7 conseils pour rédiger le rappel parfait par e-mail pour un événement

Si vous pensez que votre travail avec les participants est terminé une fois qu'ils ont acheté un billet ou qu'ils se sont inscrits à votre événement, détrompez-vous. Même si l'inscription montre à quel point ils veulent vraiment venir, il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles ils ne peuvent pas - ou ont simplement oublié. Cela semble irréel, mais il est vrai que les gens oublient souvent quelque chose d'aussi important qu'un événement alors qu'ils attendent avec impatience d'y assister. Assurez-vous que votre public se présente grâce à nos 7 conseils pour rédiger l'e-mail de rappel parfait pour l'événement !

Qu'est-ce qu'un rappel par e-mail ?

Les rappels par e-mail sont des messages électroniques que les organisateurs d'événements envoient à leur public avant un événement. Cet e-mail contient généralement des informations sur l'événement, telles que la date, l'heure, le nom de l'événement, ce qu'il faut apporter et comment se préparer. Cela peut sembler une pratique simple, mais cela aide de nombreux participants à se souvenir des événements et les encourage à y assister.

Pourquoi rédiger un rappel par e-mail ?

Bien que vous puissiez simplement le considérer comme une bonne pratique, écrire un rappel par e-mail peut être très avantageux. Le fait est que rédiger des e-mails simples, avec une bonne aide visuelle et envoyés au bon moment, aidera vos participants à se souvenir de votre événement. De cette façon, ils sont moins susceptibles de manquer. Par conséquent, en tant qu'organisateur d'événements, vous pouvez gagner plus d'argent et obtenir des commentaires plus positifs sur votre événement.

De plus, écrire un rappel par e-mail pour vos événements vous aidera à partager tous les programmes étonnants et divertissants que vous avez préparés pour la journée. 

Habituellement, les organisateurs d'événements envoient des rappels par e-mail à plusieurs reprises à des dates stratégiques pour assurer la présence de leurs inscrits. Cela peut être deux semaines avant votre événement, une semaine, un jour et plus tôt le jour de l'événement. Votre approche déterminera la fréquence et les dates.

Nous avons rassemblé quelques bons conseils et outils pour vous permettre de préparer votre plan de rappel par e-mail. Continuez à lire pour sept conseils sur la façon d'écrire un e-mail de rappel pour un événement.

Comment créer des rappels efficaces par e-mail pour vos événements

Pour créer un e-mail de rappel d'événement efficace que votre public sera ravi de recevoir, vous pouvez suivre quelques étapes simples. Voir ci-dessous notre liste de sept conseils pour rédiger les rappels parfaits par e-mail pour les événements !

1. Connaissez votre public

Si vous savez en amont comment se comporte votre public et ce qu'il attend de votre événement, vous saurez comment l'aborder avec aisance. Par exemple, si vous organisez une conférence professionnelle, vous savez que les gens s'adresseront à vous de manière plus polie et technique, et vous pouvez faire de même dans votre rappel par e-mail. Cette astuce concerne également l'âge, le genre et les préférences qui peuvent modifier la façon dont un public spécifique aime communiquer. Faites attention!

2. Créez une ligne d'objet qui attire l'attention

Une ligne d'objet est l'une des premières choses que les gens voient lorsqu'ils ouvrent un e-mail. Il doit attirer l'attention tout de suite. Assurez-vous que votre ligne d'objet est courte et accrocheuse. Une bonne astuce consiste à utiliser des mots comme "ne manquez pas" et "réservez la date" dans le titre, pour rappeler à votre public que la date de votre événement approche.

3. Inclure des détails sur l'événement

Une autre bonne idée est d'utiliser des rappels par e-mail pour dire aux gens quand et où l'événement aura lieu. Vous pouvez également profiter de l'occasion pour fournir d'autres détails sur l'événement, tels que le prix du billet, la préparation et les directions du lieu. 

N'oubliez pas d'inclure un lien vers la page de l'événement sur votre site Web et demandez aux gens de partager l'événement avec d'autres. Toutes ces pratiques peuvent vous aider à rassembler un public plus large et même à amener de nouvelles personnes à votre événement.

