Glosario de planificación de eventos: términos y terminología clave para eventos

Con el panorama en constante cambio de la planificación de eventos, puede ser difícil para los profesionales mantenerse al tanto de los nuevos desarrollos. Para asegurarnos de que esté actualizado, hemos elaborado un glosario completo de planificación de eventos con los términos esenciales utilizados en la industria de eventos. Mantenga cerca esta lista de definiciones de eventos, términos y terminología y estará listo para cualquier tendencia o innovación que pueda traer el futuro.

1. ¿Por qué los profesionales de eventos deben aprender la terminología de eventos?

Hemos creado este glosario de planificación de eventos pensando en todos los profesionales de eventos. Obtener una comprensión de la terminología de eventos es esencial para cualquier persona que busque tener éxito en la industria de la planificación de eventos. De hecho, conocer las palabras asociadas con la planificación de eventos puede proporcionar numerosas ventajas para los profesionales de eventos, como:

Mejorar la comunicacion

El uso correcto de terminologías de eventos específicas de la industria mejorará la comunicación con otros profesionales de eventos y ayudará a transmitir mensajes con mayor claridad. Además, el empleo preciso de estos términos minimizará la confusión y garantizará una articulación precisa.

Demostrar profesionalismo

Al demostrar el conocimiento de las definiciones de gestión de eventos y la competencia en la jerga técnica, uno puede establecer su experiencia y mostrar cuánto esfuerzo ha invertido en comprender su oficio. Ser capaz de usar términos de eventos de manera efectiva y comunicarse con colegas, clientes y clientes mientras se entrega información crucial es una señal de dedicación.

Aumenta las oportunidades

Muchas ofertas y oportunidades laborales requieren que el profesional demuestre experiencia en su campo. Aunque puedes encontrar muchos certificaciones de planificación de eventos para impulsar su carrera, aprender terminología especializada en eventos demostrará a todos que eres un profesional valioso.

Resolución eficiente de problemas

El lenguaje específico de eventos también incluye expresiones que son particulares de este campo. Comprender estos términos puede ayudarlo a encontrar mejores soluciones para problemas complejos y comunicarlos de manera eficiente.

2. Términos y terminología clave del evento

Para ayudarlo a comprender mejor los sinónimos de eventos y la terminología utilizada hoy en día, creamos este glosario de planificación de eventos para que pueda mantenerse al día con todas las definiciones clave utilizadas en la industria de eventos. ¡Échale un vistazo!

Agenda 

Agenda es un término utilizado para describir y señalar el flujo de trabajo de un evento. Es probable que los próximos pasos, reuniones, decisiones e itinerarios estén en la agenda de un evento.

Augmented Reality (AR) 

La Realidad Aumentada se utiliza en la industria de eventos para referirse a experiencias inmersivas con accesorios de realidad aumentada, como videojuegos y experiencias 3D. La principal diferencia entre AR y VR es que AR usa elementos del mundo real para crear experiencias inmersivas, mientras que VR solo usa elementos virtuales.

Asistente

El asistente es una persona que asiste a un evento. Los sinónimos de asistente incluyen invitados, participantes y patrocinadores. 

Lista de asistentes

La lista de asistentes es una lista de todos los asistentes a un evento. Una lista de asistentes es un recurso invaluable para cualquier organizador de eventos. Les permite identificar con precisión por adelantado quién estará presente en la reunión, lo que brinda una amplia oportunidad para prepararse de manera efectiva.

B2B

B2B, también llamado Business to Business, no es un término de evento específico, ya que se aplica a todas las industrias. Se utiliza para describir la relación entre dos empresas o negocios. En la industria de eventos, se usa para describir eventos planificados para crear asociaciones o vender productos a otras empresas.

B2C 

B2C o Business to Consumer. Es el término utilizado para describir la relación entre una empresa y sus clientes/consumidores. En la industria de eventos, se usa para describir eventos que se centran en las relaciones con los consumidores y las ventas.

Orden de eventos de banquetes (BEO)

A Orden de evento de banquete Es un documento completo que describe todos los detalles específicos, los plazos y las instrucciones sobre cómo y cuándo se llevará a cabo un banquete en un lugar determinado. Sirve como una herramienta de comunicación fundamental entre los organizadores del evento y el personal del lugar para garantizar que todos los aspectos del evento se desarrollen sin problemas.

