Steg-för-steg-guiden för att bygga din universitetsevenemangskalender

Seriösa ansträngningar och resurser går till att schemalägga, planera, organisera och hantera universitetsevenemang. Som om händelsehantering inte var tillräckligt krävande, det finns också ett behov av att skapa din kalender för universitetshändelser. 

I den här artikeln kommer vi att prata om varför du behöver en kalender för universitetshändelser, hur du gör en lista över campusevenemang och vad du ska göra med en när du väl har den. Vi vill att du ska kunna maximera din potential med din evenemangskalender, och det här är de beprövade stegen för att få dig på rätt väg till att ha ett mer organiserat schema, en mer engagerad studentkår och vara mer förberedd för evenemangen när de hända.

1. Varför behöver du en evenemangskalender för universitetet?

Vid varje given tidpunkt händer det så mycket på en läroanstalt event management för skolor, högskolor och universitet kan vara en separat funktion i sig! Det behöver dock inte vara det om du har en enda kalender för universitetshändelser – en unik plattform för studenter, professorer och alla relevanta parter att leta efter den mest uppdaterade informationen om varje evenemang på ditt universitet, din högskola , eller avdelning.

1.1. Eventplanering

Att ha en evenemangskalender för universitet kan hjälpa dig att planera resurser och platser för evenemanget utan att schemalägga konflikter. Visst, genom att i förväg veta vilka evenemang som äger rum på campus ungefär samtidigt som du funderar på att vara värd för ditt evenemang, kan du undvika flera evenemangsplaneringsproblem längs vägen.

Det finns så mycket mer du kan uppnå med en onlinekatalog med evenemang. Ett kritiskt krav för att ditt evenemang blir en framgång är att säkerställa att händelser inte överlappar varandra. Och framför allt kan du hjälpa eleverna att planera och budgetera sin tid och pengar för evenemang som är av intresse för dem. 

Dessutom, om du redan har en online-evenemangslista, kan den hjälpa dig att förbereda nästa termins eller nästa års universitetsevenemangskalender. När du vet exakt när ditt tidigare evenemang var planerat, hur det interagerade med andra evenemang i evenemangskalendern, hur mycket planering och förberedelser som lagts ner på det (inklusive budget, setup, etc), då har du mycket bättre förutsättningar att planera nästa händelse. Allt är marknadsundersökningar.

1.2. Event Outreach

Outreach är nyckeln i alla eventmarknadsföringssträvanden, och vi vet alla av svårvunna erfarenheter att det första steget i uppsökande verksamhet är att sprida ordet. För att kunna sprida budskapet om ett universitetsevenemang måste du ha all relevant information samlad på ett ställe som inte bara är helt ifylld och avgränsad, utan du måste ha den informationen lätt att komma åt för dina studenter. Uppsökande är meningslöst om marknadsföringsmaterialet - i det här fallet universitetets evenemangskalender - är svårt att hitta eller svårt att använda.

Men det är inte allt! Att skapa en evenemangskalender räcker långt för att säkerställa adekvat räckvidd till den avsedda publiken, vilket i sin tur kommer att öka deltagandet, vare sig det är för personliga eller virtuella evenemang.

1.3. Event närvaro

Förutom att effektivt publicera viktiga datum, speciella evenemang och utvalda kurser, kan en välbyggd och uppdaterad kalender för universitetsevenemang hjälpa dig att öka evenemangets deltagande.

Du kan integrera din kalender med Timely's evenemangsbokningssystem, och vet i förväg vem som kommer till ditt evenemang genom att samla in registreringar eller sälja biljetter online. Dessutom kan du skicka anpassade e-postmeddelanden och aviseringar till dina eventdeltagare för att påminna dem om eventet.

1.4. När som helst var som helst

Så det är lätt att förstå varför det skulle vara så användbart för dig, dina studenter, din fakultet och personal och för alla som är associerade med universitetet att skapa en evenemangskalender för universitetet. Men att skapa en evenemangskalender online är ännu viktigare - om den inte är online kan den lika gärna inte existera längre. 

