Ordlista för evenemangsplanering: Termer och terminologi för viktiga evenemang

Med den ständigt föränderliga terminologin för eventplanering kan det vara svårt för yrkesverksamma att hålla sig uppdaterade om nya nyckelord och termer. För att säkerställa att du är uppdaterad med alla definitioner och jargong inom event har vi sammanställt en omfattande ordlista för eventplanering med de viktigaste termerna som används inom eventbranschen. Ha den här listan med eventtermer och terminologi nära till hands, så är du redo för alla trender eller innovationer som framtiden kan medföra. 

Det här inlägget behandlar de viktigaste definitionerna av evenemangsplanering, inklusive:

• agenda
• Deltagare (och synonymer)
• Bankettbeställning (även känd som BEO)
• budget
• Catering
• Händelse (och andra namn för evenemang)
• Evenemangsplanerare (och liknande ord)
• Evenemangsplanering (och synonymer)
• Eventlokal
• Huvudtalare

I. Viktiga evenemangstermer och terminologi

För att du bättre ska förstå synonymer och terminologi för evenemang som används idag har vi skapat den här ordlistan för evenemangsplanering så att du kan hålla dig uppdaterad om alla viktiga definitioner för evenemangsplanering som används inom evenemangsbranschen. Kolla in den! Om du behöver ett annat namn för evenemang, leta efter synonymraderna under varje post.

agenda 

Agenda är en term för evenemangsplanering som används för att beskriva ett detaljerat schema som beskriver flödet och tidpunkten för ett evenemang. Nästa steg, möten, beslut och resplaner kommer sannolikt att finnas med i ett evenemangs agenda. Synonymer (ett annat namn för agenda): program, schema, run of show (ROS).

Deltagare

En deltagare är varje person som deltar i eller närvarar vid ett evenemang. Synonymer för deltagare: gäster, deltagare, beskyddare, ombud.

Deltagarlista

Deltagarlistan är en lista över alla deltagare vid ett evenemang. En deltagarlista fungerar som en ovärderlig resurs för alla evenemangsarrangörer. Den gör det möjligt för dem att i förväg korrekt identifiera vilka som kommer att närvara vid sammankomsten, vilket ger gott om möjligheter att effektivt förbereda sig för den.

B2B-evenemang

B2B, även kallat Business to Business, är inte ett specifikt eventbegrepp, eftersom det gäller alla branscher. Det används för att beskriva förhållandet mellan två företag eller företag. I eventbranschen används det för att beskriva evenemang som planeras för att skapa partnerskap eller sälja produkter till andra företag.

B2C-evenemang

B2C eller Business to Consumer är termen som används för att beskriva relationen mellan ett företag och dess kunder och konsumenter. Inom eventbranschen används det för att beskriva evenemang som fokuserar på konsumentrelationer och försäljning.

Banquet Event Order (BEO)

A Beställning av bankettevenemang är en jargong för evenemangsplanering som hänvisar till ett omfattande dokument som beskriver alla specifika detaljer, tidslinjer och instruktioner för hur och när en bankett ska äga rum på en plats. Det fungerar som ett viktigt kommunikationsverktyg mellan evenemangsarrangörer och platsens personal för att säkerställa att alla aspekter av evenemanget löper smidigt.

branding 

Ett företags logotyp, sättet att uttrycka sig, de principer det står för och den geografi som det är baserat på för att framhäva dess särart och göra det möjligt för det att sticka ut från konkurrenterna. Varumärke är ett viktigt verktyg för alla organisationer att etablera auktoritet, inklusive eventföretag.

budget 

Budget är ordet för evenemangsplanering som används för att mäta den totala tid och de pengar ett företag har tillgängliga för att investera i ett projekt eller evenemang. Det är en av de viktigaste delarna av evenemangsplanering och hantering.

Catering

Catering innebär tillhandahållande av mat och dryck vid ett socialt evenemang eller annan sammankomst, vanligtvis som en professionell tjänst. Ett annat ord för catering är matservering, evenemangsservering eller evenemangsservering. 

Kundbrief

En kundbrief är det första dokumentet som beskriver kundens behov, mål och förväntningar för ett evenemang. Det fungerar som en grund för planeringsprocessen och fångar upp viktiga detaljer som evenemangets syfte, målgrupp, budget, önskade resultat och eventuella specifika krav. 

