7 Tipps zum Verfassen der perfekten E-Mail-Erinnerung für eine Veranstaltung

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Arbeit mit den Teilnehmern erledigt ist, sobald diese ein Ticket gekauft oder sich für Ihre Veranstaltung angemeldet haben, denken Sie noch einmal darüber nach. Auch wenn die Anmeldung zeigt, wie sehr sie wirklich kommen wollen, kann es viele Gründe dafür geben, warum sie es nicht können – oder es einfach vergessen haben. Das hört sich unwirklich an, aber es ist tatsächlich so, wie oft Menschen etwas so Großes wie eine Veranstaltung vergessen, wenn sie sich so darauf freuen, daran teilzunehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Publikum mit unseren 7 Tipps zum Verfassen der perfekten E-Mail-Erinnerung für eine Veranstaltung ankommt!

Was ist eine E-Mail-Erinnerung?

E-Mail-Erinnerungen sind elektronische Nachrichten, die Veranstalter vor einer Veranstaltung an ihr Publikum senden. Diese E-Mail enthält normalerweise Informationen über die Veranstaltung, wie Datum, Uhrzeit, Name der Veranstaltung, was Sie mitbringen sollten und wie Sie sich vorbereiten sollten. Es mag wie eine einfache Übung aussehen, aber es hilft vielen Teilnehmern, sich an Veranstaltungen zu erinnern und sie zur Teilnahme zu ermutigen.

Warum eine E-Mail-Erinnerung schreiben?

Obwohl Sie es einfach als eine gute Praxis betrachten können, kann das Verfassen einer E-Mail-Erinnerung für Sie sogar sehr vorteilhaft sein. Tatsache ist, dass das Verfassen einfacher E-Mails mit guter visueller Unterstützung und der Versendung zum richtigen Zeitpunkt Ihren Teilnehmern helfen wird, sich an Ihre Veranstaltung zu erinnern. Auf diese Weise ist es unwahrscheinlicher, dass sie etwas verpassen. Dadurch können Sie als Veranstalter mehr Geld verdienen und mehr positives Feedback zu Ihrer Veranstaltung erhalten.

Darüber hinaus können Sie durch das Verfassen einer E-Mail-Erinnerung für Ihre Veranstaltungen all die fantastischen und unterhaltsamen Programme teilen, die Sie für den Tag vorbereitet haben. 

Normalerweise versenden Veranstaltungsorganisatoren zu strategischen Terminen wiederholt E-Mail-Erinnerungen, um die Teilnahme ihrer Teilnehmer sicherzustellen. Es kann zwei Wochen vor Ihrer Veranstaltung, eine Woche, einen Tag und früher am Tag der Veranstaltung sein. Ihr Ansatz bestimmt die Häufigkeit und die Termine.

Wir haben einige tolle Tipps und Tools für Sie zusammengestellt, um Ihren E-Mail-Erinnerungsplan vorzubereiten. Lesen Sie weiter, um sieben Tipps zum Verfassen einer Erinnerungs-E-Mail für eine Veranstaltung zu erhalten.

So erstellen Sie effektive E-Mail-Erinnerungen für Ihre Veranstaltungen

Um eine effektive Erinnerungs-E-Mail an eine Veranstaltung zu erstellen, über die sich Ihr Publikum freuen wird, können Sie einige einfache Schritte befolgen. Nachfolgend finden Sie unsere Liste mit sieben Tipps zum Verfassen der perfekten E-Mail-Erinnerungen für Veranstaltungen!

1. Kenne deine Zuhörer

Wenn Sie im Vorfeld wissen, wie sich Ihr Publikum verhält und was es von Ihrer Veranstaltung erwartet, wissen Sie, wie Sie es mit Leichtigkeit ansprechen können. Wenn Sie beispielsweise eine professionelle Konferenzveranstaltung organisieren, wissen Sie, dass die Leute Sie höflicher und technischer ansprechen, und Sie können dies auch in Ihrer E-Mail-Erinnerung tun. Dieser Tipp geht auch auf Alter, Genre und Vorlieben ein, die sich auf die Art und Weise auswirken können, wie ein bestimmtes Publikum gerne kommuniziert. Passt auf!

2. Erstellen Sie eine Betreffzeile, die Aufmerksamkeit erregt

Eine Betreffzeile ist eines der ersten Dinge, die Menschen sehen, wenn sie eine E-Mail öffnen. Es muss sofort Aufmerksamkeit erregen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile kurz und einprägsam ist. Ein guter Tipp ist die Verwendung von Wörtern wie „Nicht verpassen“ und „Termin vormerken“ im Titel, um Ihr Publikum daran zu erinnern, dass Ihr Veranstaltungstermin näher rückt.

3. Geben Sie Details zur Veranstaltung an

Eine weitere gute Idee ist die Verwendung von E-Mail-Erinnerungen, um den Leuten mitzuteilen, wann und wo die Veranstaltung stattfindet. Sie können die Gelegenheit auch nutzen, weitere Details zur Veranstaltung bekannt zu geben, beispielsweise den Ticketpreis, die Vorbereitung und die Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort. 

Vergessen Sie nicht, einen Link zur Veranstaltungsseite auf Ihrer Website einzufügen und die Leute zu bitten, die Veranstaltung mit anderen zu teilen. All diese Vorgehensweisen können Ihnen dabei helfen, ein breiteres Publikum zu erreichen und sogar neue Leute für Ihre Veranstaltung zu gewinnen.

