5 compétences essentielles d'un coordonnateur d'événements universitaires

Quelles sont les 5 compétences que doit posséder tout coordinateur d'événement universitaire ?

Eh bien, lisez ci-dessous pour le savoir!

# 1 Soyez accessible aux étudiants et aux professeurs en étant innovant et à la pointe de la technologie

Un coordonnateur d'événements universitaires doit être facilement accessible par les membres de l'université — et entretiennent des liens étroits avec les syndicats et clubs étudiants. C'est le sens du coordinateur d'événements auquel nous croyons. En fait, être féru de technologie a ses avantages lorsque vous envisagez d'utiliser un calendrier d'événements en ligne où tous les étudiants peuvent rechercher et trouver des événements. 

Timely dispose d'un système centralisé gestion d'événements système, afin que vous puissiez connecter tous les sites Web des départements universitaires et gérer tous les calendriers d'événements à partir d'un seul logiciel, en gérant les autorisations en fonction des rôles des utilisateurs.

Les gens doivent savoir comment vous contacter chaque fois qu'ils souhaitent promouvoir un événement. Après tout, la planification d'un événement demande beaucoup d'efforts et personne ne veut le voir échouer sans participants.

Avec Timely, vous pouvez faciliter la soumission d'événements avec le logiciel de gestion d'événements universitaires. Tout ce qu'ils ont à faire est de remplir un formulaire et vous pouvez ensuite inclure l'événement sur le calendrier universitaire officiel!

De nombreuses universités organisent des événements à faible fréquentation non pas parce que les orateurs ne sont pas des experts, que le sujet n'est pas intéressant ou que les organisateurs ne sont pas compétents, mais parce que personne n'en entend parler. Les étudiants ont déjà tellement de choses en tête et ils iront aux événements qui les touchent - pas à ceux qu'ils doivent poursuivre.

Ainsi, avec un formulaire de soumission, vous pouvez créez une chaîne qui permet à quiconque de soumettre facilement un événement. Informez simplement les dirigeants des syndicats étudiants, des départements et des clubs du formulaire pour commencer à inscrire des événements à votre calendrier !

Et vous pouvez même utiliser notre service de billetterie ils n'ont donc pas besoin de réserver des billets sur des sites Web tiers.

Découvrez notre logiciel de calendrier d'événements.

#2 Soyez un conservateur d'événements (et un bon rédacteur de newsletter) avec notre outil de recherche d'événements

Être conservateur est un travail en soi, mais avoir des compétences en matière de conservation permettra à vos événements d'attirer plus de participants.

Time.ly vous permet de rechercher et d'importer des événements à partir de plusieurs sources, y compris la nôtre réseau de calendriers, Facebook, EventBrite et Meetup. Vous pouvez inclure, dans le calendrier universitaire, des événements intéressants qui se déroulent dans la communauté pour informer vos étudiants.

La clé est d'organiser les événements par catégorie et même personnaliser les newsletters vous envoyez en fonction de chaque département universitaire. Après tout, un étudiant en ingénierie sera probablement plus intéressé par un séminaire de robotique qu'un étudiant en art.

Faites vos newsletters hebdomadaires. Le lundi, par exemple, est une bonne journée pour les bulletins d'information sur les événements - c'est le début de la semaine et les étudiants veulent planifier à l'avance ce qu'ils vont faire.

Et oui, il y a une chose comme envoyer trop d'e-mails. Si les étudiants reçoivent des alertes d'événements quotidiens, ils commenceront probablement à les ignorer.

Avec Timely, vous pouvez intégrer le calendrier des événements dans votre e-mail ou votre MailChimp compte, ce qui permet aux étudiants de vérifier facilement ce qui se passe. 

#3 Soyez gestionnaire d'installations

Mais attendez, n'est-ce pas un event responsable uniquement censé s'occuper des événements ? Eh bien, dans une université, les installations deviennent également des «événements», et en tant que coordinateur de l'événement, il est de votre responsabilité d'être également au top.

C'est parce que deux groupes de personnes différents ne peuvent pas utiliser le même endroit en même temps. Disons par exemple que vous avez des salles d'étude dans votre bibliothèque universitaire.

Ces salles d'étude doivent être réservées, n'est-ce pas ? Sinon, les gens se dirigeront vers les salles d'étude déçus pour les trouver bondées. Il en va de même pour les salles de conférence, ainsi que la plupart des installations sportives (terrains de basket, salles de fitness, etc.).

Alors, utiliser un logiciel de réservation d'événements d'avoir un endroit que le corps professoral peut utiliser pour réserver ces installations. Vous faciliterez la vie de tout le monde si vous devenez également « facility manager ».

#4 Permettre aux parents de voir facilement ce qui se passe à l'université

Bien sûr, les étudiants méritent leur vie privée. Mais cela ne signifie pas que vous devriez laisser les parents dans l'ignorance de ce qui se passe avec leurs précieux fils et filles à l'université.

Outre, de nombreux événements peuvent avoir la participation des parents, alors pourquoi ne pas leur donner la chance de se joindre à nous et de dire bonjour ?

Avec Timely calendrier, vous pouvez donner aux parents la chance de voir les principaux événements à l'université.

#5 Soyez une personne organisée et ponctuelle

S'il y a une compétence qu'un organisateur d'événements doit avoir, c'est celle d'être organisé et ponctuel. C'est votre travail de faciliter la participation des étudiants à tous les événements universitaires.

C'est votre travail de vous assurer que chaque événement reçoive l'attention qu'il mérite et qu'aucun événement ne devienne un flop. Votre rôle est de faire le l'université une expérience enrichissante avec des événements qui formeront de précieux souvenirs.

Alors, jouez votre rôle avec un logiciel à vos côtés - un logiciel de planification d'événements créé pour en faire une réalisation facile.

Planifiez un meilleur événement avec Time.ly dès aujourd'hui !