Fallstudie: Jewish Federation of Southern Arizona

Upptäck hur Timely hjälpte den judiska federationen i södra Arizona att bättre hantera sina kalenderresurser, hålla sitt samhälle informerat och engagerat. 

judiska federationen

”Hanteringen av de tre kalenderresurserna tog upp en betydande del av personalens tid. De kräver nu minimal tillsyn"

MAYA HOROWITZ, DIREKTÖR FÖR MARKNADSFÖRANDE, KOMMUNIKATION OCH EVENEMANG VID JUDSKA FEDERATIONEN I södra ARIZONA 

KUNDPROFIL

Smakämnen judiska federationen i södra Arizona (JFSA) och Jewish Community Foundation i södra Arizona (JCF), är två olika organisationer som arbetar mot liknande mål i staden Tucson, i den amerikanska delstaten Arizona. Det har de varit Timely kunder sedan 2019.

JFSA anses vara det judiska samfundet i södra Arizonas centrala planerings-, sammankallande-, visions- och insamlingsorganisation. De arbetar för att möta samhällets väsentliga behov och hjälpa till att stärka den judiska livsstilen för nuvarande och kommande generationer.

Å andra sidan arbetar JCF med en mångfald av individer och familjer för att ge dem möjlighet att anamma saker och organisationer som de bryr sig om. Genom att göra det främjar JCF samhällets tillväxt och hjälper till att bygga upp den långsiktiga kapaciteten hos lokala välgörenhetsorganisationer.

Båda organisationerna har det judiska samfundet i åtanke och genomgår för närvarande en process att gå samman och bli en organisation. Tillsammans har de tre centraliserade kalenderresurser, som alla hanteras av Maya Horowitz, direktör för marknadsföring, kommunikation och evenemang vid den judiska federationen i södra Arizona.

För denna fallstudie kommer du att upptäcka hur de två judiska organisationerna använder Timely evenemangshanteringsprogramvara för kyrkor och religiösa organisationer att hantera alla sina kalendrar och evenemang mer effektivt.

Förlovning judisk

UTMANINGAR

Den första av de tre kalendrarna är en resurs för yrkesverksamma från judiska byråer, synagogor och organisationer. "Den här kalendern kallas planeringskalendern och innehåller grundläggande information om kommande evenemang, såväl som övergripande samhällsinformation, som helgdagar, sportspel från University of Arizona och skollov", tillade Maya.

Planeringskalendern används för att bestämma tidpunkten för kommande evenemang och för att spara datum för att undvika motstridiga händelser inom gemenskapen. "Med tanke på överlappningen i vår publik är det viktigt att vi samordnar", förklarade Maya.

Den andra resursen är en offentligt annonserad communitykalender som innehåller kommande evenemang av intresse. Gemenskapsmedlemmar kan hänvisa till den här kalendern för att hitta sätt att få kontakt med det judiska livet.

Som den sista resursen kan gemenskapsmedlemmar välja att få ett nyhetsmeddelande som skickas varje vecka. Den innehåller kommande evenemang med information om evenemang som händer i närheten.

Måste hantera tre olika kalendrar höll på att bli en svår uppgift för Maya och hennes team. Trots den stora överlappningen i innehåll talade deras resurser inte med varandra och resulterade i ett slöseri med personalens tid. Det var också svårt att marknadsföra evenemang från alla tre källorna. "Denna ineffektivitet bidrog till förlust av personaltid och luckor i innehållet", sa Maya.

En annan stor utmaning för organisationerna var evenemangsinlämning bearbeta. JFSA och JCF brukade ta emot evenemangsbidrag via e-post, vilket innebar mer arbete för ledningspersonalen. Om det var något fel, eller saknad information, var det organisationens ansvar att åtgärda fel och korrespondera med händelseinlämnaren att rätta till det.

Deras mål var bland annat:

Förbättra evenemangskampanjer och medvetenhet;
Öka samhällsengagemang;
Tillåter en enklare process för inlämning av händelser;
Optimera personalens tid, spara tid och arbetskraft; och
Hantera händelser i kalendrar mer effektivt.

LÖSNING

Centraliserade kalendrar

Timely programvara gör det lättare för judiska organisationer att hantera sina tre kalendrar och evenemang. De kan skapa händelser i en kalender och dela dem med de andra automatiskt. De kan synkronisera kalendrar, vilket säkerställer att informationen alltid är uppdaterad överallt. Allt från en enda plattform.

