Casestudy: Universiteit voor Gezondheidswetenschappen en Farmacie (UHSP)
Zie hoe Timely gestroomlijnd eventmanagement voor de University of Health Sciences & Pharmacy (UHSP) in St. Louis. Onze oplossing verbeterde workflows en community-betrokkenheid voor 300 maandelijkse campusevenementen, beheerde 100 boekbare ruimtes en 150 actieve indieners.
CLIËNTPROFIEL
Het Universiteit voor Gezondheidswetenschappen en Farmacie (UHSP), opgericht in 1864, is een vooraanstaande particuliere instelling in St. Louis, Missouri. UHSP heeft een lange geschiedenis in het voorbereiden van studenten op succesvolle carrières in farmacie, gezondheidswetenschappen en leiderschap in de gezondheidszorg.
Naast de academische wereld is UHSP een dynamisch knooppunt voor ongeveer 300 maandelijkse evenementen georganiseerd door meer dan 150 organisatorenDeze evenementen, waaronder symposia, carrièrebeurzen, onderzoeksconferenties en educatieve bijeenkomsten, brengen studenten, docenten, alumni en professionals uit de gezondheidszorg samen.
De universiteit biedt meer dan 100 boekbare ruimtes om deze activiteiten te ondersteunen. Klaslokalen, bibliotheken, eetzalen, gymzalen, laboratoria en studentenhuizen dienen als locaties voor academische en buitenschoolse evenementen.
Om te leren hoe UHSP dit dynamische evenementenlandschap beheert, spraken we met Jessie Sauerwein, University Event Manager. Deze post zal onderzoeken hoe UHSP gebruik maakt van Timely's Software voor locatiebeheer om workflows te stroomlijnen, samenwerking te verbeteren en de betrokkenheid op de campus te maximaliseren.
Over Jessie Sauerwein – Eventmaestro van UHSP
UITDAGINGEN
Omdat hun vorige systeem bijna verouderd was, had UHSP behoefte aan een moderne, schaalbare oplossing om de planning van evenementen, de toewijzing van klaslokalen en het boeken van locaties op de campus te stroomlijnen.
Gezien de omvang van de universiteit moest het nieuwe systeem gebruiksvriendelijk zijn en in staat zijn om talrijke evenementenruimtes te beheren en complexe, terugkerende boekingen voor lessen en speciale evenementen te verwerken. Het systeem moest ook planningsconflicten voorkomen door ruimtes automatisch als niet beschikbaar te markeren.
Naast het plannen wilde de universiteit een gestroomlijnde workflow met aanpasbare intakeformulieren, handmatige goedkeuringen en geautomatiseerde e-mailmeldingen om iedereen op de hoogte te houden. De mogelijkheid om tijdens het boekingsproces middelen en diensten aan te vragen, zoals AV-apparatuur en catering, was ook belangrijk.
De vorige evenementen- en locatiesystemen van de universiteit waren niet geïntegreerd en het oude systeem miste visuele aantrekkingskracht en gebruiksvriendelijke functies. Dit maakte het moeilijk voor faculteiten en medewerkers om evenementen in te dienen en voor deelnemers om ze te vinden vanwege een gebrek aan filter- en zoekopties.
Bovendien moesten evenementennieuwsbrieven handmatig worden gemaakt en werden evenementen met tickets beheerd via aparte software. Dit onsamenhangende systeem leidde tot verwarring binnen de universitaire gemeenschap en er werd veel tijd besteed aan het beantwoorden van vragen.
Kortom, voordat u de wet aanneemt TimelyMet de software van UHSP werd UHSP geconfronteerd met tal van uitdagingen bij het beheren van haar evenementen, waaronder:
"We hebben verschillende andere opties onderzocht, maar Timely viel op door de betaalbaarheid, het strakke ontwerp en de naadloze integratie van de nieuwsbrief, de openbare agenda en het gebruiksvriendelijke proces voor het indienen van evenementen en de goedkeuringsworkflow."