Evenemangskalender, bokning, biljettförsäljning och mer! Allt på din webbplats

Boka en genomgång

Customer Relationship Management (CRM) 

CRM är ett system som lagrar kunddata och information för att förbättra relationer och tjänster. Vi har beslutat att lägga till det i vår ordlista för evenemangsplanering eftersom det används av många evenemangsföretag. Eventproffs använder CRM för att interagera med deltagare, lära sig om deras preferenser och anpassa sina evenemangserbjudanden.

Mångfald, jämlikhet och inkludering (DEI) 

Mångfald, jämlikhet och inkludering är värderingar som innehas av organisationer som vill stödja en mångfaldig grupp människor, inklusive människor av olika raser, etniciteter, religioner, förmågor, kön och sexuell läggning. DEI-strategier kan användas för att planera tillgängliga evenemang och främja mångfald. 

Tidiga biljetter

Tidiga biljetter är rabatterade biljetter som släpps till förköp som löper ut innan försäljningen av vanliga biljetter börjar. Deras syfte är att uppmuntra publiken att engagera sig i evenemanget tidigt och skapa spänning inför evenemanget.

E-postmarknadsföring

E-postmarknadsföring är ett utmärkt sätt att hålla din publik uppdaterad om de spännande nyheterna och händelserna som kommer. Du kan använda den här strategin genom att skapa en engagerande nyhetsbrev och dela relevant information om dina kommande evenemang för att nå en bredare publik.

Event

Ett evenemang är ett planerat speciellt tillfälle eller firande. Evenemang kan vara stora eller små, privata eller offentliga, fysiska, hybrida eller virtuella. Exempel på evenemang inkluderar fester, festivaler, shower, utställningar och konferenser. Ett annat namn för evenemang: tillfälle, funktion, sammankomst, tillställning, händelse. Om du letar efter ett annat namn för evenemang i allmänt bruk kan du prova sammankomster, funktioner eller tillfällen.

Händelse bokning

Eventbokning är den process där en individ ordnar att boka en plats på ett evenemang. Om evenemanget är gratis måste man registrera sig eller OSA till evenemanget. Om evenemanget är betalt måste man betala inträdesavgiften genom att köpa en biljett. Eventbokning kan ske före evenemanget eller på plats. Eventplanerare brukar använda sig av Mjukvara för evenemangsbokning för att underlätta insamling av OSA och försäljning av biljetter. Ett annat ord för evenemangsbokning är evenemangsreservation. 

Event Calendar

En evenemangskalender är ett viktigt verktyg för att hålla ordning och visa en lista över kommande evenemang. En evenemangskalender är en samling individuella evenemangssidor. Dess huvudsakliga syfte är att marknadsföra evenemang, men kan också användas för att samla in evenemangsregistreringar och sälja biljetter online. Vanligtvis använder evenemangsarrangörer Programvara för händelsekalender för att främja evenemang mer effektivt. Ett annat ord för evenemangskalender är evenemangslista eller evenemangslista.

Eventbranschen

Evenemangsbranschen omfattar alla yrkesverksamma, organisationer och tjänster som är involverade i planering, produktion, hantering och marknadsföra evenemang av alla typer och storlekar. Branschen sammanför ett brett spektrum av roller, såsom eventplanerare, lokalchefer, marknadsförare, cateringfirmor, designers och teknikleverantörerTillsammans skapar de meningsfulla, engagerande och välkoordinerade upplevelser. 

Händelselivscykel

Denna term för evenemangsplanering hänvisar till hela sekvensen av steg som är involverade i att skapa och genomföra ett evenemang: koncept, planering, marknadsföring, genomförande och utvärdering.

Händelsehantering

Händelsehantering är det systematiska förfarandet för att skapa och utveckla, organisera och hålla små till storskaliga evenemang. Normalt använder evenemangsproffs Event Management Software för att underlätta evenemangsplanering och organisering. Ett annat ord för event management är eventadministration eller eventkoordinering. 

Eventmarknadsföring 

Eventmarknadsföring är en typ av marknadsföringsstrategi för att marknadsföra evenemang. Till exempel genom att använda sociala medier, annonser, nyhetsbrev och digitala influencers. Det är vanligt att evenemangsplanerare använder Programvara för evenemangsmarknadsföring för att hjälpa dem att marknadsföra och distribuera evenemang mer effektivt.

Händelsens mål

Detta ord för evenemangsplanering betyder syftet med eller det önskade resultatet av ett evenemang.

