Etkinlik Planlama Sürecine İlişkin Gelişmiş Kılavuz

Bir etkinliği planlamak göz korkutucu bir görev olabilir, ancak etkinlik planlama sürecini adımlara bölerseniz birçok endişeyi ortadan kaldırabilirsiniz. İzlenecek bir etkinlik planlama süreci modeli var mı? Aşağıdaki etkinlik planlama süreciyle ilgili gelişmiş kılavuzumuza göz atın ve öğrenin.

Adım 1: Amaçları ve Hedefleri Belirleyin

Hepimiz bizim Başarılı olmak için etkinlikler, ne tür bir olay olursa olsun. Bir konserden kumarhane gecesine, ürün lansmanından şehir havuzundaki 4 Temmuz kutlamasına kadar her şey olabilir. Hiç aksamadan yola çıkmaları gerekiyor.

Ancak kendimize sormamız gereken ilk soru şudur: “Başarıyı” ne tanımlar? Neyi başarmak istiyoruz?

Neye ulaştığınızı bilmiyorsanız, onu yakalamak zor olacaktır. Bir etkinlik planlarken yapmanız gereken ilk şey oturup tam olarak ne yapmaya çalıştığınıza karar vermektir. Açık görünebilir: Şehir havuzunda bir 4 Temmuz etkinliği düzenlemek istiyorsunuz. Ancak bunun başarılı olması için neye ihtiyacınız var? Önemli olan yerel halkın şehir liderleriyle buluşabilmesi mi? Ya da belki iki yıllık devasa bir restorasyonun ardından şehir havuzunu eski ihtişamına döndürmeye çalışıyorsunuz? Belki gazileri onurlandırmak istersiniz?

Amaç bunların hepsi ve çok daha fazlası olabilir. Ancak "neyi" aramaya başlamadan önce "nedenini" belirlemek, iyi bir etkinlik planlamak için çok önemlidir.

2. Adım: Organize Olun

Şimdi işin zor kısmı geliyor. Ne yapmak istediğinizi biliyorsunuz: Diyelim ki 25 Temmuz kutlaması için hedefiniz yüzme havuzu üyeliklerini %XNUMX artırmak. Bu noktaya nasıl gelinir? Size yardımcı olacak iki şeye ihtiyacınız olacak: insanlar ve para.

Etkinliğin bütçesi size başkası tarafından verilmiş olabilir veya yüzme havuzu üyeliklerinde kar elde etmek için tam olarak ne kadar para harcanabileceğini belirlemek için kar zarar raporunu yapmanız gerekebilir. 

Ama aynı zamanda size yardım edecek insanlara da ihtiyacınız var. Bunlar sizinle çalışmak üzere görevlendirilen iş arkadaşlarınız veya sizin seçtiğiniz kişiler olabilir ya da topluluktan dahil olmak isteyen gönüllüler olabilirler. 

Kim olursa olsun, her biri kendi yolunda faydalı olacak insanlardan oluşan bir ekip oluşturmanız gerekir. İhtiyaç duyabileceğiniz rollerden bazıları proje yöneticisi, mekan yöneticisi, planlayıcı, yaratıcı tasarımcı, pazarlama, sponsor ve satıcı koordinatörü ve daha fazlasıdır. Bir etkinliği başlatabilmeniz için bir ekibiniz olana kadar mümkün değil.

3. Adım: Pazarlama ve İletişim Kampanyasını Geliştirin

Bunun büyük bir kısmı pazarlama ve yaratıcı ekibinizin omuzlarına düşecek (eğer varsa), ancak bu adımda 4 Temmuz etkinliği hakkındaki haberi nasıl yayacağınızı bulmanız gerekiyor. El ilanlarını kullanacak mısınız? Billboardlar mı? Bahçe işaretleri? Bunların hepsi etkili ama bunları kim tasarlayacak, kim basacak ve kim yerleştirecek? Bunların hepsi cevaplamanız gereken sorular. 