Branding 

El logotipo de una empresa, la forma de expresión, los principios que defiende y la geografía en la que se basa se combinan para resaltar su carácter distintivo y permitirle destacarse de la competencia. La marca es una herramienta importante para que cualquier organización establezca autoridad, incluidas las empresas de eventos.

Presupuesto 

Presupuesto es el término utilizado para medir el tiempo y el dinero total que una empresa tiene disponible para invertir en un proyecto o evento. Es una de las partes más importantes de la planificación y gestión de eventos.

Llamada a la acción (CTA) 

Las llamadas a la acción son líneas de comunicación verbales o escritas que llaman al consumidor a una acción. Ayuda a los clientes a interactuar con las marcas a través de botones y acciones simples como "leer más" o "hacer clic aquí". Crear eventos con buenos CTA ayudará a las personas a decidir si sienten o no la necesidad de participar en tu evento.

Eventos especiales

El catering es la provisión de alimentos y bebidas en un evento social u otra reunión, generalmente como un servicio profesional. Otra palabra para catering es servicio de alimentos, espera de eventos o servicio de eventos. 

Profesional Certificado en Reuniones (CMP) 

CMP es un Profesional Certificado en Reuniones y alguien que completó el Programa de certificación del Convention Industry Council. Este profesional sabe más sobre cómo planificar eventos exitosos y mantenerse al día con las tendencias.

Tasa de clics (CTR) 

La tasa de clics no es un término de evento per se, ya que también lo utilizan otras industrias. Mide el compromiso con los llamados a la acción y verifica qué tan exitosos son. Por ejemplo, cuántos visitantes del sitio web hicieron clic en el botón de entradas en la página web de su evento.

Gestión de la relación con el cliente (CRM) 

Customer Relationship Management es un sistema que almacena datos e información de los clientes para mejorar las relaciones y los servicios. Hemos decidido agregarlo a nuestro glosario de planificación de eventos porque lo utilizan muchas empresas de eventos. Los profesionales de eventos usan CRM para interactuar con los asistentes, conocer sus preferencias y personalizar sus ofertas de eventos.

Diversidad, equidad e inclusión (DEI) 

La diversidad, la equidad y la inclusión son valores que tienen las organizaciones que desean apoyar a un grupo diverso de personas, incluidas personas de diferentes razas, etnias, religiones, habilidades, géneros y orientación sexual. Las estrategias DEI se pueden utilizar para planificar eventos accesibles y promover la diversidad. 

Entradas anticipadas

Entradas anticipadas son boletos con descuento lanzados para la venta anticipada que vencen antes de que comience la venta de boletos regulares. Su propósito es alentar a la audiencia a comprometerse con el evento desde el principio y generar entusiasmo por el evento.

Marketing por e-mai

El marketing por correo electrónico es una excelente manera de mantener a su audiencia actualizada sobre las noticias y eventos emocionantes que se avecinan. Puede utilizar esta estrategia creando un atractivo nuestro boletín y compartir información relevante sobre sus próximos eventos para llegar a un público más amplio.

Evento

Un evento es una ocasión o celebración especial planificada. Los eventos pueden ser grandes o pequeños, privados o públicos, presenciales, híbridos o virtuales. Ejemplos de eventos incluyen fiestas, festivales, espectáculos, exposiciones y conferencias. Ocasión especial es otra palabra para evento.

reserva de eventos

La reserva de eventos es el proceso en el que una persona hace arreglos para reservar un lugar en un evento. Si el evento es gratuito, es necesario registrarse o RSVP para el evento. Si se paga el evento, se debe pagar la tarifa de entrada comprando un boleto. La reserva de eventos puede realizarse antes del evento o en el lugar. Los planificadores de eventos suelen hacer uso de Software de reserva de eventos para facilitar la recogida de RSVP y la venta de entradas. Otra palabra para reserva de eventos es reserva de eventos. 

Calendario de Eventos

Un calendario de eventos es una herramienta esencial para mantenerse organizado y mostrar una lista de los próximos eventos. Un calendario de eventos es una colección de páginas de eventos individuales. Su objetivo principal es promocionar eventos, pero también se puede utilizar para recopilar registros de eventos y vender boletos en línea. Por lo general, los promotores de eventos utilizan Software de calendario de eventos para promover eventos de manera más eficiente. Otra palabra para calendario de eventos es listado de eventos o lista de eventos.

