Le guide avancé du processus de planification d'événements

La planification d'un événement peut être une tâche ardue, mais si vous décomposez le processus de planification d'un événement en étapes, cela peut vous éviter beaucoup de soucis. Existe-t-il un modèle de processus de planification d'événements à suivre ? Consultez notre guide avancé sur le processus de planification d'événements ci-dessous et découvrez-le.

Étape 1 : Déterminer les buts et les objectifs

Nous voulons tous notre événements pour réussir, quel que soit le type d'événement. Il peut s'agir d'un concert, d'une soirée casino, d'un lancement de produit ou d'une célébration du XNUMX juillet à la piscine de la ville. Ils doivent partir sans encombre.

Mais la première question que nous devons nous poser est : qu'est-ce qui définit le « succès » ? Que voulons-nous accomplir ?

Si vous ne savez pas ce que vous recherchez, il sera difficile de le saisir. La première chose que vous devez faire lors de la planification d'un événement est de vous asseoir et de décider exactement ce que vous essayez de faire. Cela peut sembler évident : vous voulez organiser un événement du XNUMX juillet à la piscine de la ville. Cependant, de quoi avez-vous besoin pour que cela soit un succès? Est-ce que les habitants peuvent rencontrer les dirigeants de leur ville ? Ou peut-être essayez-vous de redonner à la piscine de la ville son lustre d'antan après une restauration massive de deux ans ? Peut-être voulez-vous honorer les anciens combattants?

L'objectif pourrait être tout cela et bien plus encore. Mais déterminer le « pourquoi » avant de chercher le « quoi » est essentiel pour planifier un bon événement.

Étape 2: Soyez organisé

Vient maintenant la partie la plus difficile. Vous savez ce que vous voulez faire : disons que votre objectif pour la fête du 25 juillet est d'augmenter de XNUMX % le nombre d'abonnements à la piscine. Comment arrivez-vous à ce point? Vous allez avoir besoin de deux choses pour vous aider : des gens et de l'argent.

Le budget de l'événement peut vous avoir été donné par quelqu'un d'autre, ou vous devrez peut-être faire le rapport des profits et pertes pour déterminer exactement combien d'argent peut être dépensé pour obtenir un profit dans les abonnements à la piscine. 

Mais vous avez aussi besoin de personnes pour vous aider. Il peut s'agir de collègues qui sont chargés de travailler avec vous, ou de personnes que vous avez sélectionnées, ou encore de bénévoles de la communauté qui souhaitent s'impliquer. 

Peu importe de qui il s'agit, vous devez constituer une équipe de personnes qui seront chacune utiles à leur manière. Certains des rôles dont vous pourriez avoir besoin sont le chef de projet, le responsable de site, le planificateur, le concepteur créatif, le marketing, le coordinateur des sponsors et des fournisseurs, etc. Ce n'est que lorsque vous avez une équipe en place que vous pouvez organiser un événement.

Étape 3 : Élaborer une campagne de marketing et de communication

La majorité de cela incombera à votre équipe marketing et créative (si vous en avez), mais avec cette étape, vous devez déterminer comment vous allez faire connaître l'événement du XNUMX juillet. Utiliserez-vous des flyers ? Panneaux publicitaires ? Signes de cour? Toutes ces choses sont efficaces, mais qui va les concevoir, qui va les imprimer et qui va les placer ? Ce sont toutes des questions auxquelles vous devrez répondre. 

L'image de marque entre en jeu de manière importante, surtout s'il s'agit d'événements professionnels et non de piscines urbaines. Mais le fait est que vous voulez un message cohérent sur tous vos canaux de communication. Cela peut signifier des logos et des polices similaires. Cela pourrait signifier des slogans. Cela peut signifier un thème pour l'événement - votre événement du XNUMX juillet peut avoir un thème de rodéo, ou un thème de pionnier, ou un thème de guerre révolutionnaire. Quoi qu'il en soit, vous devez prendre la décision, puis vous y tenir.

Étape 4 : planifier le programme

Vous devez savoir tout ce qui va se passer, quand cela se passe et qui en est responsable. C'est un excellent travail pour votre chef de projet. Votre événement du XNUMX juillet peut commencer par un petit-déjeuner aux crêpes au lever du soleil sur le parking de la piscine - qui va installer les tables et les chaises ? Qui va cuisiner les crêpes ? Qui va gérer les déchets ? Ensuite, votre événement peut avoir une cérémonie d'inauguration pour rouvrir la piscine récemment rénovée - qui va couper le ruban ? Aurez-vous besoin d'un microphone et comment sera-t-il alimenté ? Qui va se tenir où et comment la foule sera-t-elle contrôlée ?

Vous voyez, à chaque étape de votre événement, vous aurez besoin de savoir qui fait quoi et quand.

Étape 5 : Coordonner les sponsors, les fournisseurs et les conférenciers

Peut-être que plus tard dans la journée vous ferez venir des food trucks sur le parking de la piscine ? Ou le maire va organiser une cérémonie dans le parc à l'avant où ils honoreront les anciens combattants ? Peut-être que des stations de radio locales seront sur place pour diffuser de la musique ? Peut-être que les entreprises locales auront fait un don à la cause et voudront avoir un stand où elles pourront montrer leurs produits ?

Vous devrez coordonner tout cela pour que votre événement soit un succès.

Étape 6 : Trouvez les bons outils techniques

Timely est un logiciel de gestion d'événements à service complet qui peut vous soulager de beaucoup de maux de tête. Avec Timely Logiciel de calendrier d'événements, vous publiez, promouvez et distribuez facilement des événements, afin que davantage de personnes les connaissent. De plus, avec Timely Réservation d'événement et Billetterie d'événement logiciels, vous pouvez collecter des RSVP ou vendre des billets d'événements directement à partir de votre site Web.

Et il peut tout faire avec un domaine personnalisé et des communications de marque qui donneront à votre événement communautaire un aspect beaucoup plus professionnel que le site Web de votre ville.

Étape 7 : exécuter le plan

Le XNUMX juillet est arrivé. C'est l'heure du petit-déjeuner aux crêpes, du marathon, de la coupe du ruban, du défilé, des conférenciers patriotiques et de tout le reste. Mais parce que vous avez fait tout le travail de base et suivi toutes les étapes du processus de planification de votre événement, tout se déroulera parfaitement.

Étape 8 : Évaluer et enregistrer

Une fois que c'est fini, vous n'avez pas fini ! Au cours des derniers mois de planification du XNUMX juillet, vous venez d'en apprendre beaucoup sur le fonctionnement de votre communauté - sur les budgets, les sponsors, les bénévoles et les communications. Vous devez évaluer ce qui s'est bien passé, ce qui s'est mal passé, et vous devez enregistrer ces informations afin que la prochaine fois que quelqu'un à votre place devra organiser un événement communautaire, il n'aura pas à réapprendre toutes les connaissances que vous avez acquises.

Avec TimelyGrâce aux outils de reporting et d'analyse intégrés de , vous pouvez évaluer le retour sur investissement de votre événement et planifier de meilleurs événements à l'avenir.

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