Özellikle şehirdeki yüzme havuzlarından değil de iş etkinliklerinden bahsediyorsak, markalaşma bu işin içine büyük ölçüde giriyor. Ancak önemli olan, tüm iletişim kanallarınızda tutarlı bir mesaj istemenizdir. Bu, benzer logolar ve yazı tipleri anlamına gelebilir. Sloganlar anlamına gelebilir. Bu, etkinliğin bir teması anlamına gelebilir; 4 Temmuz etkinliğinizin bir rodeo teması, bir öncü teması veya bir Bağımsızlık Savaşı teması olabilir. Her ne ise, kararlı olmanız ve ona bağlı kalmanız gerekir.

Adım 4: Programı Planlayın

Olacak her şeyi, ne zaman olacağını ve kimin sorumlu olduğunu bilmeniz gerekir. Bu, proje yöneticiniz için harika bir iş. 4 Temmuz etkinliğiniz yüzme havuzunun otoparkında gün doğumunda gözleme kahvaltısıyla başlayabilir; masaları ve sandalyeleri kim kuracak? Krepleri kim pişirecek? Çöpleri kim yönetecek? O halde etkinliğinizde yenilenen havuzun yeniden açılması için tören kurdelesi kesilebilir; kurdeleyi kim kesecek? Bir mikrofona ihtiyacınız olacak mı ve gücü nasıl sağlayacak? Kim nerede duracak, kalabalık nasıl kontrol edilecek?

Görüyorsunuz, etkinliğinizin her bir parçasında kimin neyi, ne zaman yaptığını bilmeniz gerekecek.

Adım 5: Sponsorları, Tedarikçileri ve Konuşmacıları Koordine Edin

Belki günün ilerleyen saatlerinde yüzme havuzunun otoparkına yiyecek kamyonları getirirsiniz? Yoksa belediye başkanı ön taraftaki parkta gazileri onurlandıracak bir tören mi yapacak? Belki yerel radyo istasyonları yerinde müzik sunacak? Belki yerel işletmeler bu amaca bağışta bulunacak ve ürünlerini sergileyebilecekleri bir standa sahip olmak isteyeceklerdir?

Etkinliğinizin başarılı olması için tüm bunları koordine etmeniz gerekecek.

Adım 6: Doğru Teknik Araçları Bulun

Timely baş ağrılarının çoğunu ortadan kaldırabilecek tam hizmetli bir etkinlik yönetimi yazılımıdır. İle Timely Etkinlik Takvimi Yazılımı, etkinlikleri kolaylıkla yayınlar, tanıtır ve dağıtırsınız, böylece daha fazla kişi etkinliklerden haberdar olur. Üstelik Timely Etkinlik Rezervasyonu ve Etkinlik Biletleme yazılımları kullanarak RSVP'leri toplayabilir veya doğrudan web sitenizden etkinlik biletleri satabilirsiniz.

Ve tüm bunları, topluluk etkinliğinizin şehrinizin web sitesinden çok daha profesyonel görünmesini sağlayacak özel bir alan adı ve markalı iletişimlerle yapabilir.

Adım 7: Planı Uygulayın

4 Temmuz geldi. Gözleme kahvaltısının, maratonun, kurdele kesmenin, geçit töreninin, vatansever konuşmacıların ve diğer her şeyin zamanı geldi. Ancak tüm gerekli çalışmaları yaptığınız ve etkinlik planlama sürecinizin tüm adımlarını takip ettiğiniz için kusursuz bir şekilde ilerleyecektir.

Adım 8: Değerlendirin ve Kaydedin

Bir kere bittiğinde, işin bitmemiş demektir! 4 Temmuz için yaptığınız planlamanın son birkaç ayında, topluluğunuzun nasıl yönetildiğine, bütçelere, sponsorlara, gönüllülere ve iletişimlere dair çok şey öğrendiniz. Neyin doğru gittiğini, neyin yanlış gittiğini değerlendirmeniz ve bu bilgiyi kaydetmeniz gerekir, böylece bir daha sizin yerinizde olan birisi bir topluluk etkinliği düzenlemeye ihtiyaç duyduğunda, kazandığınız tüm bilgileri yeniden öğrenmek zorunda kalmaz.

İle Timelyentegre raporlama ve analiz araçlarıyla etkinliğinizin yatırım getirisini değerlendirebilir ve gelecekte daha iyi etkinlikler planlayabilirsiniz.

toplantı talep et böylece bugün etkinlik planlama ihtiyaçlarınıza yardımcı olabiliriz!