Étude de cas : Université des sciences de la santé et de la pharmacie (UHSP)

L'entreprise Timely Gestion optimisée des événements pour l'Université des Sciences de la Santé et de la Pharmacie (UHSP) de Saint-Louis. Notre solution a optimisé les flux de travail et l'engagement communautaire pour 300 événements mensuels sur le campus, gérant 100 espaces réservables et 150 participants actifs.

Logo de l'Université des sciences de la santé et de la pharmacie UHSP

PROFIL CLIENT

La série Université des Sciences de la Santé et de la Pharmacie (UHSP)Fondée en 1864, l'UHSP est une prestigieuse institution privée de Saint-Louis, dans le Missouri. Elle prépare depuis longtemps ses étudiants à des carrières réussies en pharmacie, en sciences de la santé et en leadership dans le secteur de la santé.

Au-delà des universitaires, l'UHSP est un pôle dynamique pour environ 300 événements mensuels organisés par plus de 150 organisateursCes événements, notamment des colloques, des salons de l’emploi, des conférences de recherche et des rassemblements éducatifs, rassemblent des étudiants, des professeurs, des anciens élèves et des professionnels de la santé.

L'Université offre plus de 100 espaces réservables Pour soutenir ces activités, les salles de classe, les bibliothèques, les réfectoires, les gymnases, les laboratoires et les résidences universitaires servent de lieux d'événements académiques et parascolaires.

Pour savoir comment l'UHSP gère ce paysage événementiel dynamique, nous avons discuté avec Jessie SauerweinResponsable des événements universitaires. Cet article explore comment l'UHSP utilise Timely's Logiciel de gestion des sites pour rationaliser les flux de travail, améliorer la collaboration et maximiser l'engagement sur le campus.

À propos de Jessie Sauerwein – Maestro des événements de l'UHSP

À propos de Jessie Sauerwein – Maestro des événements de l'UHSP

En tant qu'UHSP Responsable des événements universitaires, Jessie Sauerwein est la force motrice de la réussite des événements sur le campus. Elle supervise demandes d'espace, locations et ressources, garantissant que chaque détail soit parfaitement cohérent. Qu'il s'agisse de coordonner les étudiants, les professeurs, le personnel, les fournisseurs ou les clients externes, Jessie assure un processus fluide et efficace. maintenance et sécurité pour AV/IT, restauration et ménage, elle s'assure que toutes les équipes sont synchronisées, offrant des événements sans faille qui rassemblent la communauté UHSP.

DÉFIS

Alors que leur système précédent était sur le point d'être obsolète, l'UHSP avait besoin d'une solution moderne et évolutive pour rationaliser la planification des événements, l'attribution des salles de classe et la réservation des lieux sur l'ensemble du campus.

Compte tenu de la taille de l'université, le nouveau système devait être convivial et capable de gérer de nombreux espaces événementiels, ainsi que des réservations complexes et récurrentes pour les cours et les événements spéciaux. Il devait également prévenir les conflits d'horaires en marquant automatiquement les salles comme indisponibles.

Outre la planification, l'université souhaitait un flux de travail simplifié avec des formulaires d'admission personnalisables, des approbations manuelles et des notifications par e-mail automatisées pour tenir tous les participants informés. La possibilité de demander des ressources et des services, tels que du matériel audiovisuel et des services de restauration, lors du processus de réservation était également importante.

Les anciens systèmes de gestion des événements et des lieux de l'université n'étaient pas intégrés, et l'ancien système manquait d'attrait visuel et de convivialité. Il était donc difficile pour les enseignants et le personnel de soumettre des événements et pour les participants de les trouver, faute d'options de filtrage et de recherche.

De plus, les newsletters des événements devaient être créées manuellement et les événements payants étaient gérés via un logiciel distinct. Ce système disparate était source de confusion au sein de la communauté universitaire et occupait un temps considérable à répondre aux demandes.

