Guía de accesibilidad para eventos 2025: planificación de eventos accesibles

La Organización Mundial de la Salud (OMS) estima que 1.3 millones de personas experimentan algún tipo de discapacidadEsto representa el 16 % de la población mundial que vive con algún tipo de discapacidad. Hablar de accesibilidad en eventos no se trata solo de inclusión, sino de garantizar la igualdad de oportunidades de participación y disfrute para todos. En esta guía de eventos accesibles, analizaremos las pautas de accesibilidad para eventos y las mejores prácticas para planificar eventos accesibles en 2025.

I. ¿Por qué es importante la accesibilidad a los eventos?

Los eventos son una excelente manera de conectarse, ya sean profesionales, educativos o sociales. Pero sin una planificación adecuada, pueden excluir involuntariamente a otros, especialmente a aquellos con discapacidades.

Organizar eventos accesibles no solo brinda a las personas con discapacidades la misma oportunidad de participar en el evento, sino que también minimiza su necesidad de solicitar adaptaciones especiales para eventos. además, el Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA por sus siglas en inglés) Requiere que todos los eventos públicos, conferencias y reuniones sean accesibles. Por lo tanto, es obligatorio que los planificadores de eventos que organicen ese tipo de eventos cumplan con la ADA para eventos. 

En 2025, los organizadores de eventos pueden aprovechar herramientas y tecnologías que respalden la accesibilidad con funciones como navegación con teclado, compatibilidad con lectores de pantalla y calendarios de eventos compatibles con ADA.

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II. Mejores prácticas para planificar eventos accesibles en 2025

Organizar un evento accesible que dé la bienvenida a todos puede parecer intimidante al principio, pero si sigue algunas sencillas pautas de accesibilidad para eventos, garantizará un proceso sin problemas. Para ayudarlo en esta tarea, aquí encontrará una lista de prácticas recomendadas para organizar un evento que satisfaga a todos los asistentes.

1. Planifique con anticipación teniendo en cuenta la accesibilidad para eventos accesibles

Puede ser difícil pensar en cómo hacer que los eventos sean más accesibles cuando tienes un millón de otras cosas en mente durante el proceso de planificación. No esperes hasta el último momento. Comience lo antes posible para asegurarse de que todos los aspectos de su evento sean accesibles.

Seguramente, planificar eventos accesibles no siempre es intuitivo. Es una buena práctica considerar todas las barreras potenciales de un evento y cómo abordarlas de antemano. No existe una solución única para todos, así que recuerde que la accesibilidad afecta varios aspectos, desde la planificación y promoción de la accesibilidad del evento hasta la ejecución.

Pregúntate cosas como:

• ¿Quién es tu audiencia? ¿Qué tipo de habilidades podría carecer una persona que asista a su evento?
• ¿Existen barreras potenciales que impidan la accesibilidad a los eventos para personas con discapacidades? ¿Se pueden minimizar o eliminar?
• ¿El lugar tiene Cumplimiento de la ADA para eventos? ¿Puede alguien en silla de ruedas caminar libremente? ¿Hay rampas o ascensores en el lugar? ¿Hay puertas automáticas a las que todos puedan acceder? ¿Hay habitaciones o espacios tranquilos?
• ¿Se puede acceder a la plataforma del evento virtual con un lector de pantalla? ¿Ofrece funciones de accesibilidad como navegación con teclado, títulos claros y texto alternativo para imágenes?
• ¿Consideró proporcionar alimentos que no contengan alérgenos comunes, como maní o aceite de maní? ¿La empresa de catering ofrece un menú alternativo para personas con restricciones alimentarias?

Esas son solo algunas ideas para hacerte pensar. Si te preparas con anticipación y piensas en tantas posibilidades como puedas, es más difícil que algo salga mal. Trata de tomar notas cada vez que pienses en algo y estudia lo que puedes hacer. De esta forma, harás que tus eventos sean más inclusivos y agradables para todos.

2. Utilice un lenguaje inclusivo y respetuoso

Para garantizar la accesibilidad al evento, es importante conocer a su audiencia y, aún más importante, cómo comunicarse con ella. Al dirigirse a audiencias con discapacidades, asegúrese de saber cómo referirse a ellas correctamente. Por ejemplo, el término “persona discapacitada” puede resultar grosero y no se utiliza actualmente. Intente utilizar "una persona con discapacidad" en su lugar. 

