Sélection du fournisseur de logiciels de gestion d'événements : 7 éléments à prendre en compte

Le choix d'un fournisseur de logiciel de gestion d'événements est une décision importante. Cela vous aidera à atteindre un niveau d'automatisation plus élevé, vous permettant de vous concentrer sur les choses qui comptent le plus - organiser de grands événements et offrir une expérience transparente à vos participants. Il y a quelques points ci-dessous qui sont assez importants dans la sélection de votre fournisseur de logiciel de gestion d'événements :

1. Ajustement du produit 

La première chose que vous devez prendre en compte lors de la sélection d'un fournisseur de logiciels de gestion d'événements est l'adéquation du produit. Vous devez avoir une compréhension claire de vos points faibles et des fonctionnalités logicielles qui les résoudraient le mieux.

Consulter toutes les parties prenantes, puis préparer une feuille de calcul avec vos fonctionnalités incontournables peut vous aider à identifier vos besoins. Ce document peut également vous aider à préparer l'appel d'offres ou l'énoncé des travaux, si c'est une exigence de votre organisation. 

Une fois que vous savez quels sont vos besoins en matière de gestion d'événements, il est plus facile de rechercher et de trouver le bon fournisseur. Vous pouvez commencer par passer en revue vos fournisseurs de logiciels potentiels Description du logiciel de gestion d'événements, à la recherche des fonctionnalités souhaitées. De plus, vous pouvez leur demander leur liste des fonctionnalités, ou pour un démonstration de produit pour confirmer si le système coche toutes vos cases.

Avec ces ressources à portée de main, il est beaucoup plus facile de sélectionner des fournisseurs et de décider qui figurera sur votre liste restreinte. 

2. Évolutivité de l'équipe 

Si vous souhaitez que plusieurs personnes de votre organisation utilisent votre logiciel de gestion d'événements, vérifiez combien de licences sont incluses dans leurs plans de paiement. Assurez-vous de vérifier cela avant de vous inscrire à un plan, car vous pourriez être obligé de payer un supplément. De nombreux fournisseurs de logiciels n'autorisent pas le partage logins avec les membres de l'équipe.

Pour les équipes de plus de deux, il est logique de trouver une plateforme avec une tarification abordable par utilisateur. Certains fournisseurs de logiciels de gestion d'événements sont basés sur des licences et facturent un abonnement fixe par utilisateur, ce qui peut devenir prohibitif à mesure que votre activité événementielle se développe.

Travaillez avec une entreprise qui est flexible pour la taille de votre équipe et vous permet d'ajouter facilement des membres selon vos besoins avec une structure de prix qui vous convient.

3. Facilité d'utilisation

Pour comprendre si un outil est facile à utiliser, demandez un essai gratuit et testez-le par vous-même. Il peut être avantageux de vérifier les avis des clients, de préférence dans votre secteur.

Demande d'un démo de l'interface pour ceux qui sont sur le front-end afin que vous puissiez être sûr qu'il s'agit d'une technologie facile à adopter pour vos participants.

Comment est la personnalisation de la plateforme ? Vérifiez s'il est simple de changer les couleurs, les logos, de concevoir une page d'inscription de marque, d'envoyer des newsletters par e-mail aux prospects, de créer des URL personnalisées sans l'aide d'un développeur ou d'un concepteur Web. La fonctionnalité de billetterie est-elle facilement personnalisable ? Il est important de rechercher une interface qui fournit des données en temps réel, ce qui facilite les projections de revenus et l'enregistrement des participants.

La solution à cela est d'utiliser Timely logiciel de gestion d'événements. En tant que solution unique, notre plateforme de gestion d'événements vous permet de rationaliser et d'automatiser tous les aspects de l'administration des événements, vous permettant ainsi de profiter du succès de votre prochain événement !

Quel que soit l'aspect de la planification ou de la promotion d'un événement pour lequel vous avez besoin d'aide, Timely aura tous les Caractéristiques et le soutien dont vous avez besoin pour faire de votre entreprise événementielle un succès. 

4. Sécurisé et conforme

Pour certaines organisations, la sécurité des technologies de l'information et la conformité légale sont également des considérations pertinentes lors de l'approvisionnement logiciel de gestion d'événements. Certes, travailler avec des fournisseurs de logiciels de gestion d'événements qui prennent ces problèmes au sérieux peut minimiser les risques potentiels et la responsabilité.    