En résumé, avant d’adopter TimelyGrâce au logiciel de 's, l'UHSP a dû relever de nombreux défis dans la gestion de ses événements, notamment : 

Système obsolète et peu convivial
Volume élevé de réservations complexes
Conflits d'horaires
Confusion dans les soumissions d'événements
Système disjoint pour promouvoir les événements
Attrait visuel et accessibilité limités
Processus manuels pour la billetterie et les newsletters
Université des sciences de la santé et de la pharmacie Jonas Hall

« Nous avons exploré plusieurs autres options, mais Timely « se distingue par son prix abordable, son design élégant et son intégration transparente de la newsletter, du calendrier public et du processus convivial de soumission d'événements et de flux de travail d'approbation. »

Jessica Sauerwein, responsable des événements universitaires, UHSP

SOLUTION

Timely's logiciel de gestion d'événements et de lieux a habilité l'UHSP à :

Assurer une transition logicielle transparente

Avec l'aide d' Timely's Équipe des services professionnelsL'UHSP a mis en œuvre et lancé le système en trois mois, y compris la configuration du compte, la migration des données et la formation des utilisateurs, garantissant une transition en douceur et une adoption complète.

Centraliser la gestion des lieux et des ressources 

Des outils de réservation personnalisables ont permis à l'UHSP d'avoir une vue claire et organisée de tous les espaces et ressources disponibles. Le processus simplifié de demande et d'approbation de location de salle a permis d'éliminer les doubles réservations et d'optimiser l'utilisation de l'espace.

Améliorer la communication

Avec plus de 150 organisateurs d'événements et parties prenantes, Timely Coordination simplifiée entre les services. Des notifications automatisées et une plateforme intuitive ont permis de réduire les problèmes de communication et d'améliorer la logistique des événements.

Augmenter la participation aux événements

Un centre d'événements centralisé améliore la promotion et la visibilité. TimelyCalendrier interactif, automatisation et routils d'inscription a rendu les événements plus faciles à trouver et à suivre, renforçant ainsi l'engagement du campus.

Découvrez l'incroyable portail de réservation d'espaces de l'UHSP !

Avec TimelyGrâce aux outils de gestion des lieux, l'UHSP a créé un portail en ligne convivial pour les réservations d'espaces et de ressources, facilitant ainsi la navigation et la soumission des demandes.

RÉSULTATS

Depuis l'adoption TimelyLogiciel de gestion d'événements et de lieuxL'UHSP a révolutionné la gestion de l'espace, la planification d'événements et la promotion, rendant les processus plus efficaces et plus fluides.

Automatisation intelligente, outils intuitifs et support dédié veiller à ce que chaque événement, des conférences aux cérémonies de remise des diplômes, soit organisé, efficace et sans tracas.

Le rationalisé processus de soumission d'événement Permet aux enseignants et au personnel de soumettre correctement leurs demandes de réservation d'espace, réduisant ainsi les erreurs et les demandes de renseignements. Grâce à un système plus intuitif, approbations d'événements sont désormais plus rapides et plus fiables. L'UHSP a également amélioré la gestion des ressources en utilisant des champs personnalisés pour suivre plus efficacement les ressources liées aux événements.

L’engagement à l’échelle du campus s’est accru avec calendrier visuellement attrayant Avec des images, améliorant la visibilité et la participation aux événements. Les newsletters et notifications d'événements automatisées ont considérablement réduit la charge de travail manuelle, libérant ainsi du temps aux organisateurs. Outils de billetterie intégrés simplifiez l'inscription et le suivi des présences pour les événements majeurs comme les remises de diplômes.

Jessie met en évidence :"Timely« La conception et la fonctionnalité modernes de ont changé la donne pour l'UHSP, améliorant l'utilisation de l'espace, la communication événementielle et l'engagement à l'échelle du campus. »

En tant que partenaire de confiance, Timely fournit une solution robuste tout-en-un qui rationalise les opérations liées aux événements et aux lieux, tout en stimulant les efforts d'animation du campus. Grâce à un système intuitif et automatisé, l'UHSP a transformé la gestion, la promotion et l'expérience des événements sur le campus.

Les principales victoires de l'UHSP comprennent :

Processus simplifié de demande de réservation d'espace événementiel
Logistique et communication événementielles rationalisées
Élimination des doubles réservations, réduction des erreurs et des demandes de renseignements
Travail manuel minimisé et efficacité accrue
Amélioration de la promotion et de la distribution des événements
Engagement et participation communautaires renforcés
Coûts opérationnels réduits

"Timely a transformé notre façon de gérer les événements et les lieux. Cela nous a libéré du temps et permis de nous concentrer sur l'essentiel : créer une communauté et offrir un service exceptionnel.

Jessica Sauerwein, responsable des événements universitaires, UHSP

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Campus du bâtiment UHSP
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