Deze maand introduceren we updates die het inzenden van community-evenementen, lidmaatschappen, het reserveren van ruimtes en rapportages vereenvoudigen. Samen helpen deze verbeteringen teams taken te automatiseren, de informatievoorziening voor klanten te verbeteren en een betere operationele controle te behouden met minder handmatige inspanning.
Dit is wat er nieuw is:
- Nieuwe lay-out voor de instellingen van community-evenementen: Vereenvoudigde en inklapbare formulierbouwer.
- Aangepast formulier voor het indienen van evenementen – Sneller aanmelden voor community-evenementen en sneller ruimte reserveren met minder verplichte velden.
- Herinneringen voor het verlengen van uw lidmaatschap – Geautomatiseerde e-mails ter ondersteuning van verlengingen
- Nieuwe optie voor het insluiten van de ruimtegalerijweergave – Toon alleen beschikbare plaatsen voor de geselecteerde datum en tijd.
- Reserveringen voor meerdere ruimtes – Laat klanten meerdere ruimtes in één boeking reserveren.
- Rapporten plannen – Automatiseer terugkerende rapporten met dynamische datumbereiken
1. Community-evenementen: nieuwe instellingenindeling
2. Evenementen voor de gemeenschap: Aangepast aanmeldingsformulier
We hebben het aanmeldingsformulier voor community-evenementen vereenvoudigd, zodat externe gebruikers sneller en gemakkelijker evenementen kunnen aanmelden of ruimtes kunnen reserveren. Tegelijkertijd hebben beheerders meer controle over de verzamelde informatie.
Beheerders kunnen nu standaardwaarden configureren en specifieke velden verbergen in het inzendingformulier, inclusief de titel van het evenement, datum/tijd en beschrijvingDit vermindert onnodige wrijving voor inzenders en zorgt er tegelijkertijd voor dat de evenementgegevens nauwkeurig, gestructureerd en consistent blijven in het hele systeem.
Deze functie is met name waardevol voor organisaties die grote aantallen inzendingen verwerken of actief zijn binnen meerdere afdelingen, locaties of doelgroepen.
Veelvoorkomende use cases zijn:
- Als de details van een evenement al bekend zijn (bijvoorbeeld tentoonstellingen of conferenties), kunnen inzenders zich richten op het aanvragen van een ruimte zonder onnodige informatie opnieuw in te voeren.
- Steden, DMO's, bibliotheken en culturele organisaties kunnen de inzendingen van het publiek sturen door velden te verbergen die niet verplicht zijn of intern beheerd moeten worden.
- Universiteiten en grote organisaties kunnen de details van evenementen consistent houden en tegelijkertijd afdelingen in staat stellen snel aanvragen in te dienen.
3. Lidmaatschappen: Herinneringsmails voor verlenging
We hebben geautomatiseerde herinneringsmails voor verlenging toegevoegd om organisaties te helpen proactief met leden te communiceren voordat hun lidmaatschapsplannen verlopen.
Beheerders kunnen nu berichten versturen. aanpasbare herinneringsmails Op basis van een vast schema worden e-mails verzonden, zodat leden voldoende tijd hebben om hun abonnement zonder onderbreking te verlengen. U kunt zowel de timing als de inhoud van de e-mail aanpassen aan de communicatiestijl en ledenstructuur van uw organisatie.
Met deze update kunnen beheerders het volgende doen:
- Configureer wanneer herinneringsmails voor verlenging worden verzonden.
- Pas de e-mailtemplate en de berichten aan.
- Leden automatisch op de hoogte stellen voordat hun abonnement verloopt.
- Ondersteun terugkerende lidmaatschappen en doorlopende programma's zonder handmatige opvolging.
Door het automatiseren van herinneringen voor verlenging kunnen organisaties de ledenbinding versterken, de administratieve last verminderen en zorgen voor een soepelere ervaring voor zowel beheerders als leden.
4. Locatiebeheer: Nieuwe optie voor het insluiten van de ruimtegalerijweergave
In het gedeelte voor het insluiten van de Space Gallery View hebben we een nieuwe optie toegevoegd waarmee alleen beschikbare ruimtes in de Space Gallery voor een geselecteerde datum en tijd worden weergegeven. Dit helpt gebruikers snel te zien wat er beschikbaar is, sneller en met meer vertrouwen te boeken en verwarring door niet-beschikbare ruimtes te voorkomen.
Om klanten meer flexibiliteit te bieden en de module Locatiebeheer beter aan te passen aan verschillende boekingsscenario's, hebben we een nieuwe functie geïntroduceerd. Instellen van een datum- en tijdsbereik voor de Space Gallery View-integratie.
