Hoe u sponsors voor evenementen kunt krijgen: een gids voor evenementsponsoring

Sponsors zijn de droomrelatie van veel evenementenplanners en -organisatoren. Met de juiste sponsor kunt u het evenement mogelijk beter promoten bij uw publiek. U kunt zelfs verbeteren wat u uw gasten kunt bieden. Als evenementenorganisator kan het zoeken naar sponsoring intimiderend lijken. Hier is uw gids om de sprong te wagen en met vertrouwen contact met hen op te nemen! Van uitzoeken hoe je je zoektocht kunt beginnen tot je voorbereiden op gesprekken met potentiële sponsors. Alles wat je moet weten over hoe je sponsors voor evenementen kunt krijgen, staat in dit bericht!

1. Wat is een evenementsponsor?

Sponsors zijn individuen, ondernemers of organisaties die een entiteit, organisatie, evenement, project of bedrijf steunen in ruil voor advertenties. Ze zijn meestal op zoek naar reclame voor hun producten en diensten via succesvolle kanalen in hun niche.

Newbie-organisatoren van evenementen vinden het misschien lastig om hun eerste sponsoring te krijgen. Dit is echter verre van een onmogelijke opgave. Hier noemen we enkele voordelen van sponsoring van evenementen, evenals tips voor het vinden van potentiële sponsors voor uw evenementen.

2. Wat zijn de voordelen van evenementsponsoring?

Sponsoring speelt een grote rol bij het bieden van wat u nodig heeft om uw evenement succesvol te maken. Naast het dekken en helpen met de kosten van het evenement, kunnen sponsors u ook gratis producten aanbieden om aan de aanwezigen te verdelen. Je hebt geld nodig om de evenementkosten te dekken, ze willen hun merken promoten bij je publiek. Het is een win-winrelatie, aangezien jullie beiden de voordelen van marketing en kostenbeheersing zullen ervaren die bij deze samenwerking horen.

Over het algemeen zijn sponsors van evenementen niet zo toegewijd als organisatoren om actief deel te nemen. Ze zullen u betalen of zelfs al uw uitgaven dekken in ruil voor advertenties erin. Sponsors willen hun merken promoten bij uw publiek op uw evenement. U zult het zware werk moeten doen door het evenement te laten gebeuren. Als u echter geweldig werk levert en hen een goed rendement op uw investering biedt, kunt u net zo goed een levenslange samenwerking met sponsors aangaan.

Hier zijn enkele van de voordelen van sponsoring van evenementen:

Verlaagt kosten

Een sponsor helpt u de kosten van uw evenementenplanning te minimaliseren. De ROI is meestal geweldig voor zowel de organisator van het evenement als de sponsor. Zelfs als het geen langdurig partnerschap is, kan het je leren over het werken met partners en derde partijen. Het kan u ook de mogelijkheid bieden om te leren hoe u kosten kunt besparen en uw resultaten kunt rapporteren.

Bouw geloofwaardigheid

Wanneer een bekend merk ervoor kiest om met u samen te werken, kennen ze uw werk waarschijnlijk al en vertrouwen ze op uw geloofwaardigheid als organisator van evenementen. Geloofwaardigheid is net zo belangrijk als winst maken, omdat het u op de lange termijn meer partnerschappen zal opleveren. Als u een evenement plant en met specifieke producten en niches wilt werken, concentreer u dan op het plannen van een evenement dat mensen met dezelfde interesses samenbrengt.

Bent u de kostbare en gefragmenteerde evenementensystemen beu?

Probeer onze alles-in-één oplossing!

• Ontdek de kracht van gestroomlijnde locatiekalenders
• Bereik je ideale doelgroep
• Maximaliseer de boekingsefficiëntie

Probeer gratis

Creëer unieke ervaringen voor uw sponsors

Bij het zoeken naar sponsors moeten efficiëntie en creativiteit voorop staan. Denk buiten de gebaande paden met uw advertentiemogelijkheden. Evenementenlocaties zijn uitstekende platforms om fysieke of virtuele ruimtes te bieden om producten te introduceren, net zoals HBO deed met hun populaire 'Iron Throne'-promotie voor de première van Game of Thrones. Het aanbieden van dergelijke innovatieve ervaringen aan potentiële sponsors zal zeker de aantrekkingskracht vergroten!

