Le guide étape par étape pour créer le calendrier des événements de votre université

Des efforts et des ressources sérieux sont consacrés à la planification, à la planification, à l'organisation et à la gestion des événements universitaires. Comme si gestion d'événements n'était pas assez exigeant, il faut aussi créer le calendrier des événements de votre université. 

Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi vous avez besoin d'un calendrier des événements universitaires, comment créer une liste d'événements sur le campus et quoi en faire une fois que vous l'avez. Nous voulons que vous puissiez maximiser votre potentiel avec votre calendrier d'événements, et ce sont les étapes éprouvées pour vous mettre sur la bonne voie pour avoir un emploi du temps plus organisé, un corps étudiant plus engagé et être mieux préparé pour les événements quand ils arriver.

1. Pourquoi avez-vous besoin d'un calendrier d'événements universitaires ?

À tout moment, il se passe tellement de choses dans un établissement d'enseignement que gestion d'événements pour les écoles, les collèges et les universités peut être une fonction distincte en soi ! Cependant, il n'est pas nécessaire que vous disposiez d'un calendrier d'événements universitaires unique et unique - une plate-forme unique permettant aux étudiants, aux professeurs et à toutes les parties concernées de rechercher les informations les plus récentes concernant chaque événement de votre université, collège. , ou département.

1.1. Planification d'événements

Avoir un calendrier des événements universitaires peut vous aider à planifier les ressources et les lieux de l'événement sans conflits d'horaire. Certes, en sachant à l'avance quels événements se déroulent sur le campus à peu près au même moment où vous envisagez d'organiser votre événement, vous pouvez éviter plusieurs problèmes de planification d'événements le long du chemin.

Il y a tellement plus que vous pouvez réaliser avec un catalogue d'événements en ligne. Une exigence critique pour votre événement soit un succès est de s'assurer que les événements ne se chevauchent pas. Et surtout, vous pouvez aider les étudiants à planifier et à budgétiser leur temps et leur argent pour les événements qui les intéressent. 

De plus, si vous avez déjà une liste d'événements en ligne, cela peut vous aider à préparer le calendrier des événements universitaires du prochain semestre ou de l'année prochaine. Lorsque vous savez exactement quand votre événement précédent a été planifié, comment il a interagi avec d'autres événements sur le calendrier des événements, combien de planification et de préparation ont été nécessaires (y compris le budget, la configuration, etc.), alors vous êtes sur de bien meilleures bases pour planifier le prochain événement. Ce sont toutes des études de marché.

1.2. Sensibilisation à l'événement

La sensibilisation est la clé de toute entreprise de marketing événementiel, et nous savons tous par expérience durement acquise que la première étape de la sensibilisation consiste à passer le mot. Pour être en mesure de faire connaître un événement universitaire, vous devez disposer de toutes les informations pertinentes en un seul endroit, non seulement complètement rempli et délimité, mais vous devez également faciliter l'accès à ces informations pour vos étudiants. La sensibilisation est inutile si le matériel de marketing - dans ce cas le calendrier des événements universitaires - est difficile à trouver ou difficile à utiliser.

Mais ce n'est pas tout! La création d'un calendrier d'événements contribue grandement à assurer une sensibilisation adéquate du public visé, ce qui à son tour augmentera la participation, que ce soit pour des événements en personne ou virtuels.

1.3. Participation à l'événement

En plus de faire connaître efficacement les dates importantes, les événements spéciaux et les cours en vedette, avoir un calendrier des événements universitaires bien construit et mis à jour peut grandement vous aider à augmenter participation à un événement.

Vous pouvez intégrer votre calendrier avec Timely's système de réservation d'événements, et sachez à l'avance qui vient à votre événement en collectant les inscriptions ou en vendant des billets en ligne. De plus, vous pouvez envoyer des e-mails et des notifications personnalisés aux participants de votre événement pour leur rappeler l'événement.

1.4. N'importe quand n'importe où

Il est donc facile de comprendre pourquoi la création d'un calendrier d'événements universitaires serait si utile pour vous, vos étudiants, votre corps professoral et votre personnel, ainsi que pour toutes les personnes associées à l'université. Mais créer un calendrier d'événements en ligne est encore plus important - s'il n'est pas en ligne, il pourrait tout aussi bien ne plus exister. 

