Vaka Çalışması: Sağlık Bilimleri ve Eczacılık Üniversitesi (UHSP)
Bakın nasıl Timely St. Louis'deki Sağlık Bilimleri ve Eczacılık Üniversitesi (UHSP) için kolaylaştırılmış etkinlik yönetimi. Çözümümüz, 300 aylık kampüs etkinliği için iş akışlarını ve topluluk katılımını geliştirdi, 100 rezerve edilebilir alanı ve 150 aktif katılımcıyı yönetti.
MÜŞTERİ PROFİLİ
The Sağlık Bilimleri ve Eczacılık Üniversitesi (UHSP)1864 yılında kurulan, St. Louis, Missouri'de bulunan seçkin bir özel kurumdur. UHSP, öğrencileri eczacılık, sağlık bilimleri ve sağlık liderliği alanlarında başarılı kariyerlere hazırlama konusunda uzun bir geçmişe sahiptir.
Akademik başarının ötesinde, UHSP yaklaşık olarak dinamik bir merkezdir 300'den fazla organizatör tarafından düzenlenen 150 aylık etkinlikSempozyumlar, kariyer fuarları, araştırma konferansları ve eğitim toplantıları gibi bu etkinlikler, öğrencileri, öğretim üyelerini, mezunları ve sağlık profesyonellerini bir araya getiriyor.
Üniversite sunuyor 100'den fazla rezerve edilebilir alan Bu faaliyetleri desteklemek için. Sınıflar, kütüphaneler, yemekhaneler, spor salonları, laboratuvarlar ve yurtlar akademik ve ders dışı etkinlikler için mekan görevi görür.
UHSP'nin bu dinamik etkinlik ortamını nasıl yönettiğini öğrenmek için Jessie Sauerwein, Üniversite Etkinlik Yöneticisi. Bu gönderi, UHSP'nin nasıl kullandığını inceleyecek Timely's Mekan Yönetim Yazılımı iş akışlarını kolaylaştırmak, iş birliğini geliştirmek ve kampüs genelinde katılımı en üst düzeye çıkarmak.
Jessie Sauerwein Hakkında – UHSP'nin Etkinlik Şefi
ZORLUKLAR
Önceki sistemleri kullanımdan kaldırılmaya yaklaşırken, UHSP'nin kampüs genelinde etkinlik planlamasını, sınıf tahsislerini ve mekan rezervasyonlarını kolaylaştırmak için modern ve ölçeklenebilir bir çözüme ihtiyacı vardı.
Üniversitenin büyüklüğü göz önüne alındığında, yeni sistemin kullanıcı dostu olması ve çok sayıda etkinlik alanını yönetebilmesi ve dersler ve özel etkinlikler için karmaşık, tekrarlayan rezervasyonları idare edebilmesi gerekiyordu. Sistem ayrıca odaları otomatik olarak kullanılamaz olarak işaretleyerek zamanlama çakışmalarını da önlemeliydi.
Üniversite, planlamanın yanı sıra, herkesi bilgilendirmek için özelleştirilebilir giriş formları, manuel onaylar ve otomatik e-posta bildirimleriyle akıcı bir iş akışı istiyordu. Rezervasyon süreci sırasında AV ekipmanı ve ikram gibi kaynak ve hizmetleri talep etme yeteneği de önemliydi.
Üniversitenin önceki etkinlik ve mekan sistemleri entegre değildi ve eski sistem görsel çekicilikten ve kullanıcı dostu özelliklerden yoksundu. Bu, öğretim görevlilerinin ve personelin etkinlik göndermesini ve katılımcıların filtreleme ve arama seçeneklerinin eksikliği nedeniyle bunları bulmasını zorlaştırıyordu.
Ek olarak, etkinlik bültenleri manuel olarak oluşturulmak zorundaydı ve biletli etkinlikler ayrı bir yazılım aracılığıyla yönetiliyordu. Bu kopuk sistem, üniversite topluluğu içinde karışıklığa ve soruların ele alınması için önemli miktarda zaman harcanmasına yol açtı.
Özetle, benimsemeden önce TimelyUHSP, yazılım kapsamında etkinliklerini yönetirken çok sayıda zorlukla karşı karşıya kaldı, bunlardan bazıları şunlardır:
"Birkaç başka seçeneği de araştırdık, ancak Timely "Uygun fiyatlı olması, şık tasarımı ve bültenin, genel takvimin, kullanıcı dostu etkinlik gönderim sürecinin ve onay iş akışının kusursuz entegrasyonuyla öne çıktı."
