Glossaire de la planification d'événements : termes et terminologie clés des événements

Face à l'évolution constante du vocabulaire de l'événementiel, il peut être difficile pour les professionnels de se tenir au courant des nouveaux termes et expressions clés. Pour vous garantir une parfaite maîtrise des définitions et du jargon événementiel, nous avons élaboré un glossaire complet des termes essentiels utilisés dans le secteur. Gardez ce lexique à portée de main : vous serez ainsi paré(e) pour toutes les tendances et innovations à venir. 

Cet article présente les principales définitions de l'organisation d'événements, notamment :

• Agenda
• Participant (et synonymes)
• Bon de commande pour événement de banquet (également appelé BEO)
• Budget
• Restauration
• Événement (et autres noms pour les événements)
• Organisateur d'événements (et termes similaires)
• Planification d'événements (et synonymes)
• Lieu de l'événement
• Conférencière inaugurale

I. Termes et terminologie clés relatifs aux événements

Pour vous aider à mieux comprendre les synonymes et la terminologie événementielle actuels, nous avons créé ce glossaire de planification d'événements. Vous pourrez ainsi vous familiariser avec toutes les définitions clés utilisées dans le secteur. Consultez-le ! Si vous cherchez un autre terme pour désigner un événement, reportez-vous à la section « Synonymes » sous chaque entrée.

Agenda 

L'ordre du jour est un terme de planification d'événements désignant un programme détaillé qui décrit le déroulement et le calendrier d'un événement. Les prochaines étapes, les réunions, les décisions et les itinéraires y figurent généralement. Synonymes : programme, planning, déroulement de l'événement.

Participant

Un participant est toute personne qui prend part à un événement ou y assiste. Synonymes de participant : invités, participants, clients, délégués.

Liste des participants

La liste des participants est un document répertoriant toutes les personnes qui assisteront à un événement. Elle constitue une ressource précieuse pour tout organisateur, car elle lui permet d'identifier précisément et à l'avance les personnes présentes, lui offrant ainsi suffisamment de temps pour une préparation optimale.

Événements B2B

B2B, également appelé Business to Business, n'est pas un terme d'événement spécifique, car il s'applique à toutes les industries. Il est utilisé pour décrire la relation entre deux sociétés ou entreprises. Dans l'industrie de l'événementiel, il est utilisé pour décrire les événements prévus pour créer des partenariats ou vendre des produits à d'autres entreprises.

Événements B2C

Le terme B2C (Business to Consumer) désigne la relation entre une entreprise et ses clients et consommateurs. Dans le secteur événementiel, il s'applique aux événements axés sur la relation client et les ventes.

Commande d'événement de banquet (BEO)

A Commande d'événement de banquet Dans le jargon de l'événementiel, le « plan de réunion » désigne un document exhaustif détaillant toutes les informations, le calendrier et les instructions relatives au déroulement d'un banquet dans un lieu donné. Ce document constitue un outil de communication essentiel entre les organisateurs et le personnel du lieu de réception, garantissant ainsi le bon déroulement de l'événement.

Branding 

Le logo d'une entreprise, le mode d'expression, les principes qu'elle défend et la géographie dans laquelle elle est implantée se conjuguent pour souligner sa spécificité et lui permettre de se démarquer de la concurrence. L'image de marque est un outil important pour toute organisation afin d'établir son autorité, y compris les entreprises événementielles.

Budget 

En matière d'événementiel, le budget désigne le montant total de temps et d'argent qu'une entreprise peut investir dans un projet ou un événement. C'est un élément essentiel de la planification et de la gestion d'événements.

Restauration

Le service traiteur désigne la fourniture de nourriture et de boissons lors d'un événement social ou autre rassemblement, généralement en tant que prestation professionnelle. On parle également de service de restauration, de service en salle ou de service lors d'événements. 

Présentation au client

Le cahier des charges client est le document initial qui décrit les besoins, les objectifs et les attentes du client concernant un événement. Il sert de base au processus de planification, en recensant les informations clés telles que l'objectif de l'événement, le public cible, le budget, les résultats escomptés et toute exigence particulière. 