Verzamel de gegevens van de deelnemer

Als je de juiste evenementsponsor hebt om hun producten te promoten, kun je gegevens verzamelen en veel leren over de voorkeuren van je bezoekers. Over het algemeen zal het uw vermogen verbeteren om feedback en rapporten te geven aan uw huidige sponsors. Het zal je ook helpen nieuwe sponsors te vinden, aangezien je je publiek al kent. Probeer vragen toe te voegen aan je registratieformulieren voor evenementen om zoveel mogelijk over je bezoekers te weten te komen.

lead Generation

Normaal gesproken zou je uren bezig zijn met het onderzoeken van je ideale klanten, het creëren van persona's en het vinden van gegevens die je verwachtingen ondersteunen. Door consumentenevenementen in een specifieke niche te promoten, leert u echter wat een prioriteit is voor uw publiek en hoe u er efficiënter reclame voor kunt maken. Als sponsors je om cijfers en rapportages vragen, bied je die efficiënter aan en ga je langdurige samenwerkingen aan.

Nu je de belangrijkste voordelen van het vinden van een evenementsponsor hebt geleerd, kun je ons deskundig advies krijgen over het vinden van de perfecte sponsors om je aanstaande evenementen te ondersteunen.

3. Hoe krijg je sponsors voor evenementen?

Om een ​​goede sponsor te vinden, moet u eerst weten wat voor soort sponsoring u zoekt. Zorg er daarom voor dat u, voordat u contact opneemt met potentiële sponsors, begrijpt wat voor soort sponsoring u nodig heeft. 

Heeft u een logo op uw website nodig? Een banneradvertentie op uw social media-pagina's? Of misschien heb je gewoon een paar dollar nodig om de kosten van het drukken van flyers te dekken? Als je eenmaal weet welk type sponsoring je nodig hebt, kun je verder gaan met het vinden van sponsors. Hier zijn enkele tips voor het vinden van goede sponsors voor uw evenementen:

Weet wie er bij het evenement betrokken is

Begin met het identificeren van wie bij het evenement betrokken zal zijn. Dit omvat mensen die aanwezig zullen zijn, degenen die zullen helpen en iedereen die mogelijk geïnteresseerd is in sponsoring. Identificeer vervolgens de rollen die elke persoon in het evenement speelt. Als u bijvoorbeeld een conferentie plant, heeft u waarschijnlijk een hoofdspreker, een panellid en een moderator nodig.

Nadat u hebt bepaald welke sponsoring vereist is, gaat u verder met het zoeken naar sponsors door eerst gegevens te verzamelen over alle personen die betrokken zijn bij het specifieke gesponsorde evenement - van hoofdsprekers en prominente sprekers tot producenten en managers die betrokken zijn bij het organiseren en houden van het evenement zelf. Het helpt u bij het voorbereiden van het juiste materiaal en de juiste aanpak om met uw sponsors te communiceren.

Ontdek de interesses van uw sponsors

Nadat je hebt bepaald welke sponsors je wilt voor je evenement, is het tijd om erachter te komen wat jullie gemeen hebben. Als u bijvoorbeeld een bijeenkomst voor ondernemers organiseert, zoek dan naar sponsors die in hetzelfde veld werken. Probeer alles te weten te komen over hun partners en doelen, zodat je interessant materiaal kunt voorbereiden om met hen te delen. Het kennen van hun vermogen om fondsen te beheren, kan helpen bij het vinden van sponsors die perfect passen bij het doel van uw evenement.