3. Cree un sitio web para eventos con funciones de accesibilidad

Algunas personas con discapacidades visuales o de movilidad pueden tener dificultades para buscar y encontrar información en línea. Estándares de accesibilidad web Su objetivo es crear entornos en línea donde todos tengan el mismo acceso. Para cumplir con estos estándares, toda la tecnología electrónica y de la información debe ser accesible para las personas con discapacidad. 

Si su sitio web carece de accesibilidad, resultará muy incómodo para las personas con necesidades de apoyo navegar y conocer su organización y los eventos que ofrece. Para confirmar si su sitio web es accesible, puede utilizar un verificador de accesibilidad web. Hay muchos disponibles de forma gratuita en línea.

Luego, puede usar herramientas simples para mejorar la accesibilidad de su sitio web. Por ejemplo, chats y chats de video, entrada de teclado, saludos hablados y asistencia en vivo. Con un sitio web accesible, definitivamente puede hacer que su evento sea inclusivo desde el principio. 

4. Promover la accesibilidad durante el registro de eventos para eventos inclusivos y accesibles

Aprender sobre lo que está sucediendo y registrarse para eventos puede ser un desafío para las personas con discapacidad por sí solas. Afortunadamente, existen varias herramientas tecnológicas disponibles que pueden ayudarle a hacer que su proceso de descubrimiento y registro de eventos sea más accesible. Timely soluciones de software para eventos, por ejemplo, están diseñados para ser accesibles a todos. 

Con Timely software de gestión de eventos, puedes crear fácilmente hermosos vistas del calendario de eventos y páginas de destino de eventos para mostrar sus eventos. Además, puede ofrecer registro de eventos y venta de boletos directamente desde su sitio web. 

Su audiencia puede interactuar con su calendario y buscar eventos utilizando solo las entradas del teclado. Incluso pueden registrarse para eventos o comprar boletos sin necesidad de un mouse. Cada funcionalidad es totalmente accesible para personas con discapacidad. 

Para obtener más información sobre las medidas que tomamos para apoyar la accesibilidad, consulte nuestro Declaración de accesibilidad web para eventos. También puedes visitar nuestro página de calendario de demostración para ver nuestro software accesible en la práctica.

5. Maximizar las oportunidades de comunicación

Dependiendo del tipo de evento que seas planificar, es posible que deba preparar de antemano algunos materiales de comunicación accesibles específicos. Hay muchas consideraciones que puede tomar al desarrollar los materiales de su evento, por ejemplo:

• Asegúrese de que las fuentes sean legibles evitando las fuentes decorativas y asegurándose de que sean de tamaño 14 o más grandes. Evite el uso de cursivas o todas las letras mayúsculas.
• Compruebe el contraste de color. Evite fondos oscuros con estampados oscuros, así como fondos brillantes con estampados brillantes.
• Asegúrese de que todos los videos tengan subtítulos y que los subtítulos sean precisos.
• Ofrezca formatos alternativos, como braille, letra grande y blanco y negro.
• Asegúrese de que todos los signos y símbolos estén traducidos a idiomas que la audiencia entienda.
• Asegúrese de que el evento se realice en un ambiente con mucha luz para facilitar la comunicación de las personas que leen los labios.

6. Facilitar y fomentar las solicitudes de accesibilidad a los eventos

Aunque la planificar y Promoción su evento, haga preguntas a las personas con discapacidades que podrían estar interesadas en asistir. Dale a tu audiencia espacio para hablar sobre sus preferencias. Puede hacer preguntas directas o permitirles comentar sobre sus necesidades, si las hubiera.

Alternativamente, puede alentar a los asistentes a enviar solicitudes formales de accesibilidad al evento al mismo tiempo que registran o compran las entradas. Por ejemplo, puede proporcionar un sistema integrado cuestionario de reserva de eventos y preguntar preferencias para los asistentes. 

Al hacer preguntas y estar abierto a brindar adaptaciones razonables para el evento, les muestra a las personas con discapacidades que su evento es accesible e inclusivo.

7. Proporcionar herramientas de asistencia y dispositivos de movilidad.

Ponga a disposición de los asistentes recursos como equipos de movilidad, servicios de subtítulos en vivo, ayudas táctiles y dispositivos de ayuda auditiva en sus eventos. Considere ofrecer opciones como sillas de ruedas, scooters o rampas portátiles para brindar asistencia para la movilidad. Las herramientas de asistencia visibles y accesibles, incluidos materiales en braille y guías visuales, infunden confianza en los asistentes y garantizan que se sientan incluidos. Además, los mostradores de ayuda dedicados a los recursos de accesibilidad pueden facilitar que los asistentes soliciten y reciban asistencia cuando la necesiten.

