사례 연구: 건강 과학 및 약학 대학(UHSP)
방법을 참조하십시오 Timely 세인트루이스의 University of Health Sciences & Pharmacy(UHSP)를 위한 간소화된 이벤트 관리. 당사 솔루션은 300개의 월별 캠퍼스 이벤트에 대한 워크플로와 커뮤니티 참여를 강화하여 100개의 예약 가능한 공간과 150명의 활성 제출자를 관리했습니다.
클라이언트 프로필
The 건강 과학 및 약학 대학(UHSP)1864년에 설립된 UHSP는 미주리주 세인트루이스에 있는 저명한 사립 교육기관입니다. UHSP는 약학, 건강 과학 및 의료 리더십 분야에서 성공적인 경력을 쌓을 수 있도록 학생들을 준비시킨 오랜 역사를 가지고 있습니다.
학업을 넘어 UHSP는 약 다음과 같은 역동적인 허브입니다. 300개 이상의 조직자가 주최하는 월간 이벤트 150개. 심포지엄, 취업 박람회, 연구 컨퍼런스, 교육 모임을 포함한 이러한 이벤트는 학생, 교수, 동문, 의료 전문가를 한자리에 모읍니다.
대학 제공 100개 이상의 예약 가능한 공간 이러한 활동을 지원하기 위해. 교실, 도서관, 식당, 체육관, 실험실, 기숙사는 학업 및 과외 활동 행사를 위한 장소로 사용됩니다.
UHSP가 이러한 역동적인 이벤트 환경을 어떻게 관리하는지 알아보기 위해 우리는 다음과 이야기를 나누었습니다. 제시 자우어바인, 대학 이벤트 관리자. 이 게시물에서는 UHSP가 어떻게 사용하는지 살펴보겠습니다. Timely's 장소 관리 소프트웨어 캠퍼스 전체에서 업무 흐름을 간소화하고, 협업을 강화하고, 참여를 극대화합니다.
Jessie Sauerwein 소개 – UHSP의 이벤트 마에스트로
도전
이전 시스템이 곧 폐기됨에 따라 UHSP에서는 캠퍼스 전체의 이벤트 일정, 강의실 배정, 장소 예약을 간소화할 수 있는 현대적이고 확장 가능한 솔루션이 필요했습니다.
대학의 규모를 감안할 때, 새로운 시스템은 사용자 친화적이어야 하고 수많은 이벤트 공간을 관리하고 수업과 특별 이벤트를 위한 복잡하고 반복적인 예약을 처리할 수 있어야 했습니다. 또한 이 시스템은 자동으로 객실을 사용할 수 없음으로 표시하여 일정 충돌을 방지해야 했습니다.
일정을 잡는 것 외에도, 대학은 사용자 정의 가능한 섭취 양식, 수동 승인 및 자동화된 이메일 알림을 통해 모든 사람이 정보를 얻을 수 있는 간소화된 워크플로를 원했습니다. 예약 프로세스 중에 AV 장비 및 케이터링과 같은 리소스와 서비스를 요청할 수 있는 기능도 중요했습니다.
대학의 이전 이벤트 및 행사장 시스템은 통합되지 않았고, 이전 시스템은 시각적 매력과 사용자 친화적인 기능이 부족했습니다. 이로 인해 교수진과 직원이 이벤트를 제출하고 참석자가 필터링 및 검색 옵션이 부족하여 이벤트를 찾는 것이 어려웠습니다.
또한, 이벤트 뉴스레터는 수동으로 만들어야 했고 티켓 이벤트는 별도의 소프트웨어를 통해 관리되었습니다. 이러한 분리된 시스템으로 인해 대학 커뮤니티 내에서 혼란이 발생했고 문의에 답하는 데 상당한 시간이 소요되었습니다.
요약하자면, 채택하기 전에 TimelyUHSP는 이벤트를 관리하는 데 있어 다음과 같은 수많은 어려움에 직면했습니다.
