Casestudy: Universiteit voor Gezondheidswetenschappen en Farmacie (UHSP)
Zie hoe Timely gestroomlijnd eventmanagement voor de University of Health Sciences & Pharmacy (UHSP) in St. Louis. Onze oplossing verbeterde workflows en community-betrokkenheid voor 300 maandelijkse campusevenementen, beheerde 100 boekbare ruimtes en 150 actieve indieners.
CLIËNTPROFIEL
De Universiteit voor Gezondheidswetenschappen en Farmacie (UHSP), opgericht in 1864, is een vooraanstaande particuliere instelling in St. Louis, Missouri. UHSP heeft een lange geschiedenis in het voorbereiden van studenten op succesvolle carrières in farmacie, gezondheidswetenschappen en leiderschap in de gezondheidszorg.
Naast de academische wereld is UHSP een dynamisch knooppunt voor ongeveer 300 maandelijkse evenementen georganiseerd door meer dan 150 organisatorenDeze evenementen, waaronder symposia, carrièrebeurzen, onderzoeksconferenties en educatieve bijeenkomsten, brengen studenten, docenten, alumni en professionals uit de gezondheidszorg samen.
De universiteit biedt meer dan 100 boekbare ruimtes om deze activiteiten te ondersteunen. Klaslokalen, bibliotheken, eetzalen, gymzalen, laboratoria en studentenhuizen dienen als locaties voor academische en buitenschoolse evenementen.
Om te leren hoe UHSP dit dynamische evenementenlandschap beheert, spraken we met Jessie Sauerwein, University Event Manager. Deze post zal onderzoeken hoe UHSP gebruik maakt van Timely's Software voor locatiebeheer om workflows te stroomlijnen, samenwerking te verbeteren en de betrokkenheid op de campus te maximaliseren.
Over Jessie Sauerwein – Eventmaestro van UHSP
UITDAGINGEN
Omdat hun vorige systeem bijna verouderd was, had UHSP behoefte aan een moderne, schaalbare oplossing om de planning van evenementen, de toewijzing van klaslokalen en het boeken van locaties op de campus te stroomlijnen.
Gezien de omvang van de universiteit moest het nieuwe systeem gebruiksvriendelijk zijn en in staat zijn om talrijke evenementenruimtes te beheren en complexe, terugkerende boekingen voor lessen en speciale evenementen te verwerken. Het systeem moest ook planningsconflicten voorkomen door ruimtes automatisch als niet beschikbaar te markeren.
Naast het plannen wilde de universiteit een gestroomlijnde workflow met aanpasbare intakeformulieren, handmatige goedkeuringen en geautomatiseerde e-mailmeldingen om iedereen op de hoogte te houden. De mogelijkheid om tijdens het boekingsproces middelen en diensten aan te vragen, zoals AV-apparatuur en catering, was ook belangrijk.
De vorige evenementen- en locatiesystemen van de universiteit waren niet geïntegreerd en het oude systeem miste visuele aantrekkingskracht en gebruiksvriendelijke functies. Dit maakte het moeilijk voor faculteiten en medewerkers om evenementen in te dienen en voor deelnemers om ze te vinden vanwege een gebrek aan filter- en zoekopties.
Bovendien moesten evenementennieuwsbrieven handmatig worden gemaakt en werden evenementen met tickets beheerd via aparte software. Dit onsamenhangende systeem leidde tot verwarring binnen de universitaire gemeenschap en er werd veel tijd besteed aan het beantwoorden van vragen.
Kortom, voordat u de wet aanneemt TimelyMet de software van UHSP werd UHSP geconfronteerd met tal van uitdagingen bij het beheren van haar evenementen, waaronder:
"We hebben verschillende andere opties onderzocht, maar Timely viel op door de betaalbaarheid, het strakke ontwerp en de naadloze integratie van de nieuwsbrief, de openbare agenda en het gebruiksvriendelijke proces voor het indienen van evenementen en de goedkeuringsworkflow."