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Gestion de la relation client (CRM) 

Un CRM est un système qui stocke les données et informations clients afin d'améliorer les relations et les services. Nous avons décidé de l'ajouter à notre glossaire de planification d'événements car il est utilisé par de nombreuses entreprises du secteur. Les professionnels de l'événementiel utilisent les CRM pour interagir avec les participants, connaître leurs préférences et personnaliser leurs offres.

Diversité, équité et inclusion (DEI) 

La diversité, l'équité et l'inclusion sont des valeurs détenues par des organisations qui souhaitent soutenir un groupe diversifié de personnes, y compris des personnes de races, d'ethnies, de religions, de capacités, de genres et d'orientations sexuelles différentes. Les stratégies DEI peuvent être utilisées pour planifier des événements accessibles et promouvoir la diversité. 

Billets Early Bird

Billets Early Bird sont des billets à prix réduit mis en prévente qui expirent avant le début de la vente des billets réguliers. Leur but est d'encourager le public à s'engager tôt dans l'événement et à générer de l'enthousiasme pour l'événement.

Marketing par e-mail

Le marketing par e-mail est un excellent moyen de tenir votre public au courant des nouvelles et des événements passionnants à venir. Vous pouvez utiliser cette stratégie en créant un lettre d’informations et partager des informations pertinentes sur vos événements à venir pour atteindre un public plus large.

Event

Un événement est une occasion spéciale ou une célébration planifiée. Les événements peuvent être importants ou modestes, privés ou publics, en présentiel, hybrides ou virtuels. Parmi les exemples d'événements, on peut citer les fêtes, les festivals, les spectacles, les expositions et les conférences. On peut également appeler événement : occasion, réunion, rassemblement, événement. Dans un langage plus courant, vous pouvez utiliser les termes « rassemblements », « réunions » ou « occasions ».

Réservation d'événement

La réservation d'événement est le processus par lequel une personne s'arrange pour réserver une place à un événement. Si l'événement est gratuit, il faut s'inscrire ou RSVP pour l'événement. Si l'événement est payant, il faut payer le droit d'entrée en achetant un billet. La réservation d'événement peut avoir lieu avant l'événement ou sur place. Les planificateurs d'événements utilisent généralement Logiciel de réservation d'événements Pour faciliter la collecte des confirmations de présence et la vente des billets. On parle aussi de réservation d'événement. 

Calendrier des événements

Un calendrier d'événements est un outil essentiel pour rester organisé et afficher une liste des événements à venir. Un calendrier d'événements est une collection de pages d'événements individuelles. Son objectif principal est de promouvoir des événements, mais peut également être utilisé pour collecter des inscriptions à des événements et vendre des billets en ligne. Habituellement, les promoteurs d'événements utilisent Logiciel de calendrier d'événements pour promouvoir plus efficacement les événements. Un autre mot pour le calendrier des événements est la liste des événements ou la liste des événements.

Industrie de l'événementiel

Le secteur événementiel englobe tous les professionnels, organisations et services impliqués dans la planification, la production, la gestion et… promouvoir des événements de tous types et de toutes tailles. Le secteur regroupe un large éventail de métiers, tels que les organisateurs d'événements, les gestionnaires de salles, les spécialistes du marketing, les traiteurs, les designers, et bien d'autres. fournisseurs de technologieEnsemble, ils créent des expériences significatives, attrayantes et bien coordonnées. 

Cycle de vie d'un événement

Ce terme de planification d'événements désigne l'ensemble des étapes nécessaires à la création et à la réalisation d'un événement : conception, planification, promotion, exécution et évaluation.

Organisation d’événements

Organisation d’événements est la procédure systématique de création et de développement, d'organisation et de tenue d'événements de petite à grande envergure. Normalement, les professionnels de l'événementiel utilisent Logiciel de gestion d'événements pour faciliter la planification et l'organisation d'événements. Un autre mot pour la gestion d'événements est l'administration d'événements ou la coordination d'événements. 

Évènement Marketing 

Évènement Marketing est un type de stratégie marketing pour promouvoir des événements. Par exemple, en utilisant les médias sociaux, les publicités, les newsletters et les influenceurs numériques. Il est courant que les planificateurs d'événements utilisent Logiciel de marketing événementiel pour les aider à mieux promouvoir et diffuser les événements.

Objectif de l'événement

Ce terme de planification d'événements désigne le but ou le résultat souhaité d'un événement.

