Guide d'accessibilité des événements 2024 : Planifier des événements accessibles

L'Organisation mondiale de la santé (OMS) estime que 1.3 milliard de personnes souffrent d'un type de handicap. Cela représente 16 % de la population mondiale vivant avec une forme de handicap. Parler d'accessibilité lors d'événements n'est pas seulement une question d'inclusivité, il s'agit également de garantir l'égalité des chances de participation et de plaisir pour tous. Dans ce guide d'accessibilité aux événements, nous discuterons des meilleures pratiques et lignes directrices actuelles pour planifier des événements accessibles.

I. Pourquoi l'accessibilité des événements est-elle importante ?

Les événements sont un excellent moyen de créer des liens, qu'ils soient professionnels, éducatifs ou sociaux. Mais sans une planification adéquate, ils peuvent involontairement exclure d’autres personnes, notamment les personnes handicapées.

L'organisation d'événements accessibles offre non seulement aux personnes handicapées une chance égale de participer à l'événement, mais minimise également leur besoin de demander un hébergement pour un événement spécial. De plus, le Americans with Disabilities Act (ADA) exige que tous les événements publics, conférences et réunions soient accessibles. Il est donc obligatoire pour les organisateurs d'événements hébergeant ces types d'événements d'être conformes à l'ADA pour les événements. 

Pour s'assurer que tout le monde est et se sent inclus, les organisateurs d'événements doivent planifier de manière proactive des événements sans barrières. Et cela inclut tous les obstacles physiques, de communication, technologiques et autres.

II. Meilleures pratiques pour planifier des événements accessibles en 2024

Organiser un événement accessible qui accueille tout le monde peut sembler intimidant au début, mais suivre quelques directives simples en matière d'accessibilité des événements garantira un processus fluide. Pour vous aider dans cette démarche, voici une liste de bonnes pratiques pour organiser un événement qui s'adresse à chaque participant.

1. Anticipez lorsque vous planifiez un événement accessible

Il peut être difficile de réfléchir à la manière de rendre les événements plus accessibles lorsque vous avez un million d'autres choses en tête pendant le processus de planification. N'attendez pas la dernière minute. Commencez le plus tôt possible pour vous assurer que tous les aspects de votre événement sont accessibles.

Certes, planifier des événements accessibles n’est pas toujours intuitif. Considérer tous les obstacles potentiels d’un événement et comment les surmonter à l’avance est une bonne pratique. Il n'existe pas de solution universelle, alors n'oubliez pas que l'accessibilité a un impact sur divers aspects, depuis la planification et la promotion de l'accessibilité de l'événement jusqu'à son exécution.

Posez-vous des questions comme:

• Quel est votre public ? De quel type de capacités une personne venant à votre événement pourrait-elle manquer ?
• Existe-t-il des obstacles potentiels empêchant l’accès aux événements pour les personnes handicapées ? Ceux-ci peuvent-ils être minimisés ou éliminés ?
• Le lieu a-t-il Conformité ADA pour les événements? Une personne en fauteuil roulant peut-elle se déplacer librement ? Des rampes ou des ascenseurs sont-ils présents sur le site ? Y a-t-il des portes automatiques auxquelles tout le monde peut accéder ? Y a-t-il des pièces ou des espaces calmes ?
• La plateforme d'événements virtuels est-elle accessible avec un lecteur d'écran ? Offre-t-il des fonctionnalités d'accessibilité telles que la navigation au clavier, des titres clairs et un texte alternatif pour les images ?
• Avez-vous envisagé de fournir des aliments qui ne contiennent pas d'allergènes courants, comme les arachides ou les huiles d'arachide ? L'entreprise de restauration propose-t-elle un menu alternatif pour les personnes ayant des restrictions alimentaires ?

Ce ne sont là que quelques idées pour vous faire réfléchir. Si vous vous préparez à l'avance et réfléchissez à autant de possibilités que possible, il est plus difficile que quelque chose tourne mal. Essayez de prendre des notes chaque fois que vous pensez à quelque chose et étudiez ce que vous pouvez faire. De cette façon, vous rendrez vos événements plus inclusifs et agréables pour tout le monde.

2. S'adresser correctement aux gens

Pour garantir l'accessibilité de l'événement, il est important de connaître votre public, et encore plus important de savoir comment communiquer avec lui. Lorsque vous vous adressez à un public handicapé, assurez-vous de savoir comment vous y référer correctement. Par exemple, le terme « personne handicapée » peut être grossier et il n’est pas utilisé actuellement. Essayez plutôt d'utiliser « une personne handicapée ». 

3. Assurez-vous d’avoir un site Web d’événement accessible

Certaines personnes ayant une déficience visuelle ou motrice peuvent avoir des difficultés à rechercher et à trouver des informations en ligne. Normes d'accessibilité Web visent à créer des environnements en ligne où tout le monde a un accès égal. Pour se conformer à ces normes, toutes les technologies électroniques et informatiques doivent être accessibles aux personnes handicapées. 

Si votre site Web manque d'accessibilité, il devient très inconfortable pour les personnes ayant besoin d'aide de naviguer et de se renseigner sur votre organisation et les événements que vous proposez. Pour confirmer si votre site Web est accessible, vous pouvez utiliser un vérificateur d'accessibilité Web. Il en existe de nombreux disponibles gratuitement en ligne.

