är dags för pannkaksfrukosten, maratonloppet, bandklippningen, paraden, de patriotiska talarna och allt det andra. Men eftersom du har gjort allt benarbete och har följt alla steg i din evenemangsplaneringsprocess, kommer det att fungera felfritt.

Steg 8: Utvärdera och spela in

När det väl är över är du inte klar! Under de senaste månaderna av planering för den fjärde juli har du precis lärt dig mycket om hur ditt samhälle fungerar - om budgetar och sponsorer och volontärer och kommunikation. Du måste utvärdera vad som gick rätt, vad som gick fel, och du måste registrera den informationen så att nästa gång någon i dina skor behöver arrangera ett communityevent behöver de inte lära sig om all kunskap du har fått.

Med Timelys integrerade rapporterings- och analysverktyg kan du utvärdera ditt evenemangs ROI och planera bättre evenemang i framtiden.

Begär ett möte så att vi kan hjälpa dig med dina behov av evenemangsplanering idag!