En effet, un calendrier des événements en ligne permet aux étudiants de suivre les événements à venir 24h/7 et XNUMXj/XNUMX et depuis n'importe quel appareil. C'est beaucoup plus pratique et efficace que les versions imprimées.

2. Comment créer un calendrier d'événements universitaires ?

Mais comment créer un calendrier d'événements en ligne et qu'implique-t-il ? Voici un guide étape par étape sur la façon dont vous pouvez créer un calendrier d'événements universitaires avec Timely's logiciel de gestion d'événements.  

Créer un calendrier d'événements en ligne avec Timely's logiciel de calendrier d'événements est facile. Il s'agit d'une application Web extrêmement simple et conviviale qui ne nécessite aucune connaissance ou compétence technique. Il est prêt à l'emploi dès le départ. Voici comment vous pouvez vous y prendre :

2.1. Intégrer le code de calendrier à votre site Web

Tout ce dont vous avez besoin pour avoir un calendrier d'événements en ligne, c'est la possibilité de intégrer un code de calendrier sur votre site Web. C'est une étape facile, et nous l'avons rendue suffisamment conviviale pour qu'une aide extérieure ne soit pas nécessaire. Quelques clics et vous avez créé un calendrier d'événements universitaires ! Toutefois, si vous avez besoin d'aide, le service informatique de votre université ou TimelyL'équipe de réussite client de peut vous aider.

2.2. Personnalisez votre calendrier

Avec son Timely compte, vous pouvez facilement créer un calendrier d'événements universitaires accrocheur en personnaliser la conception du calendrier. Vous pouvez ajouter votre logo, modifier les polices et le thème de couleur. Vous pouvez même ajouter la mascotte de votre université, ce qui renforce encore le sentiment d'identité auprès de vos étudiants et de votre personnel.

2. 3. Ajouter un formulaire de soumission d'événement 

Avec notre logiciel de calendrier d'événements universitaires, l'ajout d'un formulaire de soumission d'événement est facile. Cela permettra à la communauté de soumettre tous les types d'événements, qu'il s'agisse d'événements en personne, en ligne ou hybrides. De plus, ils peuvent proposer des événements gratuits ou payants.

Tout le processus d'approbation de soumission d'événement peut être automatisé. Par conséquent, vous pouvez gagner du temps en remplissant votre calendrier avec des événements pertinents pour votre public.

2.4. Crecueillir des RSVP et vendre des billets

Vous pouvez intégrer votre Timely calendrier des événements universitaires avec notre inscription à l'événement et logiciel de billetterie événementielle solutions. Cela vous permet de collecter des RSVP et de vendre des billets directement depuis le calendrier en ligne sans aucun intermédiaire. Par conséquent, vous pouvez facilement commencer à monétiser vos événements sans aucune étape supplémentaire.

2.5. Gérer les autorisations des utilisateurs et tous les autres aspects 

Gérer les autorisations des utilisateurs et tous les autres éléments à partir d'une seule solution logicielle. De cette façon, seuls les utilisateurs autorisés de chaque département peuvent ajouter des événements ou apporter des modifications au calendrier des événements universitaires. 

3. Votre calendrier des événements universitaires est maintenant prêt à être utilisé

Une fois que vous avez terminé de créer votre calendrier d'événements, il est prêt à l'emploi. Vous pouvez alors commencer à créer ou importer tous types d'événements et même les mettre en avant pour une visibilité maximale.

3.1. Calendrier universitaire de démonstration

Decouvrez démo du calendrier des événements universitaires pour voir à quoi cela ressemblerait sur votre site Web.

3.2. Succès

Si vous êtes curieux, vous pouvez consulter un un exemple mettant en vedette l'Université de Bristol. L'étude de cas montre comment Timely a aidé l'université à relancer son calendrier en ligne, tout en augmentant le nombre d'événements, l'engagement et la fréquentation.

4. Plus de solutions logicielles événementielles pour les établissements d'enseignement

Nous avons divers autres objets de valeur solutions logicielles événementielles XNUMX collèges et universités. Par exemple, notre logiciel de planification de salle, ce qui permet de prendre réservations et locations de salles en ligne.

Si vous avez besoin d'aide pour établir votre calendrier d'événements universitaires, notre personnel se fera un plaisir de vous aider! Planifiez un meilleur événement avec Time.ly dès aujourd'hui !