Jessica Sauerwein, universiteitsevenementmanager, UHSP
OPLOSSING
Zorg voor een naadloze softwaretransitie
Dankzij Timely's Team Professionele DienstenUHSP implementeerde en lanceerde het systeem binnen drie maanden, inclusief accountconfiguratie, gegevensmigratie en gebruikerstraining. Zo werd een soepele overgang en volledige acceptatie gegarandeerd.
Centraliseer locatie- en resourcebeheer
Aanpasbare boekingstools gaven UHSP een duidelijk, georganiseerd overzicht van alle beschikbare ruimtes en middelen. Het gestroomlijnde verzoek- en goedkeuringsproces voor locatiehuur elimineerde dubbele boekingen en verbeterde het ruimtegebruik.
Verbeter de communicatie
Met meer dan 150 evenementorganisatoren en belanghebbenden, Timely vereenvoudigde coördinatie tussen afdelingen. Geautomatiseerde meldingen en een intuïtief platform verminderden miscommunicatie en verbeterden de eventlogistiek.
Verhoog de deelname aan evenementen
Een gecentraliseerde evenementenhub verbeterde de promotie en zichtbaarheid. Timely's interactieve kalender, automatisering en rregistratietools zorgde ervoor dat evenementen makkelijker te vinden en bij te wonen waren, waardoor de betrokkenheid op de campus werd versterkt.
Ontdek het fantastische ruimteboekingsportal van UHSP!
RESULTATEN
sinds adoptie TimelySoftware voor evenementen- en locatiebeheer van 'sUHSP heeft een revolutie teweeggebracht in ruimtebeheer, evenementenplanning en promotie, waardoor processen efficiënter en soepeler verlopen.
Slimme automatisering, intuïtieve tools en toegewijde ondersteuning zorgen ervoor dat elk evenement, van lezingen tot diploma-uitreikingen, georganiseerd, efficiënt en probleemloos verloopt.
De gestroomlijnde evenement indieningsproces stelt faculteit en personeel in staat om ruimteboekingsaanvragen correct in te dienen, waardoor fouten en vragen worden verminderd. Met een intuïtiever systeem, evenement goedkeuringen zijn nu sneller en betrouwbaarder. UHSP heeft ook resourcebeheer verbeterd door aangepaste velden te gebruiken om event-gerelateerde resources effectiever te volgen.
De betrokkenheid op de hele campus is gegroeid met een visueel aantrekkelijke kalender met afbeeldingen, wat de zichtbaarheid van evenementen en deelname verbetert. Geautomatiseerde nieuwsbrieven en evenementmeldingen hebben de handmatige werklast aanzienlijk verminderd, waardoor er meer tijd overblijft voor evenementorganisatoren. Geïntegreerde ticketingtools vereenvoudig de registratie en aanwezigheidsregistratie voor grote evenementen zoals diploma-uitreikingen.
Jessie benadrukt:"TimelyHet moderne ontwerp en de functionaliteit van waren een gamechanger voor UHSP, waardoor het ruimtegebruik, de communicatie tijdens evenementen en de betrokkenheid op de hele campus werden verbeterd."
Als betrouwbare partner, Timely biedt een robuuste alles-in-één oplossing die de activiteiten van evenementen en locaties stroomlijnt en tegelijkertijd de activeringsinspanningen op de campus stimuleert. Met een intuïtief, geautomatiseerd systeem heeft UHSP de manier waarop evenementen worden beheerd, gepromoot en ervaren op de campus getransformeerd.
Belangrijke overwinningen voor UHSP zijn onder meer:
"Timely heeft de manier waarop we evenementen en locaties beheren getransformeerd. Het maakte onze tijd vrij en stelde ons in staat om ons te richten op wat het belangrijkst is: het opbouwen van een community en het leveren van uitzonderlijke service.”
Jessica Sauerwein, universiteitsevenementmanager, UHSP
Andere klanten bestelden ook:
Word lid van onze nieuwsbrief
Abonneer u op onze nieuwsbrief en ontvang relevante tips voor evenementenbeheer, updates over de evenementenbranche en meer.
We waarderen uw privacy en nemen alleen contact met u op over onze nieuwste inhoud, updates en aanbiedingen. U kunt zich op elk moment afmelden voor deze communicatie. Kijk voor meer informatie op onze Privacybeleid.