Comment définir les tarifs et les forfaits de planification d'événements

Fatigué de deviner combien facturer vos services d'organisation d'événements ? Vous n'êtes pas seul. Fixer le prix de vos services ne devrait pas être une mince affaire. Avec la bonne approche, vous pouvez créer des tarifs et des formules de tarification clairs et faciles à comprendre pour vos organisateurs d'événements, qui non seulement protègent vos profits, mais vous aident aussi à attirer plus de clients. 

Dans ce guide ultime, vous découvrirez comment fixer vos tarifs en toute confiance grâce à des conseils sur :

1. Quels sont les tarifs et les modèles de frais des organisateurs d'événements ?
2. Comment rechercher les tarifs d'organisation d'événements locaux
3. Comment calculer votre coût de base (sans sous-facturation)
4. Comment créer des packages de tarification pour la planification d'événements qui plaisent aux clients vraiment comprendre
5. Exemples de fourchettes de prix pour les forfaits de planification d'événements
6. Comment présenter les prix pour que les clients le disent "Oui"
7. FAQ sur les honoraires des organisateurs d'événements
8. Et comment l'utiliser Timely mettre la planification en action

Si vous voulez que votre tarification fonctionne pour toi (pas contre toi), c'est ta feuille de route.

I. Quels sont les tarifs et les modèles de frais des organisateurs d’événements ?

Il n'existe pas de méthode unique pour facturer l'organisation d'événements. Voici quelques options courantes :

• Taux forfaitaire – un prix unique pour l’ensemble du projet
• Tarifs horaire – facturer le temps réellement passé
• Pourcentage du budget total – courant pour les événements de grande envergure ou complexes
• Tarif par personne – utile pour les ateliers ou les événements payants
• Acompte plus honoraires de projet – assure des revenus continus

De nombreux planificateurs combinent les modèles, par exemple un forfait pour la planification et des frais horaires pour les dépassements sur site. Cela permet de clarifier le périmètre, d'éviter les mauvaises surprises et de garantir une rémunération équitable lorsque les événements deviennent plus complexes.

II. Comment rechercher les tarifs d'organisation d'événements locaux

Commencez par analyser votre marché de niche (entreprise, association, secteur social) et votre ville afin de déterminer le tarif d'un organisateur d'événements dans votre région. Comparez les tarifs de vos concurrents et les éléments inclus dans leurs forfaits de base par rapport aux suppléments facturés, comme la conception, la recherche de prestataires, les déplacements, les répétitions et le personnel supplémentaire. 

Comparez ensuite vos conclusions à la réalité de votre propre structure de coûts d'organisation d'événements afin de ne pas sous-évaluer vos prestations simplement pour « s'aligner sur le marché ». Enfin, un positionnement de marque clair vous permet d'éviter une course au moins-disant et favorise une tarification durable pour la gestion d'événements.

III. Comment calculer votre coût de base

Utilisez une formule simple de coût majoré pour trouver votre frais minimum viables:

(Heures estimées × Taux horaire facturable) + Coûts directs + Répartition des frais généraux + Objectif de profit = Devis

Votre tarif facturable doit couvrir vos attentes salariales, vos frais généraux et votre marge. Si le montant obtenu est inférieur à votre plancher, réduisez la portée de votre offre ou proposez au client une offre plus avantageuse. Enfin, c'est la meilleure façon de gérer les tarifs des organisateurs d'événements et de garantir que vos honoraires reflètent le travail réel, la planification, la gestion des fournisseurs, la logistique et la coordination sur site.

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IV. Comment élaborer des forfaits de planification d'événements pertinents

Les tarifs forfaitaires pour les organisateurs d'événements facilitent les achats et permettent de réduire les heures de conversation. Une structure simple à trois niveaux fonctionne bien :

• Coordination du jour L'accent est mis sur la finalisation du calendrier, la confirmation des fournisseurs, les répétitions et la gestion sur site. C'est la solution idéale pour les clients souhaitant un accompagnement avec des honoraires de coordinateur d'événement maîtrisés et des horaires clairement définis.
• Planification partielle Il inclut la présélection des prestataires et l'assistance à la réservation, le suivi budgétaire et des points de contact réguliers. De plus, les honoraires des organisateurs d'événements peuvent être fixes ou hybrides (forfaitaire et horaire pour les dépassements).
• Planification de services complets Cela couvre la conception, la conclusion, la stratégie, la conception, l'approvisionnement, la logistique, les répétitions et l'analyse post-événement. Pour les événements complexes, de nombreux organisateurs utilisent une base fixe majorée d'un pourcentage du budget ; le prix de la gestion événementielle est donc modulé en fonction de l'ampleur de l'événement.

