이벤트 기획 프로세스에 대한 고급 가이드

이벤트를 계획하는 것은 어려운 작업일 수 있지만 이벤트 계획 프로세스를 여러 단계로 나누면 많은 걱정을 덜 수 있습니다. 따라야 할 이벤트 계획 프로세스 모델이 있습니까? 아래의 이벤트 계획 프로세스에 대한 고급 가이드를 확인하고 알아보세요.

1단계: 목표와 목표 결정

우리 모두는 우리를 원한다 성공을 위한 이벤트, 어떤 종류의 이벤트인지에 관계없이. 콘서트부터 카지노의 밤, 제품 출시, 시내 수영장에서의 7월 4일 축하행사까지 무엇이든 될 수 있습니다. 그들은 차질 없이 출발해야 ​​합니다.

하지만 우리가 스스로에게 물어봐야 할 첫 번째 질문은 '성공'을 정의하는 것이 무엇인가입니다. 우리는 무엇을 성취하고 싶은가?

당신이 무엇을 향해 손을 뻗고 있는지 모른다면 그것을 붙잡기가 어려울 것입니다. 이벤트를 계획할 때 가장 먼저 해야 할 일은 앉아서 정확히 무엇을 하려는지 결정하는 것입니다. 당연해 보일 수도 있습니다. 7월 4일 독립기념일 행사를 시내 수영장에서 개최하고 싶은 것입니다. 그런데, 그것이 성공하려면 무엇이 필요합니까? 지역 주민들이 도시 지도자들을 만날 수 있다는 점인가요? 아니면 2년에 걸친 대대적인 복원 작업을 거쳐 도시 수영장을 예전의 영광으로 되돌리려고 하시나요? 아마도 당신은 참전 용사를 존경하고 싶습니까?

목표는 그 모든 것 이상일 수 있습니다. 하지만 '무엇'을 찾기 전에 '이유'를 파악하는 것이 좋은 행사를 기획하는 데 필수적입니다.

2단계: 정리하기

이제 어려운 부분이 다가옵니다. 당신은 무엇을 하고 싶은지 알고 있습니다. 25월 XNUMX일 독립기념일 축하 목표가 수영장 회원 수를 XNUMX% 늘리는 것이라고 가정해 보겠습니다. 그 지점까지 어떻게 가나요? 당신을 돕기 위해서는 사람과 돈이라는 두 가지가 필요합니다.

행사 예산은 다른 사람이 귀하에게 제공했을 수도 있고, 수영장 회원권으로 이익을 얻기 위해 지출할 수 있는 금액이 정확히 얼마인지 결정하기 위해 손익 보고서를 작성해야 할 수도 있습니다. 

하지만 당신을 도와줄 사람들도 필요합니다. 그들은 귀하와 함께 일하도록 배정된 동료일 수도 있고, 귀하가 직접 선택한 사람일 수도 있고, 참여하기를 원하는 지역사회의 자원봉사자일 수도 있습니다. 

누구든지 각자의 방식으로 유용한 사람들로 팀을 구성해야 합니다. 필요한 역할로는 프로젝트 관리자, 장소 관리자, 스케줄러, 크리에이티브 디자이너, 마케팅, 스폰서 및 공급업체 코디네이터 등이 있습니다. 팀을 구성해야만 이벤트를 진행할 수 있습니다.

3단계: 마케팅 및 커뮤니케이션 캠페인 개발

이 작업의 대부분은 마케팅 및 크리에이티브 팀(있는 경우)의 책임이겠지만, 이 단계에서는 7월 4일 행사에 대한 소식을 어떻게 전할 것인지 파악해야 합니다. 전단지를 사용할 것인가? 빌보드? 마당 표지판? 그 모든 것들은 효과적이지만, 누가 그것을 디자인하고, 누가 인쇄하고, 누가 배치할 것입니까? 이것들은 모두 당신이 대답해야 할 질문입니다. 