Bovendien kunnen alle betrokkenen beter op elkaar worden afgestemd, omdat er duidelijkheid is over de verwachtingen. Zorg ervoor dat u de neigingen van uw potentiële sponsors onderzoekt voordat u contact met hen opneemt. Hierdoor kunt u effectievere gesprekken voeren over samenwerking met hen, in het voordeel van alle betrokken partijen.

Meer informatie over het bedrijf van de sponsor

Vervolgens moet u uitzoeken welk type sponsoring het beste bij uw evenement past. Bent u op zoek naar een product- of dienstverlener? Een bedrijf dat goederen of diensten verkoopt? Een merknaam? Een organisatie die financiert?

Door mensen in uw niche te identificeren, kunt u niet alleen de meest geschikte sponsors voor uw evenementen vinden, maar krijgt u ook meer expertise om hen een voorstel te doen. 

Misschien biedt uw locatie accommodatie (zoals slaapkamers en suites), zodat dit goed kan werken voor sponsors. Je zou zelfs een onbeperkt buffet kunnen hebben zonder extra kosten, wat mensen zou kunnen aantrekken die op voedsel gebaseerde producten en diensten aanbieden. Onthoud: het idee hier is om de meest voordelige samenwerking aan te bieden die je kunt om sponsors te helpen hun merk te laten zien.

Bied iets wat sponsors willen

Als je iets aanbiedt dat relevant is voor de sponsor van je evenement, is de kans groot dat ze geïnteresseerd zijn. Denk dus na over wat u aanbiedt dat hen zou kunnen interesseren. Is er iets unieks aan uw evenement waardoor het opvalt? Wat biedt jouw evenement dat andere evenementen niet bieden? Bedenk hoe u uw evenement aantrekkelijker kunt maken voor sponsors.

Er zijn veel manieren om deze volgende stap te benaderen, maar de kern is uitzoeken wat ze zouden willen van deze sponsormogelijkheid en het vervolgens realiseren! Zonder te veel uit te geven aan productiekosten, kan het verkrijgen van een extra handtekening van een sponsor een gemakkelijke oplossing voor u zijn als uw marketingbudget tekortschiet.

Er zijn veel belangrijke stappen te volgen om goede partnerschappen en sponsors te vinden. Een van de belangrijkste is echter om deze informatie goed te beheren. Door gebruik te maken van een evenementenplatform, zoals Timely, heb je alle gegevens en gebeurtenisinformatie binnen handbereik. Op deze manier krijg je sneller informatie over kaartverkoop en bezoekers en laat je ze snel zien aan je evenementsponsors.

Timely evenement software is een van de beste event management systemen beschikbaar in de markt. Het biedt u exacte en veilige gegevens over niet alleen de promotie-inspanningen van evenementen, maar ook evenement registratie, kaartverkoop en deelname aan evenementen. Bovendien helpt het je evenementen beter online te promoten. Inderdaad, je kunt een mooie publiceren evenementenkalender op uw website en deel je evenementen op Facebook or LinkedIn automatisch.

Timely evenementenbeheersysteem heeft de beste tools om u te helpen evenementen en evenementgegevens beter te beheren, de productiviteit te verhogen en tegelijkertijd de kosten te verlagen. Kortom, u kunt meer doen met minder!

4. Hoe technologie u kan helpen evenementsponsors te vinden

Als je een evenementenorganisator bent, dan Timely is de perfecte software voor evenementenbeheer te creëren voor u!

U hoeft geen uren te verspillen aan het leren hoe u het moet gebruiken, aangezien het een gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem is. Het zal u helpen om uw kalender van evenementen online, bespaart u kosten en verhoogt u de productiviteit.

Bovendien helpt het u om uzelf effectiever te promoten bij uw sponsors. Inderdaad, Timely evenement platform kan u relevante informatie geven om sponsors te laten zien waarom ze hun producten bij u moeten adverteren.

Als u denkt dat u kunt profiteren van ons evenementenplatform, contact opnemen. Vandaag. We zullen blij zijn om al het geweldige te laten zien functionaliteiten en voordelen Timely heeft te bieden!