Formulär för inlämnande av evenemang

Det är lätt som en plätt att samla in evenemangsbidrag från samhället Timelys verktyg. Genom att ha ett formulär för evenemangsinlämning integrerat i sina evenemangskalendrar, kan JFSA och JCF nu acceptera förfrågningar om evenemangspublicering, granska och publicera dem i sina kalendrar, med mycket liten ansträngning.

Verktyg för evenemangsfrämjande

Använda Timely händelsekalender med avancerade verktyg för evenemangskampanjer kunde Maya och hennes team marknadsföra sina evenemang bättre. Genom att schemalägga automatiserade inlägg på sociala medier och nyhetsbrev via e-post kunde de öka evenemangsmedvetenheten och följaktligen evenemangsnärvaro.  

RESULTAT

"I vår egen forskning hade vi bara hittat lösningar där community- och nyhetsflashkalendrar kunde synkroniseras. De inkluderade inte möjligheten att inkludera planeringskalendern också. Vi tänkte att vi kanske skulle behöva ha två separata lösningar”, sa Maya. 

I syfte att nå alla deras mål för evenemangshantering bad Maya sin webbutvecklare att söka efter en teknisk lösning, och han fann Timely. 

Timelys lösningar gav vad de behövde, och nu kräver hanteringen av tre kalendrar minimal tillsyn. Till exempel dagliga administrativa kontroller för händelseöverlappning i planeringskalendern, dagliga administrativa kontroller för ofullständiga händelser i communitykalendern och veckovis programmering av nyhetsflashen.

Med Timelys Event Management Software för kyrkor och religiösa organisationer, JFSA och JCF event management team övervakar och hjälper nu bara insändare i fall det finns konflikter. Eventanvändare är nu ansvariga för sitt eget innehåll. De kan tagga händelser som "Community", vilket kommer att möjliggöra en synkronisering med community-kalendern


För att hjälpa sin gemenskap och skapa en sömlös upplevelse för sina användare, introducerade de judiska organisationerna en steg-för-steg-guide om hur man skickar in och använder sina kalendrar. De erbjuder också utbildning för organisationer, byråer och synagogor, som alla fick status som insändare till planeringskalendern.

Annan Timely evenemangshanteringsverktyg som har hjälpt organisationerna med evenemangskampanjer är det automatiska nyhetsbrevet varje vecka. När det gäller JFSA och JCF skickas nyhetsbrevet till e-postprenumeranter och innehåller alla evenemang som kommer under nästa månad, hämtade direkt från communitykalendern. "Vi använder det också som en sponsringsförmån och lägger till en ny sponsorlogotyp varje vecka", avslutade Maya.

Kortfattat, Timely har hjälpt Jewish Federation of Southern Arizona och Jewish Community Foundation of Southern Arizona på flera sätt, inklusive:

Kalendercentralisering och hantering;
Marknadsföring och distribution av evenemang;
Process för inlämning av händelser; och
Produktivitet.

Jewish Federation of Southern Arizonas fantastiska evenemangskalendrar! 

Använda Timelys evenemangshanteringsverktyg, Jewish Federation of Southern Arizona och Jewish Community Foundation of Southern Arizona byggde tre sammankopplade evenemangskalendrar, och nu kan de ge en bättre service till sitt samhälle.  
Judiska federationens agenda
Judiska federationens agenda
Judiska federationens agenda
Judiska federationens agenda
Judiska federationens agenda

"Innan implementering Time.ly, våra kalenderresurser talade inte med varandra, trots den betydande överlappningen i innehåll. Denna ineffektivitet bidrog till förlust av personaltid och luckor i innehåll."

Maya Horowitz

Maya Horowitz, direktör för marknadsföring, kommunikation och evenemang vid Jewish Federation of Southern Arizona och Jewish Community Foundation of Southern Arizona, USA

Judiska bannerwebbplats
* Foton med tillstånd från Jewish Federation of Southern Arizona

Gå vårt nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev och få relevanta tips om eventhantering, uppdateringar om eventbranschen och mer.

Vi värdesätter din integritet och kommer endast att använda kontakta dig om vårt senaste innehåll, uppdateringar och erbjudanden. Du kan när som helst avbryta prenumerationen på dessa meddelanden. För mer information, kolla in vår Integritetspolicy.