Vaka Çalışması: Sağlık Bilimleri ve Eczacılık Üniversitesi (UHSP)

The Sağlık Bilimleri ve Eczacılık Üniversitesi (UHSP)1864 yılında kurulan, St. Louis, Missouri'de bulunan seçkin bir özel kurumdur. UHSP, öğrencileri eczacılık, sağlık bilimleri ve sağlık liderliği alanlarında başarılı kariyerlere hazırlama konusunda uzun bir geçmişe sahiptir.

Akademik başarının ötesinde, UHSP yaklaşık olarak dinamik bir merkezdir 300'den fazla organizatör tarafından düzenlenen 150 aylık etkinlikSempozyumlar, kariyer fuarları, araştırma konferansları ve eğitim toplantıları gibi bu etkinlikler, öğrencileri, öğretim üyelerini, mezunları ve sağlık profesyonellerini bir araya getiriyor.

Üniversite sunuyor 100'den fazla rezerve edilebilir alan Bu faaliyetleri desteklemek için. Sınıflar, kütüphaneler, yemekhaneler, spor salonları, laboratuvarlar ve yurtlar akademik ve ders dışı etkinlikler için mekan görevi görür.

UHSP'nin bu dinamik etkinlik ortamını nasıl yönettiğini öğrenmek için Jessie Sauerwein, Üniversite Etkinlik Yöneticisi. Bu gönderi, UHSP'nin nasıl kullandığını inceleyecek Timely's Mekan Yönetim Yazılımı iş akışlarını kolaylaştırmak, iş birliğini geliştirmek ve kampüs genelinde katılımı en üst düzeye çıkarmak.

Önceki sistemleri kullanımdan kaldırılmaya yaklaşırken, UHSP'nin kampüs genelinde etkinlik planlamasını, sınıf tahsislerini ve mekan rezervasyonlarını kolaylaştırmak için modern ve ölçeklenebilir bir çözüme ihtiyacı vardı.

Üniversitenin büyüklüğü göz önüne alındığında, yeni sistemin kullanıcı dostu olması ve çok sayıda etkinlik alanını yönetebilmesi ve dersler ve özel etkinlikler için karmaşık, tekrarlayan rezervasyonları idare edebilmesi gerekiyordu. Sistem ayrıca odaları otomatik olarak kullanılamaz olarak işaretleyerek zamanlama çakışmalarını da önlemeliydi.

Üniversite, planlamanın yanı sıra, herkesi bilgilendirmek için özelleştirilebilir giriş formları, manuel onaylar ve otomatik e-posta bildirimleriyle akıcı bir iş akışı istiyordu. Rezervasyon süreci sırasında AV ekipmanı ve ikram gibi kaynak ve hizmetleri talep etme yeteneği de önemliydi.

Üniversitenin önceki etkinlik ve mekan sistemleri entegre değildi ve eski sistem görsel çekicilikten ve kullanıcı dostu özelliklerden yoksundu. Bu, öğretim görevlilerinin ve personelin etkinlik göndermesini ve katılımcıların filtreleme ve arama seçeneklerinin eksikliği nedeniyle bunları bulmasını zorlaştırıyordu.

Ek olarak, etkinlik bültenleri manuel olarak oluşturulmak zorundaydı ve biletli etkinlikler ayrı bir yazılım aracılığıyla yönetiliyordu. Bu kopuk sistem, üniversite topluluğu içinde karışıklığa ve soruların ele alınması için önemli miktarda zaman harcanmasına yol açtı.