Val av leverantör av händelsehanteringsprogramvara: 7 saker att tänka på

Att välja en leverantör av evenemangshanteringsprogram är ett viktigt beslut. Det hjälper dig att uppnå en högre nivå av automatisering, så att du kan fokusera på de saker som betyder mest – att genomföra fantastiska evenemang och ge en sömlös upplevelse till dina deltagare. Det finns några punkter nedan som är ganska viktiga i ditt val av leverantör av programvara för eventhantering:

1. Produktpassning 

Det första du måste tänka på när du väljer en leverantör av programvara för evenemangshantering är produktanpassning. Du måste ha en klar förståelse för dina smärtpunkter och vilka programvarufunktioner som bäst skulle lösa dem.

Att samråda med alla intressenter och sedan förbereda ett kalkylblad med dina funktioner som du måste ha kan hjälpa dig att identifiera dina behov. Det här dokumentet kan också hjälpa dig att förbereda RFP eller SOW, om det är ett krav i din organisation. 

När du väl vet vad dina behov av event management är är det lättare att söka och hitta rätt leverantör. Du kan börja med att granska dina potentiella mjukvaruleverantörer produktbeskrivning av programvara för händelsehanteringletar efter önskade funktioner. Dessutom kan du be dem om deras funktioner lista, eller för en produktdemonstration för att bekräfta om systemet markerar alla dina rutor.

Med dessa resurser till hands är det mycket lättare att välja leverantörer och bestämma vem som ska komma till din korta lista. 

2. Team skalbarhet 

Om du vill att mer än en person i din organisation ska använda ditt evenemangshanteringsprogram, kontrollera hur många licenser som ingår i deras betalningsplaner. Se till att du kontrollerar detta innan du registrerar dig för en plan eftersom du kan bli tvungen att betala extra. Många programvaruleverantörer tillåter inte delning logins med teammedlemmar.

För team på fler än två är det vettigt att hitta en plattform med överkomliga priser per användare. Vissa leverantörer av evenemangshanteringsprogram är licensbaserade och tar ut ett fast abonnemang per användare, vilket kan bli oöverkomligt när din evenemangsverksamhet växer.

Arbeta med ett företag som är flexibelt för din lagstorlek och låter dig enkelt lägga till medlemmar efter behov med en prisstruktur som är vettig för dig.

3. Användarvänlighet

För att förstå om ett verktyg är lätt att använda, begär en gratis provperiod och testa det på egen hand. Det kan vara fördelaktigt att kontrollera eventuella kundrecensioner, helst i din bransch.

Begäran om en demo av gränssnittet för dem på front-end så att du kan vara säker på att det är en enkel teknik för dina deltagare att ta till sig.

Hur är anpassningsbarheten av plattformen? Kontrollera om det är enkelt att ändra färger, logotyper, designa en varumärkesregistreringssida, skicka e-postnyhetsbrev till potentiella kunder, skapa anpassade webbadresser utan hjälp av en utvecklare eller webbdesigner. Är biljettfunktionen lätt att anpassa? Det är viktigt att leta efter ett gränssnitt som tillhandahåller realtidsdata, vilket gör intäktsprognoser och deltagares incheckning enklare.

Lösningen på detta är att använda Timely program för händelsehantering. Som en helhetslösning gör vår plattform för eventhantering dig att effektivisera och automatisera alla aspekter av eventadministration, så att du kan sola dig i framgången för ditt nästa event!

Oavsett vilken aspekt av evenemangsplanering eller marknadsföring du behöver hjälp med, Timely kommer att ha alla pass och stöd du behöver för att göra din evenemangsverksamhet till en framgång. 

4. Säker och kompatibel

För vissa organisationer är informationstekniksäkerhet och laglig efterlevnad också relevanta överväganden vid upphandling program för händelsehantering. Att arbeta med mjukvaruleverantörer för eventhantering som tar dessa problem på allvar kan säkert minimera potentiella risker och ansvar.    

Vanligtvis har stora organisationer och statliga myndigheter interna upphandlingsförfaranden på plats, som inkluderar en fullständig genomgång av leverantörernas interna policyer. Vanliga teman inkluderar IT-säkerhet, globala integritetslagar och tillgänglighet. Om så är fallet, fokusera på leverantörer som har säkerhetsprotokoll, a integritetspolicyOch en uttalande om webbtillgänglighet. Det kommer att göra din upphandling enklare!

