6 problèmes courants de planification d'événements et solutions

Les problèmes de planification d'événements sont une conséquence naturelle de la planification d'événements. Il y aura toujours des problèmes, certains petits et d'autres gros. La question est de savoir ce que vous pouvez faire pour atténuer les gros problèmes et aplanir les petits problèmes, et, éventuellement, vous gérerez les événements comme un professionnel. 

Voici quelques-uns des plus grands problèmes de planification d'événements et des solutions que nous avons vus car nous avons été à l'avant-garde des problèmes contemporains dans la gestion d'événements. 

#1. Les dépenses excessives sont un problème majeur de planification d'événements : voici comment les gérer

La budgétisation d'un événement que vous planifiez est peut-être le plus grand défi auquel vous serez confronté. Il semble que presque tous les événements, à l'exception des plus grands événements prévus pour les grands rassemblements professionnels, auront du mal à obtenir le montant d'argent dont ils ont besoin pour faire tout ce qu'ils veulent faire. Ça va être une lutte constante pour pincer les centimes ici afin que vous puissiez faire des folies un peu là-bas. 

Il existe de nombreux outils de gestion de l'argent que vous pouvez utiliser pour prévenir les problèmes de planification d'événements, mais nous vous recommandons deux choses : premièrement, nous vous recommandons d'avoir une personne dans votre comité - de préférence une personne et au moins un ou deux assistants (ou plus en fonction de la taille de l'événement) qui est seul responsable du budget. Ils gèrent l'argent, ils tiennent les cordons de la bourse et toutes les dépenses passent par eux.

La deuxième méthode que nous recommandons est d'utiliser un logiciel de gestion d'événements qui vous permettra plus facilement d'accepter de l'argent de vos participants, et pour cela nous vous recommandons TimelyLogiciel de billetterie d'événements et logiciel de réservation d'événements. Ces plateformes logicielles se synchronisent avec tous Timely's, et ils élimineront le stress lié à la billetterie, à l'inscription, à la réservation de salles et à l'acheminement de tout votre argent entrant là où il devrait être.

#2. Ne pas suivre votre calendrier de planification (et ses changements) est un problème de planification d'événements : voici une solution

Le calendrier de planification des événements va être quelque chose que vous définissez (soi-disant dans la pierre) et qui continuera à changer à jamais à mesure que des problèmes, des changements d'horaire et des crises surgiront et que vous vous mettrez à éteindre les incendies. C'est le problème de la planification d'événements : le calendrier de planification n'est jamais aussi immuable que vous le souhaiteriez. 

La solution à cela est TimelyLe logiciel de calendrier d'événements de , qui est expert dans la résolution de problèmes dans l'industrie de la gestion d'événements grâce à des interfaces claires et conviviales qui feront avancer votre projet, franchissant étape après étape à mesure que vous vous rapprochez de l'heure de l'événement. Vous pouvez définir des notifications de calendrier telles que "Dernier jour pour s'inscrire !" et "Dernier jour pour les tarifs Early Bird !" pour encourager les gens à prêter attention au calendrier et à s'assurer qu'ils ne manquent aucune échéance importante - afin qu'ils ne deviennent pas des problèmes de planification d'événements.

#3. Ne pas avoir de plans de sauvegarde est un problème de planification d'événements : ce que vous devez faire pour vous préparer

Que le problème soit que vous attendiez le début d'un événement en plein air, puis qu'il y ait un orage soudain, envoyant tout le monde se mettre à l'abri, ou que le problème soit que vous ayez réservé une salle de bal qui n'est tout simplement pas assez grande pour contenir tout le monde. les participants qui se sont inscrits la veille de l'événement, vous devez avoir des plans de secours pour éviter les problèmes de planification de l'événement. 

Être préparé signifie que vous avez réfléchi à toutes les éventualités (et vous pouvez être assuré qu'il y aura QUELQUE CHOSE que vous oublierez) et que vous avez d'autres plans pour vous adapter aux changements. Vous ne pourrez peut-être rien faire contre la foudre lors d'un événement en plein air, mais vous pouvez vous préparer avec des ponchos en plastique pour garder les gens relativement au sec pendant la pluie. Vous n'avez peut-être pas la bonne taille de salle de bal, mais vous auriez pu l'indiquer dans votre contrat avec l'hôtel que vous êtes autorisé à agrandir en cas de besoin.

#4. Ne pas avoir de personnel professionnel est un problème de planification d'événements : comment les obtenir ?

Selon le type d'événement que vous planifiez, avoir un personnel professionnel de planification d'événements peut ne pas être simplement pratique, mais cela peut être une nécessité. Si vous travaillez pour une grande entreprise qui organise régulièrement des événements, il peut très bien y avoir une équipe de planification d'événements qui s'en occupe jour après jour. Mais si vous ne le faites pas, soyez assuré qu'il existe des professionnels de l'organisation d'événements indépendants qui sont disponibles pour s'assurer que votre événement se déroule sans heurts. 

Considérez ces personnes comme les planificateurs de mariage de votre événement. Vous n'en aurez peut-être jamais besoin plus d'une fois, mais lorsque vous en avez besoin, ils sont extrêmement utiles pour faire avancer les choses, car ils en savent plus que vous - ils le font tous les jours.

#5. Ne pas avoir de logiciel de gestion d'événements structuré est un problème de planification d'événements : voici une solution

Il existe de nombreux logiciels de gestion d'événements conçus pour éliminer les problèmes de planification d'événements. Mais le plus gros problème avec la plupart d'entre eux est qu'ils ne sont pas intégrés et qu'ils n'offrent qu'une solution à un problème. Il peut y avoir un logiciel de billetterie - qui fonctionne très bien comme logiciel de billetterie - mais qui ne s'intègre pas à votre système de calendrier et à votre système de réservation. Avoir un logiciel de gestion d'événements tout-en-un est la solution à vos problèmes de planification d'événements. (Astuce : nous recommandons Timely.)

#6. Ne pas penser que les petites choses sont un problème de planification d'événements : voici comment vous vous en souvenez

Lors des premières réunions de planification d'événements, vous devez réunir tous les membres de votre équipe, de votre planificateur d'événements professionnel sous contrat à votre responsable bénévole des relations avec le personnel, pour qu'ils se réunissent dans une salle et réfléchissent à tout ce qui doit être fait. Y aura-t-il suffisamment de tables et de chaises ? Qui va installer ces tables et ces chaises et combien de temps cela prendra-t-il ? Y aura-t-il du temps (et de l'espace) pour des mini-événements de réseautage entre les sessions ? Comment seront-ils facilités ? Comment chacun obtiendra-t-il sa nourriture? Qui se disputera les artistes?

Toutes ces choses sont essentielles, et avoir un professionnel de la planification d'événements dans l'équipe vous aidera à penser à des choses auxquelles vous n'aviez pas pensé auparavant, mais la vraie clé est de rassembler tout le monde et de discuter des problèmes de planification d'événements, sans négliger aucun effort. . Notez tout cela, puis affectez quelqu'un à chaque élément. Rendre les gens responsables, puis assurer le suivi.

Conclusion

Ce ne sont là que quelques-uns des problèmes de planification d'événements que vous pouvez rencontrer avec les problèmes actuels des événements. Les problèmes contemporains de la gestion d'événements sont un sujet brûlant qui est débattu dans toutes les organisations, grandes et petites, et vous devez vous assurer que votre événement est à la hauteur des normes élevées que vos invités attendent. 

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