Evenemangssida eller webbplats

Evenemangssidor och webbplatser ger den information som potentiella gäster behöver veta för att fatta välgrundade beslut om att delta i ett evenemang. Varje evenemangssida består av viktiga element, inklusive en kort översikt, bilder, datum och tid, plats och information om biljetter. 

Event Planner

En evenemangsplanerare är en professionell ansvarig för att organisera och genomföra evenemang, övervaka allt från att välja lokaler och anställa cateringfirman till att samordna med leverantörer för att säkerställa en sömlös upplevelse. Synonymer för evenemangsplanerare inkluderar evenemangsarrangör, evenemangskoordinator och evenemangsansvarig, eller mer allmänt, evenemangsproffs. Evenemangsplanerare är specialiserade på olika typer av evenemang, inklusive företagsmöten, bröllop, mässor, festivaler och sociala sammankomster. Det finns många evenemangsplaneringskarriärer som erbjuder spännande möjligheter i den dynamiska eventbranschen.

Evenemangsplanering

Evenemangsplanering är en nyckelterm i vår ordlista. Den består av att koordinera varje detalj i ett projekt, såsom ett möte, en kongress, en mässa, en ceremoni, en teambuilding-aktivitet eller en fest. Evenemangsplanering inkluderar budgetering, fastställande av tidslinjer, val och reservation av evenemangsplatser, anskaffning av tillstånd, planering av mat, koordinering av transporter, utveckling av ett tema, arrangemang för aktiviteter, val av talare och huvudtalare, ordnande av utrustning och lokaler, riskhantering och utveckling av beredskapsplaner. Ett annat ord för evenemangsplanering är evenemangsorkestrering eller organisation.   

Eventplaneringsavtal

Ett avtal för evenemangsplanerare är ett formellt avtal mellan en evenemangsplanerare och deras kund, som beskriver de tjänster som ska tillhandahållas, tidslinjer, betalningsvillkor och andra viktiga detaljer. Det hjälper till att säkerställa tydlighet och skydda båda parter under hela planeringsprocessen. Det är en bästa praxis för evenemangsarrangörer att använda en standardiserad evenemangsplanerare kontraktsmall, säkerställa konsekvens i affärsverksamheten samtidigt som riskerna minimeras och alla inblandade parter skyddas.

Registrering av evenemang

Eventregistrering är den process där en individ lämnar över sina uppgifter i utbyte mot ett märke eller en biljett så att de kan delta i ett evenemang. Det kan hända före evenemanget eller på plats. Eventarrangörer använder Programvara för händelseregistrering för att hjälpa dem att samla in anmälningar till evenemang. Synonymer för evenemangsregistrering inkluderar evenemangsregistrering, register eller förteckning.

Eventsponsor 

Sponsors för evenemang är personer eller företag som sponsrar evenemang i utbyte mot reklam. Dessutom är det mycket vanligt att marknadsföra nya företag eller de som är relaterade till specifika evenemangsnischer (spel, filmer, kurser etc.).

Event Ticketing

Event Ticketing är processen att köpa en inträdesbiljett eller betala en registreringsavgift för ett evenemang. Vanligtvis använder evenemangsplanerare Programvara för evenemangsbiljetter för att hjälpa dem att sälja biljetter till evenemang. Ett annat ord för evenemangsbiljetter: köp av pass eller inträde. Modern biljettförsäljning inkluderar ofta e-biljetter och inmatning av QR-koder.

Eventlokal

Plats är där evenemang äger rum. Det kan vara en fysisk, virtuell eller hybrid plats.

Floor Plan

Enkelt uttryckt är en planritning ett skalenligt diagram som visar layouten för en evenemangslokal, inklusive sittplatser, scenografi och utrustning.

spelifiering 

Inom evenemang syftar gamification på användningen av spelliknande upplevelser för att främja interaktion mellan evenemangsdeltagare, vilket gör upplevelsen roligare. Dessutom är topplistor, märken och utmaningar exempel på gamification som du kan använda vid evenemang.

Hybrid händelse

Hybridevenemang är evenemang som sker både fysiskt och online. De förenar den traditionella fysiska upplevelsen med en ytterligare digital upplevelse. Ta till exempel en konsert på plats, där samma upplevelse är tillgänglig för onlinedeltagare. Slutligen, erbjud inspelningar on-demand för att utöka räckvidden.

Personhändelse

Ett personligt evenemang är ett liveevenemang som äger rum på en utsedd fysisk plats. Personliga evenemang erbjuder unika och uppslukande upplevelser för gästerna. 