"우리는 다른 여러 옵션을 탐색했지만 Timely 저렴한 가격, 세련된 디자인, 뉴스레터와 공개 일정의 원활한 통합, 사용자 친화적인 이벤트 제출 프로세스 및 승인 워크플로가 돋보였습니다."
Jessica Sauerwein, UHSP 대학 이벤트 관리자
용액
원활한 소프트웨어 전환 보장
의 도움으로 Timely의 전문 서비스 팀UHSP는 계정 구성, 데이터 마이그레이션, 사용자 교육을 포함하여 3개월 안에 시스템을 구현하고 출시하여 원활한 전환과 완전한 도입을 보장했습니다.
장소 및 리소스 관리를 중앙화하세요
사용자 지정 가능한 예약 도구를 통해 UHSP는 모든 사용 가능한 공간과 리소스에 대한 명확하고 체계적인 보기를 얻었습니다. 간소화된 장소 임대 요청 및 승인 프로세스는 이중 예약을 제거하고 공간 활용도를 개선했습니다.
커뮤니케이션 강화
150명 이상의 이벤트 주최자 및 이해 관계자와 함께 Timely 부서 간 조정이 간소화되었습니다. 자동화된 알림과 직관적인 플랫폼은 오해를 줄이고 이벤트 물류를 개선했습니다.
이벤트 참여 증가
중앙 집중화된 이벤트 허브는 홍보와 가시성을 강화했습니다. Timely'의 대화형 캘린더, 자동화 및 r등록 도구 캠퍼스 참여를 강화하여 이벤트를 더 쉽게 찾고 참석할 수 있게 했습니다.
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결과
채택 이후 Timely's 이벤트 및 장소 관리 소프트웨어UHSP는 공간 관리, 이벤트 기획 및 홍보에 혁신을 일으켜 프로세스를 더욱 효율적이고 원활하게 만들었습니다.
스마트 자동화, 직관적 도구 및 전담 지원 강의부터 졸업식까지 모든 행사가 체계적이고 효율적이며 번거롭지 않도록 보장합니다.
유선형의 이벤트 제출 프로세스 교수진과 직원이 공간 예약 요청을 올바르게 제출하여 오류와 문의를 줄일 수 있습니다. 보다 직관적인 시스템으로, 이벤트 승인 이제 더 빠르고 더 안정적입니다. UHSP는 또한 사용자 정의 필드를 사용하여 이벤트 관련 리소스를 보다 효과적으로 추적함으로써 리소스 관리를 향상시켰습니다.
캠퍼스 전체 참여가 확대되었습니다. 시각적으로 매력적인 달력 이미지를 특징으로 하여 이벤트 가시성과 참여를 개선합니다. 자동화된 뉴스레터와 이벤트 알림은 수동 작업 부하를 크게 줄여 이벤트 주최자의 시간을 절약합니다. 통합 티켓팅 도구 졸업식 같은 주요 행사에 대한 등록 및 참석 추적을 간소화합니다.
제시 하이라이트:"Timely현대적인 디자인과 기능성은 UHSP에 획기적인 변화를 가져왔으며, 공간 활용도와 이벤트 커뮤니케이션, 캠퍼스 전체 참여를 개선했습니다."
신뢰할 수 있는 파트너로서 Timely 견고한 올인원 솔루션을 제공합니다 캠퍼스 활성화 노력을 강화하는 동시에 이벤트 및 장소 운영을 간소화합니다. 직관적이고 자동화된 시스템을 통해 UHSP는 캠퍼스 전체에서 이벤트를 관리, 홍보 및 경험하는 방식을 혁신했습니다.
UHSP의 주요 성과는 다음과 같습니다.
"Timely 이벤트와 장소를 관리하는 방식을 변화시켰습니다. 시간을 절약하고 가장 중요한 것, 즉 커뮤니티를 구축하고 뛰어난 서비스를 제공하는 데 집중할 수 있게 되었습니다.”
Jessica Sauerwein, UHSP 대학 이벤트 관리자
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