Wenn Sie vor Veranstaltungsbeginn Erinnerungen verschicken, achten Sie auf den richtigen Ton. Personen, die diese E-Mails erhalten, sind wahrscheinlich mit anderen Dingen beschäftigt. Halten Sie Ihre Nachrichten daher kurz und freundlich.

4. Fügen Sie eine persönliche Note hinzu

Eine persönliche Note trägt wesentlich dazu bei, Menschen an eine bevorstehende Veranstaltung zu erinnern. Wenn Sie eine E-Mail-Erinnerung für Personen schreiben, die Sie nicht kennen, kann es schwierig sein, intim zu werden, aber Sie können immer auf Ihre eigene Art und Weise schreiben und den Leuten zeigen, dass Sie sich die Zeit und Mühe genommen haben, die Erinnerung selbst vorzubereiten. Und damit kommen wir zum nächsten Tipp.

5. Verwenden Sie einen netten Call-to-Action

Sie sollten außerdem darauf achten, dass Ihre E-Mail einen Call-to-Action (CTA) enthält. Das bedeutet, dass Sie den Leuten sagen müssen, was sie als Nächstes tun sollen, nachdem sie Ihre Nachricht gelesen haben. Mit anderen Worten: Sie müssen ihnen etwas zum Anklicken geben, damit sie direkt zur Veranstaltungsseite gelangen können.

Hier sind einige gute Beispiele für CTAs für Ihre Erinnerungs-E-Mail an Veranstaltungen:

• Verpassen Sie nicht
• Lassen Sie sich die Chance nicht entgehen
• Letzte Möglichkeit
• Vergesse nicht,
• Denken Sie daran, sich zu melden
• Denken Sie daran, Ihr Ticket zu kaufen

6. Legen Sie genau fest, wann Sie die Erinnerungen versenden

Personen, die eine Erinnerungs-E-Mail für eine Veranstaltung erhalten, neigen dazu, häufiger zu antworten oder zu erscheinen als diejenigen, die dies nicht tun. Stellen Sie also sicher, dass Sie sie zum richtigen Zeitpunkt versenden. Denken Sie daran, dass der beste Termin zum Versenden von Erinnerungen von Ihrem Ansatz abhängt. Hier ist jedoch eine einfache Zeitplanidee:

14 Tage vor der Veranstaltung: Veranstaltungsinformationen und Neuigkeiten, einschließlich Ticketinformationen und wie viele noch verfügbar sind.

7 Tage vor der Veranstaltung: freundliche E-Mail-Erinnerung, dass die Veranstaltung bevorsteht, aber die Leute können trotzdem Last-Minute-Tickets kaufen und sich darauf vorbereiten.

3 Tage vor der Veranstaltung: E-Mail-Erinnerung mit hervorgehobenen Veranstaltungsinformationen, Uhrzeit und Datum. Sie können auch eine Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort bereitstellen oder Last-Minute-FAQs bearbeiten. Senden Sie den Teilnehmern eine klare Botschaft „Lassen Sie sich das nicht entgehen!“

1 Tag vor der Veranstaltung: informieren, dass die Veranstaltung am nächsten Tag stattfindet. Machen Sie mit Wörtern wie z. B. auf die Überschrift aufmerksam "Es kommt!"

Tag der Veranstaltung: Sie können Ihren Teilnehmern mitteilen, dass die Veranstaltung in wenigen Stunden beginnt und wie sie sich auf den Verkehr oder andere Unannehmlichkeiten vorbereiten können.

7. Lesen Sie Ihre Erinnerung Korrektur

Es ist eine gute Übung, Ihre Texte und Nachrichten noch einmal durchzulesen, um herauszufinden, was Sie verbessern können. Darüber hinaus ist es unter Content-Autoren und Experten eine gängige Praxis, die Sie in Ihren Alltag einbeziehen können. Nach einer Stunde oder sogar einem Tag, an dem Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail für die Veranstaltung geschrieben haben, lesen Sie sie noch einmal mit klarem Kopf. Es wird Ihnen helfen, nette Details und Details zu integrieren, die Sie völlig vergessen, wenn Sie sich zu sehr auf die Aufgabe konzentrieren.

Die richtigen Timely Automatisierte Ereigniserinnerungsvorlagen

Wer wissen möchte, wie man Erinnerungs-E-Mails für eine Veranstaltung schreibt, möchte oft eine Vorlage erstellen, die er an alle Teilnehmer senden kann. Die Arbeit mit E-Mail-Vorlagen ist nicht nur intelligent, sondern bietet auch eine skalierbarere Lösung für jedes Unternehmen.

Selbst wenn Sie Ihre persönliche Note hinzufügen und direkt mit Ihrem Publikum kommunizieren möchten, ist es nicht praktikabel, für jede Veranstaltung oder jeden Teilnehmer einzeln eine Erinnerungs-E-Mail zu schreiben. Deshalb das Beste Event-Management-Systeme verfügen über vordefinierte Vorlagen, mit denen Sie Ihre Zielgruppe ganz einfach ansprechen können.

Timely Event Management Software ist das perfekte Tool, um Sie bei der Organisation von Veranstaltungen und der Schaffung unvergesslicher Erlebnisse zu unterstützen. Zusätzlich zu all den erstaunlichen Funktionen zur Veröffentlichung, Werbung und Ticketausstellung von Veranstaltungen kann es Ihnen auch dabei helfen, Ihren E-Mail-Workflow für Veranstaltungserinnerungen zu automatisieren. Sie können unsere nutzen E-Mail-Vorlagen für Veranstaltungen oder erstellen Sie Ihre eigenen.

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