V. Tarifs des forfaits de planification d'événements : exemples de fourchettes de niveaux

Considérez-les comme des ancres directionnelles et ajustez-les à votre marché, à votre niche et à votre complexité :

• Coordination le jour même : 1,200 3,000 $ à XNUMX XNUMX $
• Planification partielle : 3,000 7,500 $ à XNUMX XNUMX $
• Planification de services complets : 7,500 20,000 $ à XNUMX XNUMX $ et plus (souvent forfaitaire + pourcentage pour les budgets plus importants)

Ces exemples de prix de forfaits de planification d'événements aident les clients à voir combien un planificateur doit facturer à chaque niveau, tout en vous donnant la possibilité d'adapter vos tarifs de planification d'événements aux livrables du monde réel.

VI. Comment présenter les prix pour que les clients acceptent

Commencez par mettre en évidence le résultats. Par exemple, un gain de temps, des risques minimisés et une expérience client exceptionnelle. Mettez en avant votre singularité. compétences en gestion d'événements et pourquoi vous êtes le planificateur idéal pour ce projet. Enfin, présentez les détails du package de manière claire et assurée.

• Soyez transparent sur les conditions de paiement (par exemple, un acompte de 25 à 50 %, des paiements d’étape, le solde final avant l’événement).
• Publiez une FAQ claire pour couvrir les heures supplémentaires, le personnel supplémentaire, les changements et les annulations.

Lorsque les clients comprennent la valeur de vos tarifs d'organisateur d'événements, la conversation passe de « Combien ? » à « Est-ce la bonne solution ? »

Bonus Astuce: Vous souhaitez un contrat client plus solide ? Consultez notre guide sur comment créer le modèle de contrat d'organisateur d'événements parfait.

VII. FAQ sur les honoraires des organisateurs d'événements

1. Combien un organisateur d’événements devrait-il facturer par heure ?

Les tarifs des forfaits d'organisation d'événements varient selon le lieu et l'expérience. Utilisez votre forfait à prix coûtant majoré afin que les honoraires de l'organisateur d'événements couvrent systématiquement la main-d'œuvre, les frais généraux et les bénéfices. Si des programmes d'entreprise sont inclus dans votre forfait, growth plan, lisez notre guide pour devenir un organisateur d'événements d'entreprise à succès pour aligner les prix sur les cycles d’approvisionnement.

2. Quel est le pourcentage équitable du budget ?

Pour les productions à forte intensité de contact, une fourchette de 10 à 20 % est courante. premium niveau. Associez-le à une base plate pour que le prix de votre organisateur d'événements s'adapte à la complexité.

3. Ai-je besoin d’un tarif minimum ?

Oui. Publiez un minimum (par exemple, « Forfaits à partir de X $ ») et définissez les tarifs des heures supplémentaires/assistants supplémentaires, afin que les coûts d'organisation de votre événement ne s'envolent pas le jour J.

VIII. Dynamisez vos événements avec Timely:De la planification à la célébration

Une fois les tarifs des organisateurs d'événements fixés et un contrat de planification d'événements signé, il est temps de livrer, sans faille. Timely's logiciel de gestion d'événements Offre aux organisateurs les outils nécessaires pour optimiser chaque étape de l'exécution. Que vous gériez un événement unique ou que vous gériez plusieurs réservations, Timely vous permet de tout superviser à partir d'une plate-forme unique et facile à utiliser.

Vous pouvez promouvoir des événements, collecter les inscriptions, vendre des ticketsou surveiller la fréquentation en temps réel, le tout sans changer d'outil. Les fonctions de communication intégrées facilitent envoyer des rappels avant l'événement et suivi après. Du marketing à la logistique, Timely vous aide à rester organisé, professionnel et en avance sur le calendrier.

La reconnaissance indépendante est importante lorsque vous choisissez des systèmes qui optimisent la planification et la diffusion d'événements. TimelyLe logiciel de gestion d'événements de a été récompensé par le prix de la meilleure facilité d'utilisation par Capterra et le prix des meilleures fonctionnalités et caractéristiques par GetApp, tous deux basés sur les commentaires de vrais utilisateurs de logiciels.
Explorez les résultats dans nos études de cas, comme tle groupe Awin et la société Avon Canada, pour voir comment une présentation professionnelle, des flux de travail propres et des calendriers fiables prennent en charge premium organisateurs d'événements et entreprises.

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