Gestión de eventos

Gestión de eventos es el procedimiento sistemático de creación, desarrollo, organización y celebración de eventos de pequeña y gran escala. Normalmente, los profesionales de los eventos utilizan Software de gestión de eventos para facilitar la planificación y organización de eventos. Otra palabra para gestión de eventos es administración de eventos o coordinación de eventos. 

Marketing de eventos 

Marketing de eventos es un tipo de estrategia de marketing para promocionar eventos. Por ejemplo, el uso de redes sociales, anuncios, boletines e influencers digitales. Es común que los planificadores de eventos utilicen Software de marketing de eventos para ayudarlos a promover y distribuir eventos de manera más efectiva.

Página evento

Las páginas de eventos brindan los detalles que los invitados potenciales deben saber para tomar decisiones informadas sobre la asistencia a un evento. Cada página de evento consta de elementos esenciales, que incluyen una breve descripción general, imágenes, fecha y hora, lugar y detalles sobre las entradas. 

Event Planner

Un planificador de eventos es un profesional responsable de organizar y ejecutar eventos, supervisando todo, desde la selección de lugares y la contratación de servicios de catering hasta la coordinación con los proveedores para garantizar una experiencia perfecta. Los sinónimos de planificador de eventos incluyen organizador de eventos, coordinador de eventos y gerente de eventos, o más ampliamente, profesional de eventos. Los planificadores de eventos se especializan en varios tipos de eventos, incluidas reuniones corporativas, bodas, ferias comerciales, festivales y reuniones sociales. Hay muchos carreras de planificación de eventos que ofrecen oportunidades interesantes en la dinámica industria de eventos.

Planificación de Eventos

Planificación de Eventos es un término clave en nuestro glosario de planificación de eventos. Consiste en coordinar cada detalle de un proyecto como una reunión, convención, feria comercial, ceremonia, actividad de formación de equipos o fiesta. La planificación de eventos incluye la elaboración de presupuestos, el establecimiento de cronogramas, la selección y reserva de los lugares del evento, la obtención de permisos, la planificación de la comida, la coordinación del transporte, el desarrollo de un tema, la organización de actividades, la selección de oradores y oradores principales, la organización de equipos e instalaciones, la gestión de riesgos y el desarrollo de planes de contingencia. Otra palabra para la planificación de eventos es orquestación u organización de eventos.  

Contrato de planificación de eventos

Un contrato de planificación de eventos es un acuerdo formal entre un planificador de eventos y su cliente, que describe los servicios que se brindarán, los plazos, las condiciones de pago y otros detalles importantes. Ayuda a garantizar la claridad y a proteger a ambas partes durante todo el proceso de planificación. Es una buena práctica que los organizadores de eventos utilicen un contrato estandarizado. Modelo de contrato de organizador de eventos, garantizando la consistencia en las operaciones comerciales mientras se minimizan los riesgos y se protege a todas las partes involucradas.

Inscripción para el evento

El registro de eventos es el proceso en el que una persona entrega sus datos a cambio de una credencial o entrada para poder asistir a un evento. Puede ocurrir antes del evento o en el sitio. Los organizadores de eventos utilizan Software de registro de eventos para ayudarlos a recolectar inscripciones para eventos. Los sinónimos de registro de eventos incluyen inscripción, registro o lista de eventos.

Patrocinador del evento 

Patrocinadores del evento son personas o empresas que patrocinan eventos a cambio de publicidad. Es una práctica muy común promover nuevos negocios o aquellos relacionados con nichos de eventos específicos (juegos, películas, cursos, etc.).

Venta de entradas para eventos

La emisión de boletos para eventos es el proceso de comprar un boleto de admisión o pagar una tarifa de registro para un evento. Por lo general, los planificadores de eventos utilizan Software de venta de entradas para eventos para ayudarles a vender entradas para eventos. Otra palabra para la venta de entradas para eventos es compra de vales o compra de pases. 

Gamificación 

La gamificación se refiere al uso de la experiencia similar a un juego para promover la interacción en las rutinas y tareas, haciéndolas más agradables. Las tablas de clasificación, las insignias y los desafíos son ejemplos de gamificación que puede usar en los eventos.