Jessica Sauerwein, Üniversite Etkinlik Yöneticisi, UHSP
ÇÖZÜM
Sorunsuz Yazılım Geçişini Sağlayın
Yardımıyla Timely'S Profesyonel Hizmetler EkibiUHSP, hesap yapılandırması, veri aktarımı ve kullanıcı eğitimleri dahil olmak üzere sistemi üç ayda hayata geçirdi ve kullanıma sundu, böylece sorunsuz bir geçiş ve tam benimseme sağlandı.
Mekan ve Kaynak Yönetimini Merkezileştirin
Özelleştirilebilir rezervasyon araçları, UHSP'ye tüm mevcut alanların ve kaynakların net ve düzenli bir görünümünü sağladı. Düzenlenmiş mekan kiralama talebi ve onay süreci, çift rezervasyonları ortadan kaldırdı ve alan kullanımını iyileştirdi.
İletişimi Geliştirin
150'den fazla etkinlik organizatörü ve paydaşla, Timely departmanlar arası basitleştirilmiş koordinasyon. Otomatik bildirimler ve sezgisel bir platform yanlış iletişimi azalttı ve etkinlik lojistiğini iyileştirdi.
Etkinlik Katılımını Artırın
Merkezi bir etkinlik merkezi tanıtımı ve görünürlüğü artırdı. Timely'nin etkileşimli takvimi, otomasyonu vekayıt araçları Etkinliklerin bulunmasını ve katılımını kolaylaştırarak kampüs katılımını güçlendirdi.
UHSP'nin Muhteşem Mekan Rezervasyon Portalına Göz Atın!
ÇIKTILAR
evlat edindiğinden beri Timely'nin Etkinlik ve Mekan Yönetim YazılımıUHSP, mekan yönetimi, etkinlik planlama ve tanıtım alanlarında devrim yaratarak süreçleri daha verimli ve sorunsuz hale getirdi.
Akıllı otomasyon, sezgisel araçlar ve özel destek Derslerden mezuniyet törenlerine kadar her etkinliğin düzenli, verimli ve sorunsuz olmasını sağlamak.
Akıcı etkinlik gönderim süreci öğretim görevlilerinin ve personelin alan rezervasyon isteklerini doğru bir şekilde göndermesini sağlayarak hataları ve soruları azaltır. Daha sezgisel bir sistemle, etkinlik onayları artık daha hızlı ve daha güvenilir. UHSP ayrıca, olayla ilgili kaynakları daha etkili bir şekilde izlemek için özel alanlar kullanarak kaynak yönetimini de geliştirdi.
Kampüs genelindeki etkileşim, görsel olarak çekici takvim Görüntüler içeren, etkinlik görünürlüğünü ve katılımı artıran. Otomatik haber bültenleri ve etkinlik bildirimleri, manuel iş yükünü önemli ölçüde azaltarak etkinlik organizatörleri için zaman kazandırdı. Entegre bilet araçları Mezuniyet törenleri gibi büyük etkinliklerde kayıt ve katılım takibini basitleştirin.
Jessie'nin öne çıkanları:"Timely"UHSP'nin modern tasarımı ve işlevselliği, mekan kullanımını, etkinlik iletişimini ve kampüs genelindeki katılımı iyileştirerek oyunun kurallarını değiştirdi."
Güvenilir bir ortak olarak, Timely sağlam, hepsi bir arada bir çözüm sunar etkinlik ve mekan operasyonlarını kolaylaştırırken kampüs aktivasyon çabalarını da artırır. Sezgisel, otomatik bir sistemle UHSP, etkinliklerin kampüs genelinde nasıl yönetildiğini, tanıtıldığını ve deneyimlendiğini dönüştürdü.
UHSP'nin önemli kazanımları şunlardır:
"Timely etkinlikleri ve mekanları yönetme şeklimizi dönüştürdü. Zamanımızı boşalttı ve en önemli şeye odaklanmamızı sağladı: topluluk oluşturma ve olağanüstü hizmet sunma.”
Jessica Sauerwein, Üniversite Etkinlik Yöneticisi, UHSP
Bunları da beğenebilirsin
Bülten Üyelik
Bültenimize abone olun ve ilgili etkinlik yönetimi ipuçlarını, etkinlik sektörü güncellemelerini ve daha fazlasını alın.
Gizliliğinize değer veriyoruz ve yalnızca en yeni içeriğimiz, güncellemelerimiz ve tekliflerimiz hakkında sizinle iletişime geçeceğiz. Dilediğiniz zaman bu iletişimlere olan aboneliğinizi iptal edebilirsiniz. Daha fazla bilgi için, bizim göz atın Gizlilik Politikası.