Si vous envoyez des rappels avant le début de l'événement, assurez-vous d'utiliser le bon ton. Les personnes qui reçoivent ces e-mails seront probablement occupées par d'autres choses, alors gardez vos messages courts et amicaux.

4. Ajoutez une touche personnelle

Une touche personnelle va très loin lorsqu'il s'agit de rappeler aux gens un événement à venir. Si vous écrivez un rappel par e-mail pour des personnes que vous ne connaissez pas, il peut être difficile d'être intime, mais vous pouvez toujours écrire à votre façon, en montrant aux gens que vous avez pris du temps et des efforts pour préparer le rappel par vous-même. Et cela nous amène à notre prochain conseil.

5. Utilisez un joli appel à l'action

Vous devez également vous assurer que votre e-mail comprend un appel à l'action (CTA). Cela signifie que vous devez dire aux gens ce qu'ils doivent faire ensuite après avoir lu votre message. En d'autres termes, vous devez leur donner un élément sur lequel cliquer pour qu'ils puissent accéder directement à la page de l'événement.

Voici quelques bons exemples de CTA pour votre rappel d'e-mail d'événement :

• Ne manquez pas
• Ne manquez pas l'occasion
• Dernière chance
• Ne pas oublier
• N'oubliez pas de RSVP
• Pensez à acheter votre billet

6. Soyez précis sur le moment où vous enverrez les rappels

Les personnes qui reçoivent un e-mail de rappel pour un événement ont tendance à répondre ou à se présenter plus souvent que celles qui n'en reçoivent pas. Assurez-vous donc de les envoyer au bon moment. Il est important de se rappeler que la meilleure date pour envoyer des rappels dépend de votre approche, mais voici une idée de calendrier simple :

14 jours avant l'événement : des informations sur l'événement et des nouvelles, y compris des informations sur les billets et combien sont encore disponibles.

7 jours avant l'événement : rappel amical par e-mail que l'événement approche, mais les gens peuvent toujours acheter des billets de dernière minute et s'y préparer.

3 jours avant l'événement : rappel par e-mail avec des informations sur l'événement, l'heure et la date en surbrillance. Vous pouvez également fournir des directions vers le lieu ou répondre aux FAQ de dernière minute. Envoyez un message clair aux participants pour "A ne pas manquer !"

1 jour avant l'événement: informer que l'événement a lieu le lendemain. Attirez l'attention sur le titre en utilisant des mots tels que "Ça arrive!"

Jour de l'événement : vous pouvez informer vos participants que l'événement commence dans quelques heures et comment se préparer à la circulation ou à d'autres désagréments.

7. Relisez votre rappel

C'est une excellente pratique de relire vos textes et vos messages pour savoir ce que vous pouvez améliorer. De plus, c'est une pratique courante chez les rédacteurs de contenu et les experts que vous pouvez inclure dans votre quotidien. Après une heure, voire une journée, que vous avez écrit votre e-mail de rappel pour un événement, relisez-le à tête reposée. Cela vous aidera à incorporer de belles touches et des détails que vous oubliez complètement lorsque vous êtes trop concentré sur la tâche.

En utilisant Timely Modèles de rappels d'événements automatisés

Les personnes qui veulent savoir comment rédiger un e-mail de rappel pour un événement souhaitent souvent créer un modèle qu'elles peuvent envoyer à tous leurs participants. Travailler avec des modèles d'e-mails est non seulement intelligent, mais offre également une solution plus évolutive pour toute entreprise.

Même lorsque vous souhaitez ajouter votre touche personnelle et communiquer directement avec votre public, il n'est pas pratique d'écrire un e-mail de rappel pour chaque événement ou participant un par un. C'est pourquoi le meilleur systèmes de gestion d'événements ont des modèles prédéfinis que vous pouvez utiliser pour vous adresser facilement à votre public.

Timely Logiciel de gestion d'événements est l'outil parfait pour vous aider à organiser des événements et à créer des expériences mémorables. En plus de toutes les incroyables fonctionnalités de publication, de promotion et de billetterie d'événements, il peut également vous aider à automatiser le flux de travail des e-mails de rappel d'événement. Vous pouvez utiliser notre modèles d'e-mails d'événement ou créez le vôtre.

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