Evento Híbrido

Los eventos híbridos son eventos que ocurren tanto en persona como en línea. Unen la experiencia física tradicional con una experiencia digital adicional. Tomemos, por ejemplo, un concierto en persona con la misma experiencia disponible para los asistentes en línea.

Evento en persona

Un evento en persona es un evento en vivo que ocurre en un lugar físico designado. Los eventos en persona ofrecen experiencias únicas e inmersivas para los invitados. 

Retransmisiones en directo 

Aunque la transmisión en vivo no está relacionada exclusivamente con los eventos, la hemos incluido en nuestro glosario de planificación de eventos debido a su aumento de popularidad desde la pandemia. La transmisión en vivo se refiere a la transmisión en tiempo real de un evento en vivo, ya sea físico o digital, a través de Internet, lo que permite a los espectadores participar desde cualquier lugar mientras se desarrolla el evento.

Maestro de Ceremonias (MC)

Un maestro de ceremonias o MC es alguien que da la bienvenida a las personas a un evento. Ellos son responsables de mantenerlo organizado y entusiasta.

En el lugar de inscripción 

El registro en el sitio significa que los asistentes potenciales solo pueden registrarse para el evento en persona en el lugar, en lugar de registrarse en línea.

Retoque fotográfico

El retoque fotográfico puede convertir las fotos de su evento en recuerdos impresionantes y pulcros. Ya sea eliminando imperfecciones, ajustando la iluminación o mejorando los detalles, el retoque profesional garantiza que cada imagen capture el momento de la mejor manera. Por ejemplo, retoque de fotos de boda Puede realzar la belleza natural de la pareja, refinar las fotografías grupales y crear un álbum cohesivo e impecable que refleje las emociones y los momentos más destacados del día.

Preguntas y respuestas (Q&A) 

Preguntas y respuestas o Q&A es un término que se usa en muchas situaciones, no solo en eventos. Hemos decidido incluirlo en este glosario de planificación de eventos porque es una práctica muy común en eventos, en particular para eventos educativos, como seminarios y conferencias. En palabras simples, Q&A es un tiempo programado al final de un evento para responder preguntas de la audiencia.

Retorno por Evento (ROE) 

Return On Event mide el impacto total del evento en el negocio. Por ejemplo, cómo el evento ayudó al crecimiento del negocio, la autoridad de la marca, etc.

Retorno de la Inversión (ROI) 

El retorno de la inversión mide el éxito financiero de un evento. Puede determinar si el equipo del evento ejecutó el evento siguiendo el presupuesto y si la empresa alcanzó los objetivos del evento.

Ticket

Un Boleto, o boleto electrónico, es un documento esencial que proporciona al destinatario el permiso para participar en el evento.

Sitio

El lugar es donde se llevan a cabo los eventos. Puede ser una ubicación física, virtual o híbrida.

Cabina virtual 

Los stands virtuales son espacios digitales o salas de reuniones donde los organizadores y expositores de eventos pueden interactuar con su audiencia. Son muy comunes en eventos híbridos y digitales.

Evento virtual

Los Eventos Virtuales son eventos en línea, por lo tanto, no tienen una ubicación física. Por lo general, requieren servicios de transmisión o tecnología de videoconferencia, lo que proporciona una forma simple y conveniente para que los organizadores de eventos interactúen con su audiencia. 

Realidad Virtual (VR)

La realidad virtual modifica el mundo que lo rodea para brindar a las personas una experiencia inmersiva. Es muy habitual en experiencias de gamificación en eventos, y suele requerir el uso de gafas VR.

Lista de espera

La lista de espera es una herramienta que ayuda a mantener informados a los posibles asistentes sobre la disponibilidad de boletos para un determinado evento. Una vez que un lugar está disponible, aquellos que esperan unirse al evento son notificados y luego pueden registrarse para el evento.

Al compartir con usted definiciones de gestión de eventos y palabras asociadas con la planificación de eventos, nuestro objetivo es brindarle la mayor cantidad de información posible sobre la jerga técnica utilizada en la industria de eventos. Esperamos que este glosario de planificación de eventos le haya brindado una excelente comprensión de los términos y la terminología de los eventos. 

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