Ensuite, vous pouvez utiliser des outils simples pour améliorer l'accessibilité de votre site Web. Par exemple, les chats et les chats vidéo, la saisie au clavier, les salutations vocales et l'assistance en direct. Avec un site Web accessible, vous pouvez certainement rendre votre événement inclusif dès le début. 

4. Ajouter l'accessibilité dans la promotion et l'inscription des événements

Se renseigner sur ce qui se passe et s'inscrire à des événements peut s'avérer difficile pour les personnes handicapées. Heureusement, il existe plusieurs outils technologiques disponibles qui peuvent vous aider à faciliter votre processus de découverte et d'inscription d'événements et à rendre les événements plus accessibles. Timely solutions logicielles événementielles, par exemple, sont conçus pour être accessibles à tous. 

Grâce à Timely logiciel de gestion d'événements, vous pouvez facilement créer de beaux vues du calendrier des événements et des pages de destination d'événements pour présenter vos événements. De plus, vous pouvez proposer inscription à l'événement et la vente de billets directement depuis votre site web. 

Votre public peut interagir avec votre calendrier et rechercher des événements en utilisant uniquement des entrées au clavier. Ils peuvent même s'inscrire à des événements ou acheter des billets sans avoir besoin d'une souris. Toutes les fonctionnalités sont entièrement accessibles aux personnes handicapées. 

Pour en savoir plus sur les mesures que nous prenons pour soutenir l'accessibilité, consultez notre Déclaration d'accessibilité du Web pour les événements. Vous pouvez également visiter notre page de calendrier de démonstration pour voir nos logiciels accessibles en pratique.

5. Maximiser les opportunités de communication

Selon le type d'événement auquel vous participez et la planification de votre patrimoine, vous devrez peut-être préparer au préalable certains supports de communication spécifiques accessibles. Vous pouvez prendre en compte de nombreuses considérations lors de l'élaboration du matériel de votre événement, par exemple :

• Assurez-vous que les polices sont lisibles en évitant les polices décoratives et en vous assurant qu'elles sont de taille 14 ou plus. Évitez d'utiliser des italiques ou des lettres majuscules.
• Vérifiez le contraste des couleurs. Évitez les fonds sombres avec des impressions sombres, ainsi que les fonds clairs avec des impressions lumineuses.
• Assurez-vous que toutes les vidéos sont sous-titrées et que les sous-titres sont exacts.
• Proposez des formats alternatifs, tels que le braille, les gros caractères et le noir et blanc.
• Assurez-vous que tous les signes et symboles sont traduits dans des langues que le public comprend.
• Assurez-vous que l'événement se déroulera dans un environnement très lumineux afin de faciliter la communication pour les personnes qui lisent sur les lèvres.

6. Faciliter et encourager les demandes d’accessibilité aux événements

Tandis que et la planification de votre patrimoine et la promotion de votre événement, posez des questions aux personnes handicapées qui pourraient être intéressées à y assister. Donnez à votre public un espace pour parler de ses préférences. Vous pouvez poser des questions directes ou leur permettre de commenter leurs besoins, le cas échéant.

Vous pouvez également encourager les participants à soumettre des demandes formelles d’accessibilité à l’événement en même temps qu’ils enregistrent ou achètent des billets. Par exemple, vous pouvez fournir un questionnaire de réservation d'événement et demandez les préférences des participants. 

En posant des questions et en étant ouvert à fournir des aménagements raisonnables pour l'événement, vous montrez aux personnes handicapées que votre événement est accessible et inclusif.

7. Fournir des appareils de mobilité et des outils d’assistance

Il existe de nombreux outils d’accessibilité aux événements conçus pour aider les personnes handicapées. Les rendre disponibles et visibles aide tout le monde à se sentir plus à l'aise lors de votre événement. Par exemple, disposer d’un numéro de téléphone ATS, d’un sous-titreur en direct ou même de suffisamment d’espace pour les équipements de mobilité donnera à vos participants un sentiment de sécurité et d’appartenance qu’ils n’oublieront jamais.

8. Formez votre personnel pour des événements accessibles

De nombreuses personnes ne savent pas exactement comment (et quand) elles peuvent aider une personne handicapée. Un personnel bien formé peut faire toute la différence lors de la planification d’événements accessibles.

Vous pouvez proposer des cours pour former votre personnel à l’accessibilité des événements et le préparer à faire face aux situations de routine et d’urgence. Le personnel doit comprendre la signification de la culture du handicap en ce qui concerne différents collectivités, ainsi que ce que signifie être à la fois visible dans son identité tout en s'adaptant à un éventail de handicaps.

9. Soyez disponible à tout moment

Savoir être disponible sans être envahissant est la clé du succès d'un événement accessible. Bien que les personnes handicapées soient parfaitement capables de faire des choses par elles-mêmes, elles peuvent avoir besoin de votre aide à l'occasion. Lorsque cela se produit, rendez-vous cordialement disponible, mais ne soyez pas trop serviable.

10. Mettez-vous à la place d'une autre personne

Se mettre à la place de votre public signifie avoir de l'empathie pour lui. Essayez de vous promener sur le site de votre événement les yeux fermés ou en utilisant un équipement de mobilité pour vivre l'expérience. Asseyez-vous tout au bout de votre salle de conférence et vérifiez si vous pouvez voir et comprendre la personne sur scène. Tous les efforts que vous déployez pour comprendre les différences de vos participants conduisent à un événement plus inclusif et accessible à tous.

Contactez-nous pour en savoir plus sur l'accessibilité des événements et sur la manière dont vous et votre public pouvez en bénéficier Timely technologie événementielle accessible.