Étude de cas : Université des sciences de la santé et de la pharmacie (UHSP)

Université des Sciences de la Santé et de la Pharmacie (UHSP)Fondée en 1864, l'UHSP est une prestigieuse institution privée de Saint-Louis, dans le Missouri. Elle prépare depuis longtemps ses étudiants à des carrières réussies en pharmacie, en sciences de la santé et en leadership dans le secteur de la santé.

Au-delà des universitaires, l'UHSP est un pôle dynamique pour environ 300 événements mensuels organisés par plus de 150 organisateursCes événements, notamment des colloques, des salons de l’emploi, des conférences de recherche et des rassemblements éducatifs, rassemblent des étudiants, des professeurs, des anciens élèves et des professionnels de la santé.

L'Université offre plus de 100 espaces réservables Pour soutenir ces activités, les salles de classe, les bibliothèques, les réfectoires, les gymnases, les laboratoires et les résidences universitaires servent de lieux d'événements académiques et parascolaires.

Pour savoir comment l'UHSP gère ce paysage événementiel dynamique, nous avons discuté avec Jessie SauerweinResponsable des événements universitaires. Cet article explore comment l'UHSP utilise Timely's Logiciel de gestion des sites pour rationaliser les flux de travail, améliorer la collaboration et maximiser l'engagement sur le campus.

Alors que leur système précédent était sur le point d'être obsolète, l'UHSP avait besoin d'une solution moderne et évolutive pour rationaliser la planification des événements, l'attribution des salles de classe et la réservation des lieux sur l'ensemble du campus.

Compte tenu de la taille de l'université, le nouveau système devait être convivial et capable de gérer de nombreux espaces événementiels, ainsi que des réservations complexes et récurrentes pour les cours et les événements spéciaux. Il devait également prévenir les conflits d'horaires en marquant automatiquement les salles comme indisponibles.

Outre la planification, l'université souhaitait un flux de travail simplifié avec des formulaires d'admission personnalisables, des approbations manuelles et des notifications par e-mail automatisées pour tenir tous les participants informés. La possibilité de demander des ressources et des services, tels que du matériel audiovisuel et des services de restauration, lors du processus de réservation était également importante.

Les anciens systèmes de gestion des événements et des lieux de l'université n'étaient pas intégrés, et l'ancien système manquait d'attrait visuel et de convivialité. Il était donc difficile pour les enseignants et le personnel de soumettre des événements et pour les participants de les trouver, faute d'options de filtrage et de recherche.

De plus, les newsletters des événements devaient être créées manuellement et les événements payants étaient gérés via un logiciel distinct. Ce système disparate était source de confusion au sein de la communauté universitaire et occupait un temps considérable à répondre aux demandes.