5. Utbildning och support

Fråga om vilken typ av utbildning och stöd som finns tillgängligt för dig när du pratar med säljaren. Vad är deras introduktionsprocess? Hur mycket stöd kommer du att få när du konfigurerar plattformen?

Erbjuder plattformen en stark kundsupporttjänst? Kollar efter en help center eller träningsvideor kan vara ett bra ställe att börja. Upptäck om de erbjuder virtuell träning eller privatlektioner mot en extra kostnad. Om du har begränsad hjälp från ditt team med att konfigurera din evenemangsteknik, måste du ägna särskild uppmärksamhet åt detta. 

Timely erbjuder en robust help center med videohandledningar. Det stjärnor från grunderna att använda gränssnittet och ställa in din Timely Programvara för händelsehantering; vägleda dig genom din resa för att bli en mästare på eventmanager! De erbjuder även avancerad utbildning med en-mot-en-sessioner för användare.

6. Stödjer företag som ditt

Om evenemangshanteringsplattformen har varit involverad i evenemang som liknar din när det gäller branschtyp och storlek, så är de förmodligen den rätta att hantera din. Detta är ett viktigt kriterium för att välja leverantörer för att säkerställa framgång i ditt val av programvara för eventhantering. 

Vi rekommenderar att du gör din egen research. Sök till exempel fallstudier, recensioner och vittnesmål, för att se om andra kunder är nöjda med valet av plattform för eventhantering.

Vi förstår att valet av programvaruleverantör är en svår uppgift. Lyckligtvis, Timely gör detta val enklare genom att vara en enkel, integrerad och intuitiv programvara för händelsehantering.

Timely hjälper privata, offentliga och ideella organisationer att hantera evenemang mer effektivt. Oavsett din storlek kan vi hjälpa dig att nå dina evenemangsmål. Vi serverar alla möjliga evenemangsmarknader och branscher. Verkligen, Timely är valet av mer än 150,000 organisationer över hela världen för att ta sina evenemang till nästa nivå.

7. Prissättning och faktureringsalternativ

I valprocessen för din programvaruleverantör måste du överväga vilka prisalternativ som finns tillgängliga när det gäller funktioner eller tillägg som krävs för ditt företag.

Fråga leverantören av evenemangshanteringsprogramvaran om priset beräknas baserat på funktioner du vill använda, antalet deltagare eller antalet evenemang du kommer att vara värd för. Om du är värd för flera evenemang under året kan det vara fördelaktigt att undersöka en årsplan. Ibland kan det vara mer kostnadseffektivt att registrera sig för ett helt år istället för en månadsplan.

Vissa lösningar erbjuder en personlig upplevelse i enlighet med ditt företags specifika evenemangshanteringskrav. Om du letar efter skräddarsydda paket, Timely erbjuder företagskunder anpassade mjukvarulösningar för eventhantering och prissättning. Skapa, importera och främja massor av evenemang och hantera evenemang mer effektivt. 

Rätt leverantör av programvara för händelsehantering

Sammanfattningsvis är den bästa leverantören av programvara för eventhantering den som produkten kontrollerar de flesta av dina lådor, kan växa med dig och är lätt att använda. . Dessutom, den som är säker och kompatibel, erbjuder utbildning och support, har arbetat med företag som din och passar inom din budget.

Timely är den utvalda leverantören av mer än 150,000 XNUMX evenemangsskapare över hela världen. Vår flexibla evenemangshanteringsprogram fungerar perfekt med alla typer av evenemang, inklusive virtuella, personliga och hybridevenemang. Med vårt system kan du centralisera alla dina evenemangserbjudanden till en vacker evenemangslista eller kalender och enkelt anpassa dina evenemangsmålsidor. Dessutom kan du automatisera din evenemangskampanj genom att dela dem som ett nyhetsbrev eller publicera dem på sociala medier automatiskt. Du kan också acceptera registreringar och sälja biljetter online från din egen webbplats, utan mellanhänder.

Kontakta oss att lära sig mer om Timely, eller Prova gratis!