6 Veelvoorkomende problemen en oplossingen voor evenementenplanning

Problemen met het plannen van evenementen zijn een natuurlijk gevolg van het plannen van evenementen. Er zullen altijd problemen zijn, sommige klein en andere groot. De vraag is om erachter te komen wat je kunt doen om de grote problemen te verminderen en de kleine problemen glad te strijken, en uiteindelijk beheer je evenementen als een professional. 

Hier zijn enkele van de grootste problemen met het plannen van evenementen en oplossingen die we hebben gezien toen we voorop liepen bij hedendaagse problemen op het gebied van evenementenbeheer. 

#1. Te hoge uitgaven zijn een belangrijk probleem bij het plannen van evenementen: hier leest u hoe u dit kunt beheren

Budgetteren voor een evenement dat u plant, is misschien wel de grootste uitdaging waarmee u te maken krijgt. Het lijkt erop dat bijna elk evenement, behalve de grootste evenementen die zijn gepland voor grote professionele bijeenkomsten, moeite zal hebben om de hoeveelheid geld te krijgen die ze nodig hebben om alle dingen te doen die ze willen doen. Het zal een constante strijd worden om centen hier te knijpen, zodat je daar een beetje kunt uitgeven. 

Er zijn veel tools voor geldbeheer die je kunt gebruiken om problemen met de planning van evenementen te voorkomen, maar we raden twee dingen aan: ten eerste raden we je aan om iemand in je commissie te hebben - bij voorkeur een persoon en ten minste een of twee assistenten (of meer afhankelijk van hoe groot het evenement is) die als enige verantwoordelijk is voor het budget. Ze beheren het geld, ze houden de portemonnee vast en alle uitgaven gaan via hen.

De tweede methode die we aanbevelen, is het gebruik van software voor evenementenbeheer waarmee je gemakkelijker geld van je bezoekers kunt accepteren, en daarvoor raden we aan Timely's Event Ticketing Software en Event Booking Software. Deze softwareplatforms synchroniseren met alle Timely's software, en ze zullen de stress wegnemen van ticketing, registratie, het boeken van locaties en al uw inkomende geld krijgen waar het zou moeten zijn.

#2. Het niet bijhouden van uw planningstijdlijn (en de wijzigingen ervan) is een probleem met het plannen van evenementen: hier is een oplossing

De tijdlijn voor het plannen van evenementen wordt iets dat je vastlegt (zogenaamd in steen gebeiteld) en dat vervolgens voor altijd zal blijven veranderen als er zich problemen voordoen, planningswijzigingen en crises zich voordoen en je begint met het blussen van branden. Dit is het probleem met het plannen van evenementen: dat de planningstijdlijn nooit zo vastligt als je zou willen. 

De oplossing hiervoor is Timely's Evenementenkalendersoftware, die expert is in het oplossen van problemen in de evenementenbeheerindustrie door middel van schone en gebruiksvriendelijke interfaces die uw project vooruit helpt en mijlpaal na mijlpaal bereikt naarmate het tijdstip van het evenement dichterbij komt. U kunt kalendermeldingen instellen, zoals "Laatste dag om te registreren!" en "Laatste dag voor Early Bird-prijzen!" om mensen aan te moedigen op de kalender te letten en ervoor te zorgen dat ze geen belangrijke deadlines missen, zodat ze geen problemen met het plannen van evenementen worden.

#3. Geen back-upplannen hebben is een probleem met de planning van evenementen: wat u moet doen om voorbereid te zijn

Of het probleem nu is dat je wacht tot een buitenevenement begint en dan barst er een plotselinge onweersbui los, waardoor iedereen onderdak moet zoeken, of dat het probleem is dat je een balzaal hebt geboekt die simpelweg niet groot genoeg is om alle de deelnemers die zich de avond voor het evenement hebben geregistreerd, moet u back-upplannen hebben om problemen met het plannen van evenementen te voorkomen. 