Page ou site web de l'événement

Les pages et sites web d'événements fournissent aux participants potentiels toutes les informations nécessaires pour décider en toute connaissance de cause de leur présence. Chaque page d'événement comprend des éléments essentiels : une brève présentation, des visuels, la date et l'heure, le lieu et les informations relatives à la billetterie. 

Event Planner

Un organisateur d'événements est un professionnel chargé d'organiser et d'exécuter des événements, de superviser tout, de la sélection des lieux et de l'embauche des traiteurs à la coordination avec les fournisseurs pour garantir une expérience fluide. Les synonymes de planificateur d'événements incluent organisateur d'événements, coordinateur d'événements et gestionnaire d'événements, ou plus généralement, professionnel de l'événementiel. Les planificateurs d'événements se spécialisent dans divers types d'événements, notamment les réunions d'entreprise, les mariages, les salons professionnels, les festivals et les rassemblements sociaux. Il existe de nombreux carrières dans la planification d'événements qui offrent des opportunités intéressantes dans le secteur dynamique de l’événementiel.

Planification d'événements

Planification d'événements L'organisation d'événements est un terme clé de notre glossaire. Elle consiste à coordonner chaque détail d'un projet tel qu'une réunion, un congrès, un salon professionnel, une cérémonie, une activité de team building ou une fête. Elle inclut la budgétisation, l'établissement d'un calendrier, la sélection et la réservation des lieux, l'obtention des autorisations, la planification des repas, la coordination des transports, le choix d'un thème, l'organisation des activités, la sélection des intervenants et des conférenciers, la mise à disposition du matériel et des installations, la gestion des risques et l'élaboration de plans de contingence. On parle également d'orchestration ou d'organisation d'événements.   

Contrat de planification d'événements

Un contrat d'organisateur d'événements est un accord formel entre un organisateur d'événements et son client, décrivant les services à fournir, les délais, les conditions de paiement et d'autres détails importants. Il permet de garantir la clarté et de protéger les deux parties tout au long du processus de planification. Il est recommandé aux organisateurs d'événements d'utiliser un contrat standardisé modèle de contrat d'organisateur d'événements, garantissant la cohérence des opérations commerciales tout en minimisant les risques et en protégeant toutes les parties impliquées.

Inscription aux événements

L'inscription à un événement est le processus par lequel une personne donne ses coordonnées en échange d'un badge ou d'un billet afin de pouvoir assister à un événement. Cela peut se produire avant l'événement ou sur place. Les organisateurs d'événements utilisent Logiciel d'enregistrement d'événements pour les aider à collecter les inscriptions aux événements. Les synonymes d'inscription à un événement incluent l'inscription à un événement, le registre ou la liste.

Commanditaire de l'événement 

Commanditaires d'événements Les sponsors sont des personnes ou des entreprises qui parrainent des événements en échange de publicité. De plus, il est très courant de promouvoir de nouvelles entreprises ou celles liées à des créneaux événementiels spécifiques (jeux, films, formations, etc.).

Billetterie d'événement

La billetterie d'événement est le processus d'achat d'un billet d'entrée ou de paiement des frais d'inscription à un événement. Habituellement, les planificateurs d'événements utilisent Logiciel de billetterie d'événements pour les aider à vendre des billets pour leurs événements. On parle aussi de billetterie événementielle : achat de laissez-passer ou d’entrée. La billetterie moderne inclut souvent les billets électroniques et l’accès par code QR.

Lieu de l'événement

Le lieu est le lieu où se déroulent les événements. Il peut s'agir d'un emplacement physique, virtuel ou hybride.

Plan de l'Etage

En termes simples, un plan d'étage est un schéma à l'échelle montrant l'agencement d'un espace événementiel, y compris les sièges, la scène et l'équipement.

Gamification 

Lors d'événements, la gamification consiste à utiliser des éléments ludiques pour favoriser l'interaction entre les participants et rendre l'expérience plus agréable. Les classements, les badges et les défis sont autant d'exemples de gamification que vous pouvez mettre en œuvre.

Événement hybride

Les événements hybrides combinent présentiel et distanciel. Ils associent l'expérience physique traditionnelle à une expérience numérique. Prenons l'exemple d'un concert en présentiel, dont la même expérience est proposée aux participants en ligne. Enfin, proposez des enregistrements à la demande pour toucher un public plus large.

