Caso di studio: Federazione ebraica dell'Arizona meridionale

Scopri come Timely ha aiutato la Jewish Federation of Southern Arizona a gestire meglio le proprie risorse di calendario, mantenendo informata e coinvolta la propria comunità. 

PROFILO DEL CLIENTE

Il Federazione ebraica dell'Arizona meridionale (JFSA) e il Fondazione della comunità ebraica dell'Arizona meridionale (JCF), sono due diverse organizzazioni che lavorano per obiettivi simili nella città di Tucson, nello stato americano dell'Arizona. Lo sono stati Timely clienti dal 2019.

La JFSA è considerata l'organizzazione centrale di pianificazione, convocazione, visione e raccolta fondi della comunità ebraica dell'Arizona meridionale. Lavorano per soddisfare i bisogni essenziali della comunità e aiutano a rafforzare lo stile di vita ebraico per le generazioni attuali e future.

D'altra parte, il JCF lavora con una popolazione diversificata di individui e famiglie per consentire loro di abbracciare cause e organizzazioni a cui tengono. In questo modo, il JCF promuove la crescita della comunità e aiuta a costruire la capacità a lungo termine delle agenzie di beneficenza locali.

Entrambe le organizzazioni hanno in mente la comunità ebraica e stanno attualmente attraversando un processo per riunirsi e diventare un'unica organizzazione. Insieme, hanno tre risorse di calendario centralizzate, che sono tutti gestiti da Maya Horowitz, Direttore del marketing, delle comunicazioni e degli eventi presso la Federazione ebraica dell'Arizona meridionale.

Per questo caso di studio, scoprirai come stanno usando le due organizzazioni ebraiche Timely software di gestione degli eventi per chiese e organizzazioni religiose per gestire tutti i loro calendari ed eventi in modo più efficiente.

SFIDE

Il primo dei tre calendari è una risorsa per i professionisti delle agenzie, delle sinagoghe e delle organizzazioni ebraiche. "Questo calendario è chiamato calendario di pianificazione e contiene informazioni di base sui prossimi eventi, nonché informazioni generali sulla comunità, come vacanze, giochi sportivi dell'Università dell'Arizona e vacanze scolastiche", ha aggiunto Maya.

Il calendario di pianificazione viene utilizzato per determinare la tempistica degli eventi imminenti e per salvare le date per evitare eventi contrastanti all'interno della comunità. "Data la sovrapposizione del nostro pubblico, è importante che ci coordiniamo", ha spiegato Maya.

La seconda risorsa è un calendario della comunità pubblicizzato pubblicamente che contiene i prossimi eventi di interesse. I membri della comunità possono fare riferimento a questo calendario per trovare modi per connettersi con la vita ebraica.

Come ultima risorsa, i membri della comunità possono scegliere di ricevere un'e-mail di notizie flash che viene inviata settimanalmente. Contiene i prossimi eventi con informazioni sugli eventi in corso nelle vicinanze.

Dover gestire tre diversi calendari stava diventando un compito difficile per Maya e il suo team. Nonostante la notevole sovrapposizione di contenuti, le loro risorse non parlavano tra loro e si traduceva in una perdita di tempo del personale. È stato anche difficile promuovere eventi da tutte e tre le fonti. "Questa inefficienza ha contribuito a una perdita di tempo del personale e a lacune nei contenuti", disse Maya.

Un'altra grande sfida per le organizzazioni è stata la presentazione dell'evento processi. Il JFSA e il JCF erano soliti ricevere gli invii degli eventi via e-mail, il che significava più lavoro per il personale di gestione. In caso di errori o informazioni mancanti, era responsabilità dell'organizzazione correggere gli errori e corrispondere con il mittente dell'evento per correggerli.

I loro obiettivi includevano:

SOLUZIONE

RISULTATI

“Nella nostra ricerca, avevamo trovato solo soluzioni in cui i calendari della community e delle notizie flash potevano essere sincronizzati. Non includevano la possibilità di includere anche il calendario di pianificazione. Abbiamo pensato che forse avremmo avuto bisogno di avere due soluzioni separate”, disse Maya. 

Con lo scopo di raggiungere tutti i propri obiettivi di gestione degli eventi, Maya ha chiesto al proprio sviluppatore web professionista di cercare una soluzione tecnologica e ha trovato Timely. 

TimelyLe soluzioni di hanno fornito ciò di cui avevano bisogno e ora la gestione di tre calendari richiede una supervisione minima. Ad esempio, controlli amministrativi giornalieri per la sovrapposizione di eventi sul calendario di pianificazione, controlli amministrativi giornalieri per eventi incompleti sul calendario della comunità e programmazione settimanale delle notizie flash.

Con  TimelySoftware di gestione degli eventi di per chiese e organizzazioni religiose, il team di gestione degli eventi JFSA e JCF ora supervisiona e assiste i richiedenti solo in caso di conflitti. Chi invia eventi è ora responsabile dei propri contenuti. Possono contrassegnare gli eventi come "Community", che abiliterà una sincronizzazione con il calendario della community

Per aiutare la propria comunità e creare un'esperienza senza soluzione di continuità per i propri utenti, le organizzazioni ebraiche hanno introdotto una guida passo passo su come inviare e utilizzare i propri calendari. Offrono anche formazione per organizzazioni, agenzie e sinagoghe, a cui è stato concesso lo status di mittente del calendario di pianificazione.

Un altro Timely Lo strumento di gestione degli eventi che ha aiutato le organizzazioni nella promozione degli eventi è la newsletter settimanale automatizzata. Nel caso di JFSA e JCF, la newsletter viene inviata agli abbonati e-mail e contiene tutti gli eventi in programma nel prossimo mese, estratti direttamente dal calendario della community. "Lo usiamo anche come vantaggio di sponsorizzazione, aggiungendo un nuovo logo dello sponsor ogni settimana", completato Maya.

In sintesi, Timely ha aiutato la Jewish Federation of Southern Arizona e la Jewish Community Foundation of Southern Arizona in diversi modi, tra cui:

I fantastici calendari degli eventi della Federazione ebraica dell'Arizona meridionale! 

“Prima di implementare Time.ly, le nostre risorse di calendario non comunicavano tra loro, nonostante la notevole sovrapposizione di contenuti. Questa inefficienza ha contribuito a una perdita di tempo del personale e a lacune nei contenuti".

Maya Horowitz, Direttrice del marketing, delle comunicazioni e degli eventi presso la Jewish Federation of Southern Arizona e la Jewish Community Foundation of Southern Arizona, USA