8. Capacitar al personal del evento sobre las mejores prácticas de accesibilidad

Eduque a su equipo sobre los protocolos de accesibilidad y la etiqueta para discapacitados para fomentar un entorno de apoyo. Asegúrese de que el personal reciba una capacitación que cubra la competencia cultural, la comprensión de los derechos de las personas con discapacidad y el reconocimiento de diversas necesidades de accesibilidad. Equipe a su equipo para manejar consultas de rutina y situaciones de emergencia de manera inclusiva, como guiar a los asistentes con discapacidades visuales o brindar asistencia con dispositivos de movilidad. La realización de juegos de roles y la inclusión de ejemplos de accesibilidad del mundo real en las sesiones de capacitación pueden mejorar significativamente su capacidad para responder de manera eficaz a las diversas necesidades de los asistentes. El personal debe comprender el significado de la cultura de la discapacidad en relación con diferentes las comunidades, así como lo que significa ser visible en la propia identidad y al mismo tiempo adaptarse a un espectro de discapacidades.

9. Integrar tecnologías de IA para la accesibilidad de eventos y herramientas adaptativas

Aproveche las herramientas de IA para transformar la accesibilidad en los eventos. Los subtítulos automáticos en tiempo real, la traducción en lenguaje de señas y las interfaces controladas por voz mejoran la inclusión. La asistencia personalizada impulsada por IA mejora la navegación y la interacción, creando una experiencia perfecta para los asistentes con discapacidades.

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10. Pruebe la accesibilidad desde la perspectiva del asistente

Empatice con su audiencia experimentando el evento como un asistente con discapacidades sensoriales o de movilidad. Intente recorrer el lugar usando una silla de ruedas u otros dispositivos de ayuda a la movilidad para identificar posibles barreras físicas, como caminos estrechos o superficies irregulares. Siéntese en diferentes lugares del lugar, incluidas las áreas designadas para personas con discapacidades, para evaluar las líneas de visión y la claridad del audio. Además, pruebe herramientas de comunicación como dispositivos de ayuda auditiva o servicios de subtítulos para asegurarse de que funcionen sin problemas. Estas acciones ayudan a descubrir barreras ocultas, lo que permite una planificación más inclusiva y garantiza que el evento supere los estándares de accesibilidad.

III. Beneficios de la tecnología de accesibilidad para eventos modernos

Herramientas modernas como TimelySoftware de gestión de eventos de Simplifican la organización de eventos accesibles. Las funciones clave incluyen comprobadores de cumplimiento de accesibilidad, interfaces adaptativas e integración perfecta con tecnologías de asistencia. Estas soluciones hacen que la organización de eventos inclusivos sea más manejable y eficaz.

TimelyLas soluciones de garantizan la accesibilidad a los eventos a través de características innovadoras, lo que ayuda a los organizadores a cumplir con la ADA para eventos y, al mismo tiempo, brindar experiencias excepcionales. Explorar TimelyDeclaración de accesibilidad web de y visite en el Timely Help Center para obtener información sobre cómo organizar eventos accesibles.

IV. ¿Por qué elegir? Timely ¿Para accesibilidad de eventos?

Timely es líder en soluciones de accesibilidad para eventos y ofrece herramientas sólidas diseñadas para cumplir con los estándares más altos. Reconocido como uno de los mejores software de venta de entradas por Capterra, Timely Proporciona funciones galardonadas que hacen que la planificación de eventos sea fluida e inclusiva.

Los beneficios clave incluyen:

• Soluciones integrales:Desde calendarios de eventos hasta software de venta de entradas, TimelyLas herramientas de garantizan el cumplimiento de la accesibilidad.
• Características innovadoras:Las herramientas impulsadas por inteligencia artificial, como los subtítulos automáticos y las traducciones en tiempo real, mejoran la inclusión de los eventos.
• Confiado por expertos: Timely Ha sido designado líder en su categoría de software de reserva de eventos por GetApp y nombrado líder en software de gestión de eventos por Software Advice.

Para obtener más información, explora TimelySoftware de calendario de eventos de o leer nuestra casos de estudio para ver cómo hemos apoyado a organizaciones en todo el mundo. Contáctenos para obtener más información sobre la accesibilidad de eventos y cómo usted y su audiencia pueden beneficiarse de Timely tecnología de eventos accesible.