Huvudtalare

En huvudtalare är den huvudtalare vid ett evenemang och ansvarar för att sätta tonen eller temat för programmet eller konferensen.

Live streaming 

Även om livestreaming inte uteslutande är relaterat till evenemang, har vi inkluderat det i vår ordlista för evenemangsplanering på grund av dess ökande popularitet sedan pandemin. Livestreaming syftar på realtidssändning av ett liveevenemang – oavsett om det är fysiskt eller digitalt – över internet, vilket gör det möjligt för tittare att engagera sig varifrån som helst medan evenemanget utspelar sig.

Ceremonimästare (MC)

En ceremonimästare eller MC är en jargong inom eventplanering som syftar på den person som välkomnar folk till ett evenemang. Därför är de ansvariga för att hålla evenemanget organiserat och entusiastiskt.

Medlemsevenemang

Medlemsevenemang är sammankomster eller program som är specifikt utformade för en organisations medlemmar. Dessa evenemang förekommer ofta i ordlistor för evenemangsplanering eftersom de stärker engagemang, bygger gemenskap och ger mervärde till medlemsprogram. 

Registrering på plats 

Registrering på plats innebär att potentiella deltagare endast kan registrera sig för evenemanget personligen på plats, istället för att registrera sig online.

fotoretuschering

Fotoretuschering kan förvandla ditt evenemangs foton till fantastiska, polerade minnen. Oavsett om det handlar om att ta bort brister, justera belysningen eller förbättra detaljer, säkerställer professionell retuschering att varje bild fångar ögonblicket på bästa sätt. Till exempel, retuschering av bröllopsfoto kan lyfta parets naturliga skönhet, förfina gruppbilder och skapa ett sammanhållet, felfritt album som speglar dagens känslor och höjdpunkter.

Säljpunkt (POS)

Ett kassasystem (POS) är den teknik som används för att behandla betalningar och hantera transaktioner under evenemang. Inom evenemangsplaneringsterminologi hjälper POS-system arrangörer att sälja biljetter, varor, mat eller tjänster på plats med hjälp av verktyg som kortläsare, surfplattor eller kassaregister. Dessa system stöder även lageruppföljning, försäljningsrapportering i realtid och säker betalningsbehandling. 

Frågor och svar (Q&A) 

Frågor och svar, eller Q&A, är en term som används i många situationer, inte bara vid evenemang. Vi har valt att inkludera den i den här ordlistan för evenemangsplanering eftersom det är en mycket vanlig praxis vid evenemang, särskilt för utbildningsevenemang, såsom seminarier och föreläsningar. Enkelt uttryckt är frågestund en tid som är schemalagd i slutet av ett evenemang för att besvara frågor från publiken.

Return on Event (ROE) 

Return On Event mäter händelsens totala inverkan på verksamheten. Till exempel hur evenemanget hjälpte till i affärer growth, varumärkesauktoritet osv.

Avkastning på investering (ROI) 

Avkastning på investering (RBI) mäter ett evenemangs ekonomiska framgång i förhållande till dess kostnader. Den kan avgöra om evenemangsteamet genomförde evenemanget enligt budget och om företaget nådde sina evenemangsmål.

Målgrupp

Denna term för evenemangsplanering hänvisar till den specifika grupp människor som ett evenemang är utformat för att locka. Att identifiera målgruppen hjälper till att vägleda beslut kring programmering, marknadsföring, kommunikation, val av lokal och övergripande evenemangsmål. Dessutom säkerställer förståelse för deras intressen, demografi och behov att evenemanget levererar relevant värde och driver meningsfullt engagemang.

Biljett

En biljett, eller eTicket, är ett viktigt dokument som ger mottagaren tillstånd att delta i evenemanget.

Leverantör

En leverantör är ett företag eller en individ som tillhandahåller produkter eller tjänster som är viktiga för evenemanget, såsom audiovisuellt stöd, dekor, catering, underhållning, uthyrning av utrustning eller transport. Dessutom spelar leverantörer en nyckelroll i att hjälpa planerare att genomföra evenemangets vision och säkerställa en smidig och välkoordinerad upplevelse.

Virtuell händelse

Virtuella evenemang är onlineevenemang, de har alltså ingen fysisk plats. Därför kräver de vanligtvis streamingtjänster eller videokonferensteknik, vilket ger ett enkelt och bekvämt sätt för evenemangsarrangörer att interagera med sin publik. 