Habituellement, les grandes organisations et les agences gouvernementales ont mis en place des procédures d'approvisionnement internes, qui comprennent un examen complet des politiques internes des fournisseurs. Les thèmes communs incluent la sécurité informatique, les lois mondiales sur la confidentialité et l'accessibilité. Si tel est le cas, concentrez-vous sur les fournisseurs qui ont des protocoles de sécurité, un Politique de confidentialitéEt un déclaration d'accessibilité web. Cela facilitera votre processus d'approvisionnement!

5. Formation et assistance

Renseignez-vous sur le type de formation et de soutien dont vous disposez lorsque vous parlez au vendeur. Quel est leur processus d'intégration ? Quel soutien obtiendrez-vous lors de la mise en place de la plate-forme ?

La plate-forme offre-t-elle un service d'assistance client solide ? Vérification d'un help center ou des vidéos de formation peuvent être un bon point de départ. Découvrez s'ils proposent une formation virtuelle en direct ou des cours privés moyennant des frais supplémentaires. Si vous disposez d'une assistance limitée de votre équipe pour configurer votre technologie événementielle, vous devrez y porter une attention particulière. 

Timely offre un robuste help center avec des tutoriels vidéo. Il commence par les bases pour utiliser l'interface et configurer votre Timely Logiciel de gestion d'événements ; vous guider tout au long de votre parcours pour devenir un maître de la gestion d'événements ! Ils offrent également une formation avancée avec des sessions individuelles pour les utilisateurs.

6. Prend en charge des entreprises comme la vôtre

Si la plate-forme de gestion d'événements a été impliquée dans des événements similaires au vôtre en termes de type et de taille d'industrie, elle est probablement la bonne pour gérer le vôtre. Il s'agit d'un critère important pour la sélection des fournisseurs afin d'assurer le succès de votre sélection de logiciels de gestion d'événements. 

Nous vous recommandons de faire vos propres recherches. Par exemple, recherchez études de cas, avis et témoignages, pour voir si d'autres clients sont satisfaits de leur choix de plateforme de gestion d'événements.

Nous comprenons que le processus de sélection des fournisseurs de logiciels est une tâche difficile. Heureusement, Timely facilite cette sélection en étant un logiciel de gestion d'événements simple, intégré et intuitif.

Timely aide les organisations privées, publiques et à but non lucratif à gérer plus efficacement les événements. Quelle que soit votre taille, nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs événementiels. Nous servons toutes sortes de marchés et industries de l'événementiel. Effectivement, Timely est le choix de plus de organisations 150,000 dans le monde entier pour faire passer leurs événements au niveau supérieur.

7. Options de tarification et de facturation

Dans votre processus de sélection de fournisseur de logiciels, vous devrez considérer les options de tarification disponibles en termes de fonctionnalités ou de modules complémentaires requis pour votre entreprise.

Demandez au fournisseur du logiciel de gestion d'événements si le prix est calculé en fonction des fonctionnalités que vous souhaitez utiliser, du nombre de participants ou du nombre d'événements que vous organiserez. Si vous organisez plusieurs événements tout au long de l'année, il peut être avantageux d'envisager un plan annuel. Parfois, il peut être plus rentable de s'inscrire pour une année entière, au lieu d'un forfait mensuel.

Certaines solutions offrent une expérience personnalisée en fonction des besoins spécifiques de gestion d'événements de votre entreprise. Si vous recherchez des forfaits sur mesure, Timely offre aux entreprises clientes des solutions logicielles de gestion d'événements personnalisées et des tarifs. Créez, importez et faites la promotion de nombreux événements, et gérez les événements plus efficacement. 

Le bon fournisseur de logiciels de gestion d'événements

En résumé, le meilleur fournisseur de logiciels de gestion d'événements est celui dont le produit coche la plupart de vos cases, peut évoluer avec vous et est facile à utiliser. . En outre, celui qui est sécurisé et conforme, offre une formation et une assistance, a travaillé avec des entreprises comme la vôtre et respecte votre budget.

Timely est le fournisseur choisi par plus de 150,000 XNUMX créateurs d'événements dans le monde. Notre logiciel flexible de gestion d'événements fonctionne parfaitement avec toutes sortes d'événements, y compris les événements virtuels, en personne et hybrides. Avec notre système, vous pouvez centraliser toutes vos offres d'événements dans une belle liste d'événements ou un calendrier, et personnaliser facilement vos pages de destination d'événements. De plus, vous pouvez automatiser la promotion de vos événements en les partageant sous forme de newsletter ou en les publiant automatiquement sur les réseaux sociaux. Vous pouvez également accepter les inscriptions et vendre des billets en ligne depuis votre propre site Web, sans intermédiaires.

Contactez-nous pour en savoir plus à propos de Timely, ou essayer gratuitement!