Door de weergave van de ruimtes in de galerij te beperken tot een bepaald datum- en tijdsbereik, zien bezoekers alleen de ruimtes die daadwerkelijk beschikbaar zijn in de periode waarin ze geïnteresseerd zijn. Dit maakt het gemakkelijker om:
- Vind snel geschikte ruimtes.
- Boek met vertrouwen
- Voorkom verwarring die kan ontstaan doordat er op irrelevante data of tijdstippen nog plaatsen beschikbaar lijken te zijn.
Het resultaat is een snellere, duidelijkere boekingsprocedure en minder onnodige vragen.
Door de beschikbaarheid vooraf op inbeddingsniveau te definiëren, kunt u de Space Gallery View afstemmen op uw behoeften. Deze nieuwe optie is met name handig voor:
- Eendaagse of meerdaagse conferenties
- Tentoonstellingen en beurzen
- Seizoensgebonden of tijdsgebonden zaalreserveringen
- Vooraf gefilterde beschikbaarheidspagina's voor specifieke evenementen
5. Locatiemanagement: Verhuur van meerdere ruimtes
Om aan complexere behoeften op het gebied van ruimteboekingen te voldoen, hebben we onze Locatiebeheer mogelijkheden om toe te staan Meerdere ruimtes te huur binnen één betaalde reservering..
Voorheen waren gecombineerde zaalreserveringen alleen beschikbaar voor gratis ruimtes. Met deze update kunnen organisaties nu meerdere betaalde ruimtes groeperen en samen boeken als één boeking. Dit stroomlijnt reserveringen, betalingen en het doorlopende boekingsbeheer.
Het huren van meerdere ruimtes is vooral waardevol voor:
- Onderwijsinstellingen die leslokalen, collegezalen en aparte ruimtes reserveren voor hetzelfde evenement.
- Bedrijfslocaties voor vergaderingen, trainingen of conferenties met meerdere zalen.
- Evenementen waarvoor aangrenzende of complementaire ruimtes nodig zijn, zoals grote zalen met extra ruimtes of ondersteunende zones.
6. Rapporten: Planning van het verzenden van rapporten
We hebben onze rapportagemogelijkheden verbeterd om volledig geautomatiseerde, terugkerende rapporten te ondersteunen, zodat teams op de hoogte blijven zonder dat ze handmatig rapporten hoeven te genereren.
U kunt nu rapportconfiguraties opslaan, waaronder filters, geselecteerde kolommen, uitvoerindeling en datumbereik, en deze rapporten inplannen. automatisch per e-mail verzonden op terugkerende basis.
Met deze update kunt u:
- Sla rapportinstellingen op voor hergebruik en automatisering.
- Plan rapporten zo in dat ze automatisch per e-mail worden verzonden.
- Gebruik dynamische datumbereiken, zoals wekelijkse, maandelijkse of doorlopende periodes, om ervoor te zorgen dat de gegevens altijd actueel zijn.
- Elimineer de noodzaak om dezelfde rapporten handmatig opnieuw aan te maken of te exporteren.
nieuwe Geplande rapporten Deze pagina biedt beheerders volledige controle over geautomatiseerde rapportage. Vanaf deze pagina kunt u:
- Bekijk alle geplande rapporten op één plek.
- Rapportinstellingen of bezorgschema's bewerken
- U kunt geplande rapporten op elk gewenst moment pauzeren of verwijderen.
- Voer handmatig een rapport uit op aanvraag met behulp van opgeslagen configuraties.
Het periodiek verzenden van rapporten is met name handig voor:
- Operationele en managementrapportages, zoals wekelijkse overzichten van zaalgebruik of prestatieoverzichten van evenementen.
- Financiële en compliance-rapportage, waarbij consistente, tijdgebonden gegevens vereist zijn.
- Teams die meerdere agenda's, locaties of afdelingen beheren en regelmatig inzicht nodig hebben zonder handmatige tussenkomst.
- Leidinggevenden en belanghebbenden die afhankelijk zijn van tijdige, geautomatiseerde gegevenslevering.
Door de rapportage te automatiseren en de rapportgegevens actueel te houden met dynamische datumbereiken, vermindert deze verbetering de administratieve werklast, verbetert de consistentie en zorgt ervoor dat de juiste inzichten op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomen.
Productupdate: februari 2026
De updates van februari richten zich op het verminderen van wrijving en het verhogen van de automatisering. inzendingen vanuit de gemeenschap, ruimteboekingen, lidmaatschappen en rapportage. Door workflows te vereenvoudigen en de duidelijkheid te verbeteren, kunnen teams minder tijd besteden aan het beheren van processen en meer tijd aan het organiseren van fantastische evenementen en ervaringen!
Voor meer informatie over deze functies en om te bevestigen of u er toegang toe hebt, kunt u: contact.