Événement en personne

Un événement en personne est un événement en direct qui se déroule dans un lieu physique désigné. Les événements en personne offrent des expériences uniques et immersives aux invités. 

Conférencière inaugurale

Un conférencier principal est l'orateur principal d'un événement, chargé de donner le ton ou le thème du programme ou de la conférence.

Live Streaming 

Bien que la diffusion en direct ne soit pas exclusivement liée aux événements, nous l'avons incluse dans notre glossaire de planification d'événements en raison de sa popularité croissante depuis la pandémie. La diffusion en direct désigne la retransmission en temps réel d'un événement, qu'il soit physique ou numérique, sur Internet, permettant aux spectateurs d'y participer où qu'ils soient.

Maître de cérémonie (MC)

Le terme « maître de cérémonie » ou MC désigne, dans le jargon de l'événementiel, la personne qui accueille les participants. Il est donc responsable du bon déroulement et de l'animation de l'événement.

Événements des membres

Événements des membres Il s'agit de rassemblements ou de programmes conçus spécifiquement pour les membres d'une organisation. Ces événements figurent souvent dans les guides de planification d'événements car ils renforcent l'engagement, consolident le sentiment d'appartenance à une communauté et valorisent les programmes d'adhésion. 

Inscription sur place 

L'inscription sur place signifie que les participants potentiels ne peuvent s'inscrire à l'événement qu'en personne sur place, au lieu de s'inscrire en ligne.

Retouche photo

La retouche photo peut transformer les photos de votre événement en souvenirs époustouflants et soignés. Qu'il s'agisse de supprimer les imperfections, d'ajuster l'éclairage ou d'améliorer les détails, la retouche professionnelle garantit que chaque image capture au mieux l'instant. Par exemple, retouche photo de mariage peut rehausser la beauté naturelle du couple, affiner les photos de groupe et créer un album cohérent et impeccable qui reflète les émotions et les moments forts de la journée.

Point de vente (PDV)

Un système de point de vente (PDV) est la technologie utilisée pour traiter les paiements et gérer les transactions lors d'événements. Dans le jargon de l'événementiel, les systèmes PDV permettent aux organisateurs de vendre des billets, des produits dérivés, de la nourriture ou des services sur place grâce à des outils tels que des lecteurs de cartes, des tablettes ou des caisses enregistreuses. Ces systèmes prennent également en charge le suivi des stocks, les rapports de vente en temps réel et le traitement sécurisé des paiements. 

Questions et réponses (Q&R) 

La séance de questions-réponses (Q&R) est un terme employé dans de nombreuses situations, et pas seulement lors d'événements. Nous avons choisi de l'inclure dans ce glossaire car il s'agit d'une pratique courante, notamment pour les événements éducatifs tels que les séminaires et les conférences. En résumé, la séance de questions-réponses est un moment prévu à la fin d'un événement pour répondre aux questions du public.

Retour sur événement (ROE) 

Le retour sur événement mesure l'impact total de l'événement sur l'entreprise. Par exemple, la manière dont l'événement a contribué à l'activité growth, autorité de la marque, etc.

Retour sur investissement (ROI) 

Le retour sur investissement mesure la réussite financière d'un événement par rapport à ses coûts. Il permet de déterminer si l'équipe organisatrice a respecté le budget et si l'entreprise a atteint ses objectifs.

Public cible

Ce terme de planification événementielle désigne le groupe spécifique de personnes qu'un événement est conçu pour attirer. Identifier le public cible permet d'orienter les décisions relatives à la programmation, au marketing, à la communication, au choix du lieu et aux objectifs généraux de l'événement. De plus, comprendre ses intérêts, ses caractéristiques démographiques et ses besoins garantit que l'événement apporte une réelle valeur ajoutée et favorise une participation significative.

Ticket

Un billet, ou eTicket, est un document essentiel qui donne au destinataire l'autorisation de participer à l'événement.

Vendeur

Un prestataire est une entreprise ou un particulier qui fournit des produits ou des services essentiels à l'événement, tels que le support audiovisuel, la décoration, la restauration, l'animation, la location de matériel ou le transport. De plus, les prestataires jouent un rôle clé en aidant les organisateurs à concrétiser la vision de l'événement et à garantir son bon déroulement et sa parfaite coordination.