Voorbereid zijn betekent dat je over elke onvoorziene gebeurtenis hebt nagedacht (en je kunt er zeker van zijn dat er IETS zal zijn dat je vergeet) en dat je alternatieve plannen hebt om de veranderingen op te vangen. Bij een buitenevenement kun je misschien niets doen aan bliksem, maar je kunt wel voorbereid zijn met plastic poncho's om mensen relatief droog te houden tijdens de regen. Je hebt misschien niet de juiste maat balzaal, maar je had in je contract met het hotel kunnen opnemen dat je mag uitbreiden mocht dat nodig zijn.

#4. Geen professioneel personeel hebben is een probleem bij het plannen van evenementen: hoe krijg je ze?

Afhankelijk van het type evenement dat u plant, is het hebben van een professionele evenementenplanning misschien niet alleen handig, maar ook een noodzaak. Als je voor een groot bedrijf werkt dat regelmatig evenementen organiseert, is er misschien een evenementenplanningsteam dat dit dag in dag uit doet. Maar als u dat niet doet, kunt u er zeker van zijn dat er professionals voor evenementenplanning zijn die freelance werken en beschikbaar zijn om ervoor te zorgen dat uw evenement soepel verloopt. 

Beschouw deze mensen als de weddingplanners van uw evenement. Je hebt ze misschien nooit meer dan één keer nodig, maar als je ze nodig hebt, zijn ze ongelooflijk behulpzaam om dingen voor elkaar te krijgen, omdat ze meer weten dan jij - ze doen dit elke dag.

#5. Geen gestructureerde software voor evenementenbeheer hebben, is een probleem met de planning van evenementen: hier is een oplossing

Er zijn veel software voor evenementenbeheer die zijn ontworpen om problemen met het plannen van evenementen tot het verleden te laten behoren. Maar het grootste probleem met de meeste is dat ze niet geïntegreerd zijn en dat ze slechts een oplossing bieden voor één probleem. Er kan ticketingsoftware zijn - die heel goed werkt als ticketingsoftware - maar die niet kan worden geïntegreerd in uw kalendersysteem en uw boekingssysteem. Het hebben van alles-in-één software voor evenementenbeheer is de oplossing voor je problemen met het plannen van evenementen. (Tip: wij raden aan Timely.)

#6. Niet denken aan de kleine dingen is een probleem bij het plannen van evenementen: zo onthoud je ze

Tijdens de vroege evenementenplanningsvergaderingen moet u iedereen in uw team, van uw gecontracteerde professionele evenementenplanner tot uw vrijwillige personeelsrelaties, in een kamer krijgen en nadenken over alles wat er moet gebeuren. Zijn er genoeg tafels en stoelen? Wie gaat die tafels en stoelen neerzetten en hoe lang duurt dat? Is er tijd (en ruimte) voor mini-netwerkevenementen tussen de sessies door? Hoe worden ze gefaciliteerd? Hoe komt iedereen aan zijn eten? Wie zal de entertainers ruziën?

Al deze dingen zijn essentieel, en het hebben van een evenementplanningsprofessional in het team zal je helpen dingen te bedenken waar je nog niet eerder aan had gedacht, maar de echte sleutel is om iedereen bij elkaar te krijgen en de problemen met de evenementplanning te bespreken, waarbij geen middel onbeproefd blijft. . Schrijf het allemaal op en wijs vervolgens iemand toe aan elk item. Maak mensen verantwoordelijk en volg ze op.

Conclusie

Dit zijn slechts enkele van de problemen bij het plannen van evenementen die u kunt tegenkomen met de huidige problemen op het gebied van evenementen. Hedendaagse kwesties in evenementenbeheer zijn een hot topic dat in elke organisatie, groot en klein, wordt besproken en u moet ervoor zorgen dat uw evenement voldoet aan de hoge normen die uw gasten verwachten. 

Reik naar Timely om meer te leren en te proberen Timely gratis!