4 outils pour rationaliser la gestion des événements du musée

Organiser un événement dans un musée n'est pas une mince affaire. Contrairement aux concerts, festivals ou dîners privés, les événements muséaux exigent précision, structure et un profond respect de la vocation du lieu et des collections. De la gestion de la sécurité et des flux de visiteurs à la coordination des plannings de groupes ou de visites scolaires, chaque détail doit être soigneusement maîtrisé. Dans cet article, nous explorerons quatre outils pour optimiser la gestion de vos événements muséaux.

I. Meilleurs outils pour simplifier la gestion des événements muséaux

Que vous organisiez un gala, un programme éducatif ou une journée familiale, la marge d'erreur est mince, et l'efficacité est essentielle. Heureusement, les technologies modernes logiciel de gestion d'événements de musée peut simplifier cette tâche complexe. Nous avons présenté ci-dessous quatre outils puissants conçus pour vous aider à organiser des événements muséaux fluides et réussis.

1. Trello

Trello est un logiciel gratuit de planification de projets. Son interface très intuitive permet de créer des listes de tâches pour une personne ou une organisation entière. Imaginez : commencez la planification d'un événement et faites un brainstorming, notez tout ce qui doit être fait sur un post-it, puis attribuez chaque post-it à un membre du comité de planification. C'est exactement ce que propose Trello, mais tout est en ligne.

Les utilisateurs pourront facilement suivre les projets qui leur sont assignés, les faire passer d'une étape d'achèvement à la suivante et voir comment tous les autres membres de l'équipe s'en sortent avec leurs tâches. Les chefs de projet peuvent superviser l'ensemble de l'opération et observer le déroulement de l'événement.

2. Asana

Asana est un logiciel de gestion de projet gratuit (pour les petits événements) qui permet de décomposer les projets en sous-listes, et même en sous-sous-listes plus détaillées. Des tableaux de bord vous permettent de visualiser l'avancement de chaque partie du projet. De plus, vous pouvez constamment organiser et réorganiser les événements du musée afin de pouvoir commencer dès qu'une étape est terminée. 

Asana se décompose au niveau de la personne, montrant à chaque membre du personnel du musée quel sera son rôle et quelles tâches il devra accomplir quand. 

3. Cliquez vers le haut

ClickUp est un outil de planification d'événements pour musées, destiné aux apprenants visuels. Il permet de créer des projets, à la manière d'Asana et de Trello, et offre une multitude de vues différentes pour analyser les tâches à mesure que votre événement approche. Il propose des listes, des vues Kanban et même des diagrammes de Gantt. premium fonctionnalité pour le logiciel autrement gratuit. 

Le logiciel offre de nombreuses vues, avec une fonction de chat qui permet aux membres de l'équipe du musée de parler des tâches individuelles au fur et à mesure qu'ils le font. Il dispose également d'une fonction Doc, qui est essentiellement un wiki qui peut être créé autour de n'importe quel aspect spécifique du projet. 

Le seul inconvénient est que la courbe d'apprentissage avec ClickUp est un peu raide. Cependant, une fois que vous avez compris, cela peut aider à planifier un peu l'événement de votre musée.

4. Timely

Timely est le parfait logiciel de gestion d'événements pour musées et galeries d'art. Il permet aux musées et aux galeries de créer une belle calendrier des événements en ligne sur leur propre site Web. De plus, il automatise plusieurs tâches, ce qui facilite la promotion d'événements en ligne. Par exemple, publier des événements sur les réseaux sociaux et envoyer des newsletters sur les événements à venir de manière automatisée. 

Par ailleurs, Timely logiciel de gestion d'événements de musée vous permet de recueillir les RSVP et vendre des billets pour des événements. Ceux-ci peuvent être pré-réservés ou achetés à la porte. Et tout est maintenu dans le même système comptable. 

De plus, tout peut être personnalisé pour ressembler à la marque et au ton de votre musée. De votre logo, couleurs et polices de votre marque, aux tickets d'événements et aux notifications par e-mail.  

Avec toute cette technologie événementielle à votre disposition, vous impressionnerez à coup sûr vos mécènes et donateurs. Cela leur facilitera également la participation à vos événements. Pour logiciel de planification d'événements de musée, Timely est un incontournable. 

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