Väntelista

Väntelista är ett verktyg som hjälper till att hålla potentiella deltagare informerade om biljetttillgängligheten för ett visst evenemang. När en plats blir ledig meddelas de som hoppas kunna delta i evenemanget och kan sedan registrera sig för evenemanget. Proffstips: aktivera automatisk frigivning av returnerade biljetter till nästa person i kön.

wayfinding

Detta nyckelord för evenemangsplanering syftar på skyltar, kartor och vägbeskrivningar som hjälper deltagarna att enkelt navigera i en evenemangslokal. Effektiv vägvisning förbättrar deltagarnas upplevelse genom att minska förvirring, effektivisera rörelser och säkerställa att gästerna snabbt kan hitta viktiga områden som registrering, sessioner, toaletter och utgångar.

II. Varför bör eventproffs lära sig eventterminologi?

Vi har skapat den här ordlistan för eventplanering med alla eventproffs i åtanke. Att förstå eventterminologin är avgörande för alla som vill bli framgångsrika inom eventplaneringsbranschen. Att känna till nyckelord och jargong som är förknippade med eventplaneringsområdet kan ge många fördelar för eventproffs, såsom:

1. Förbättra kommunikationen

Att korrekt använda branschspecifika ord och jargong för eventplanering förbättrar kommunikationen med andra eventproffs och hjälper till att förmedla budskap tydligare. Dessutom minimerar rätt jargong för eventplanering förvirring och säkerställer precis artikulering.

2. Visa professionalism

Genom att visa kunskap om definitioner av event management och kunskaper i teknisk jargong kan man etablera sin expertis och visa hur mycket ansträngning de har lagt ner på att förstå sitt hantverk. Att effektivt kunna använda evenemangstermer och kommunicera med kamrater, kunder och kunder samtidigt som man levererar viktig information är ett tecken på engagemang.

3. Öka möjligheterna

Många jobberbjudanden och möjligheter kräver att den professionella visar expertis inom sitt område. Även om du kan hitta massor av evenemangsplaneringscertifieringar för att stärka din karriärAtt lära sig specialiserade ord inom eventplanering visar alla att du är en värdefull yrkesperson.

4. Effektiv problemlösning

Evenemangsspecifikt språkbruk inkluderar även uttryck som är specifika för detta område. Att förstå evenemangsterminologi kan hjälpa dig att hitta bättre lösningar på komplexa problem och kommunicera dem effektivt. Att behärska definitioner av evenemangsplanering och evenemangsbranschtermer och jargong effektiviserar också samarbetet mellan arrangörer och platser.

III. Omvandla kunskap om evenemangsplanering till resultat

Genom att dela viktiga definitioner för evenemangshantering och vanligt förekommande termer inom evenemangsplanering är vårt mål att hjälpa dig att bättre förstå den tekniska jargongen inom evenemangsbranschen. Oavsett om du letade efter ett annat namn för "evenemang" eller sökte efter tydliga förklaringar av viktig planeringsterminologi, hoppas vi att den här ordlistan har gett dig värdefull klarhet. Bokmärk gärna den här sidan för snabb referens när du behöver den.

Att förstå definitionerna av evenemangsplanering är avgörande för att hålla sig organiserad, kommunicera effektivt och genomföra framgångsrika evenemang. Men även med rätt kunskap behöver evenemangsplanerare och koordinatorer intuitiva verktyg för att hantera allting sömlöst. Det är där... Timely gör en verklig skillnad.

Timely har erkänts av ledande plattformar för programvarugranskning som en toppleverantör av lösningar för evenemangshantering, och fått utmärkelser som GetApp-kategoriledare och inkludering i Rapport om frontrunners inom mjukvarurådgivningVår plattform är utformad för att förenkla evenemangsplanering, effektivisera kommunikationen och ge team möjlighet att uppnå mer med mindre ansträngning.

För att se hur verkliga organisationer uppnår mätbara resultat med Timely, utforska vår Kundfallsstudier och Utmärkelser och erkännanden sidor.

Att lära sig hur Timelys programvaru- och servicelösningar för evenemang kan göra din planeringsprocess enklare och effektivare, kontakta oss idag!

Trött på dyra och fragmenterade evenemangssystem?

Prova vår allt-i-ett-lösning!

• Upptäck kraften i effektiva evenemangskalendrar
• Nå din ideala målgrupp
• Maximera bokningseffektiviteten

Boka en genomgång