브랜딩은 특히 도시 수영장이 아닌 비즈니스 이벤트에 대해 이야기할 때 큰 의미를 갖습니다. 하지만 중요한 점은 모든 커뮤니케이션 채널에서 일관된 메시지를 원한다는 것입니다. 이는 유사한 로고와 글꼴을 의미할 수 있습니다. 슬로건을 의미할 수도 있습니다. 이는 이벤트의 테마를 의미할 수 있습니다. 7월 4일 이벤트에는 로데오 테마, 개척자 테마 또는 독립 전쟁 테마가 있을 수 있습니다. 그것이 무엇이든, 결정을 내리고 이를 고수해야 합니다.

4단계: 프로그램 계획

앞으로 일어날 모든 일, 그 일이 언제 발생하는지, 누가 책임자인지 알아야 합니다. 이는 프로젝트 관리자에게 훌륭한 직업입니다. 7월 4일 행사는 수영장 주차장에서 일출 팬케이크 아침 식사로 시작될 수 있습니다. 누가 테이블과 의자를 준비할까요? 팬케이크를 요리할 사람은 누구인가요? 쓰레기는 누가 관리할 것인가? 그런 다음 귀하의 이벤트에서는 새로 개조된 수영장을 재개장하기 위해 기념식 리본 커팅을 할 수 있습니다. 누가 리본을 커팅할 것입니까? 마이크가 필요하며 어떻게 전원을 공급받나요? 누가 어디에 서게 되며 군중을 어떻게 통제할 것인가?

아시다시피, 이벤트의 모든 부분에서 누가 언제 무엇을 하는지 알아야 합니다.

5단계: 후원자, 공급업체 및 연사 조정

어쩌면 나중에 수영장 주차장으로 푸드 트럭을 가져오시겠습니까? 아니면 시장이 공원 앞 공원에서 재향군인들을 기리는 기념식을 가질 예정인가요? 아마도 지역 라디오 방송국이 현장에서 음악을 제공하게 될까요? 어쩌면 지역 기업들이 이 단체에 기부하고 자사 제품을 선보일 수 있는 부스를 갖고 싶어할까요?

이벤트가 성공하려면 이 모든 것을 조정해야 합니다.

6단계: 적합한 기술 도구 찾기

Timely 많은 골치 아픈 문제를 해결할 수 있는 풀 서비스 이벤트 관리 소프트웨어입니다. 와 함께 Timely 이벤트 캘린더 소프트웨어, 이벤트를 쉽게 게시, 홍보 및 배포하여 더 많은 사람들이 이벤트에 대해 알 수 있도록 합니다. 더욱이, Timely 이벤트 예약 and 이벤트 발권 소프트웨어를 사용하면 웹사이트에서 직접 RSVP를 수집하거나 이벤트 티켓을 판매할 수 있습니다.

그리고 귀하의 커뮤니티 이벤트를 귀하의 도시 웹사이트보다 훨씬 더 전문적으로 보이게 만드는 맞춤형 도메인과 브랜드 커뮤니케이션을 통해 이 모든 작업을 수행할 수 있습니다.

7단계: 계획 실행

7월 4일이 다가왔습니다. 이제 팬케이크 아침 식사, 마라톤, 리본 커팅, 퍼레이드, 애국 연설 등을 할 시간입니다. 그러나 귀하가 모든 준비 작업을 완료하고 이벤트 계획 프로세스의 모든 단계를 수행했기 때문에 문제 없이 진행될 것입니다.

8단계: 평가 및 기록

한번 끝나면 끝이 아닙니다! 지난 몇 달 동안 7월 4일 독립기념일을 계획하면서 여러분은 예산, 후원자, 자원봉사자, 커뮤니케이션 등 지역사회가 어떻게 운영되는지에 대해 많은 것을 배웠습니다. 무엇이 잘됐는지, 무엇이 잘못되었는지 평가해야 하며, 다음에 귀하의 입장에서 누군가가 커뮤니티 이벤트를 개최해야 할 때 귀하가 얻은 모든 지식을 다시 배울 필요가 없도록 해당 정보를 기록해야 합니다.

와 Timely의 통합 보고 및 분석 도구를 사용하면 이벤트 ROI를 평가하고 향후 더 나은 이벤트를 계획할 수 있습니다.

회의 요청 오늘 귀하의 이벤트 계획 요구 사항을 도와드릴 수 있습니다!