Faktum är att en online-evenemangskalender låter eleverna spåra kommande evenemang 24/7 och från vilken enhet som helst. Det är mycket bekvämare och mer effektivt än tryckta versioner.

2. Hur skapar man en evenemangskalender för universitetet?

Men hur skapar man en evenemangskalender online och vad innebär det? Här är en steg-för-steg-guide om hur du kan bygga en universitetskalender med TimelyÄr program för händelsehantering.  

Skapa en evenemangskalender online med Timely's programvara för evenemangskalender är lätt. Det är en extremt enkel och användarvänlig webbaserad applikation som inte kräver några tekniska kunskaper eller färdigheter. Den är redo att användas direkt från början. Så här kan du gå tillväga:

2.1. Bädda in kalenderkod på din webbplats

Allt du behöver för att ha en evenemangskalender online är möjligheten att bädda in en kalenderkod på din webbplats. Det är ett enkelt steg, och vi har gjort det användarvänligt nog att hjälp utifrån inte skulle behövas. Ett par klick och du har skapat en evenemangskalender för universitetet! Men om du behöver hjälp, din universitets IT-avdelning eller Timelys kundframgångsteam kan hjälpa till.

2.2. Anpassa din kalender

Med en Timely konto kan du enkelt skapa en iögonfallande universitetskalender med evenemang genom att anpassa kalenderdesignen. Du kan lägga till din logotyp, ändra typsnitt och färgtema. Du kan till och med lägga till ditt universitets maskot, vilket ytterligare ökar känslan av identitet med dina studenter och personal.

2. 3. Lägg till ett formulär för evenemangsinlämning 

Med vår programvara för evenemangskalender för universitet lägger du till en formulär för inlämning av evenemang är lätt. Det kommer att tillåta communityn att skicka in alla typer av evenemang, vare sig det är personligt, online eller hybridevenemang. Dessutom kan de skicka in evenemang som är gratis eller betalda.

Alla processer för godkännande av evenemangsinlämning kan automatiseras. Följaktligen kan du spara tid samtidigt som du fyller din kalender med relevanta händelser för din publik.

2.4. Collect OSA och sälj biljetter

Du kan integrera din Timely universitetets evenemangskalender med vår händelse registrering och programvara för evenemangsbiljetter lösningar. Detta gör att du kan samla in OSA och sälja biljetter direkt från onlinekalendern utan några mellanhänder. Därför kan du enkelt börja tjäna pengar på dina evenemang utan några ytterligare steg.

2.5. Hantera användarbehörigheter och alla andra aspekter 

Hantera användarbehörigheter och alla andra element från en enda mjukvarulösning. På så sätt kan endast behöriga användare från varje institution lägga till evenemang eller göra ändringar i universitetets evenemangskalender. 

3. Din universitetsevenemangskalender är nu redo att användas

När du är klar med att skapa din evenemangskalender är den redo att användas. Du kan sedan börja skapa eller importera alla typer av händelser och till och med markera dem för maximal synlighet.

3.1. Demo universitetskalender

Ta en titt på vår universitetshändelsekalenderdemo för att se hur det skulle se ut på din webbplats.

3.2. Framgångssaga

Om du är nyfiken kan du kolla a fallstudie med University of Bristol. Fallstudien visar hur Timely hjälpte universitetet att återlansera sin onlinekalender, samtidigt som evenemangslistorna, engagemanget och närvaron ökade.

4. Fler evenemangsprogramlösningar för utbildningsinstitutioner

Vi har olika andra värdefulla evenemangsprogramlösningar för högskolor och universitet. Till exempel vår programvara för rumsschemaläggning, som låter dig ta lokalbokningar och uthyrning online.

Om du behöver hjälp med att ställa in din kalender för universitetshändelser, vår personal hjälper dig gärna! Planera ett bättre event med Time.ly i dag!