Événement virtuel

Les événements virtuels sont des événements en ligne, et n'ont donc pas de lieu physique. Ils nécessitent généralement des services de diffusion en continu ou des technologies de visioconférence, offrant ainsi aux organisateurs un moyen simple et pratique d'interagir avec leur public. 

Liste d'attente

Liste d'attente Cet outil permet de tenir les participants potentiels informés de la disponibilité des billets pour un événement. Dès qu'une place se libère, les personnes intéressées sont notifiées et peuvent s'inscrire. Conseil : activez la remise en vente automatique des billets retournés à la personne suivante sur la liste d'attente.

Orientation

Ce terme clé de planification d'événements désigne la signalétique, les plans et les outils d'orientation qui facilitent le déplacement des participants dans l'espace de l'événement. Une signalétique efficace améliore l'expérience des participants en réduisant la confusion, en fluidifiant les déplacements et en leur permettant de trouver rapidement les zones clés telles que l'inscription, les salles de session, les sanitaires et les sorties.

II. Pourquoi les professionnels de l'événementiel devraient-ils apprendre la terminologie événementielle ?

Nous avons créé ce glossaire de l'événementiel à l'intention de tous les professionnels du secteur. Maîtriser la terminologie événementielle est essentiel pour réussir dans ce domaine. En effet, connaître les mots clés et le jargon propres à l'événementiel offre de nombreux avantages aux professionnels, tels que :

1. Améliorer la communication

L'utilisation correcte du vocabulaire et du jargon propres à l'événementiel facilitera la communication avec les autres professionnels du secteur et permettra de transmettre les messages plus clairement. De plus, un usage approprié du jargon événementiel minimisera les risques de confusion et garantira une formulation précise.

2. Faire preuve de professionnalisme

En démontrant une connaissance des définitions de la gestion d'événements et une maîtrise du jargon technique, on peut établir son expertise et montrer les efforts qu'il a investis dans la compréhension de son métier. Être capable d'utiliser efficacement les termes de l'événement et de communiquer avec ses pairs, ses clients et ses clients tout en fournissant des informations cruciales est une marque de dévouement.

3. Accroître les opportunités

De nombreuses offres d'emploi et opportunités exigent que le professionnel démontre une expertise dans son domaine. Bien que vous puissiez trouver beaucoup de des certifications en planification d'événements pour booster votre carrièreApprendre le vocabulaire spécialisé de l'organisation d'événements montrera à tous que vous êtes un professionnel de valeur.

4. Résolution efficace des problèmes

Le langage spécifique à l'événementiel comprend également des expressions propres à ce domaine. Comprendre la terminologie événementielle permet de trouver de meilleures solutions aux problèmes complexes et de les communiquer efficacement. La maîtrise des définitions de la planification événementielle et du jargon du secteur facilite également la collaboration entre les organisateurs et les lieux de réception.

III. Transformer les connaissances en planification d'événements en résultats

En partageant les définitions clés de la gestion d'événements et les termes couramment utilisés en planification, notre objectif est de vous aider à mieux comprendre le jargon technique du secteur événementiel. Que vous cherchiez un synonyme d'« événement » ou des explications claires sur la terminologie essentielle de la planification, nous espérons que ce glossaire vous aura été utile. N'hésitez pas à ajouter cette page à vos favoris pour y accéder rapidement en cas de besoin.

Comprendre les définitions de l'événementiel est essentiel pour rester organisé, communiquer efficacement et garantir la réussite des événements. Mais même avec les connaissances nécessaires, les organisateurs et coordinateurs d'événements ont aussi besoin d'outils intuitifs pour tout gérer sans accroc. C'est là que… Timely fait une réelle différence.

Timely a été reconnue par les principales plateformes d'évaluation de logiciels comme un fournisseur de premier plan de solutions de gestion d'événements, obtenant des distinctions telles que : Leader de la catégorie GetApp et l’inclusion dans le Rapport des leaders en matière de conseils logicielsNotre plateforme est conçue pour simplifier la planification d'événements, rationaliser la communication et permettre aux équipes d'en faire plus avec moins d'efforts.

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