7 tips voor het schrijven van de perfecte e-mailherinnering voor een evenement

Als je denkt dat je werk met bezoekers klaar is zodra ze een kaartje hebben gekocht of zich voor je evenement hebben geregistreerd, denk dan nog eens goed na. Ook al laat de registratie zien hoe graag ze willen komen, er kunnen veel redenen zijn waarom ze niet kunnen - of gewoon vergeten zijn. Dit klinkt onwerkelijk, maar het is echt waar hoe vaak mensen zoiets groots als een evenement vergeten als ze er zo naar uitkijken om het bij te wonen. Zorg ervoor dat uw publiek komt opdagen met onze 7 tips om de perfecte e-mailherinnering voor een evenement te schrijven!

Wat is een e-mailherinnering?

E-mailherinneringen zijn elektronische berichten die organisatoren van evenementen vóór een evenement naar hun publiek sturen. Deze e-mail bevat meestal informatie over het evenement, zoals datum, tijd, naam van het evenement, wat je mee moet nemen en hoe je je moet voorbereiden. Het lijkt misschien een simpele oefening, maar het helpt veel deelnemers herinneren aan evenementen en moedigt hen aan om aanwezig te zijn.

Waarom een ​​e-mailherinnering schrijven?

Hoewel je het gewoon als een goede gewoonte kunt beschouwen, kan het schrijven van een e-mailherinnering voor even erg voordelig zijn. Het feit is dat het schrijven van eenvoudige e-mails, met goede visuele ondersteuning en op het juiste moment verzonden, uw bezoekers zal helpen uw evenement te herinneren. Op deze manier is de kans groter dat ze iets missen. Hierdoor kun je als organisator van evenementen meer geld verdienen en meer positieve feedback krijgen over je evenement.

Bovendien helpt het schrijven van een e-mailherinnering voor uw evenementen u om alle geweldige en vermakelijke programma's die u voor de dag heeft voorbereid, te delen. 

Gewoonlijk sturen organisatoren van evenementen herhaaldelijk e-mailherinneringen op strategische data om de aanwezigheid van hun registranten te verzekeren. Het kan twee weken voor uw evenement zijn, een week, een dag en eerder op de dag van het evenement. Uw aanpak bepaalt de frequentie en data.

We hebben een aantal geweldige tips en hulpmiddelen voor u samengesteld om uw e-mailherinneringsplan voor te bereiden. Blijf lezen voor zeven tips voor het schrijven van een herinneringsmail voor een evenement.

Hoe u effectieve e-mailherinneringen voor uw evenementen maakt

Om een ​​effectieve e-mailherinnering voor een evenement te maken die uw publiek graag zal ontvangen, zijn er enkele eenvoudige stappen die u kunt volgen. Zie hieronder onze lijst met zeven tips om de perfecte e-mailherinneringen voor evenementen te schrijven!

1. Ken je publiek

Als je van tevoren weet hoe je publiek zich gedraagt ​​en wat ze verwachten van je evenement, weet je hoe je ze met gemak kunt benaderen. Als u bijvoorbeeld een professioneel conferentie-evenement organiseert, weet u dat mensen u beleefder en technischer zullen aanspreken, en u kunt hetzelfde doen in uw e-mailherinnering. Deze tip gaat ook over leeftijd, genre en voorkeuren die kunnen veranderen hoe een specifiek publiek graag communiceert. Let op!

2. Creëer een onderwerpregel die de aandacht trekt

Een onderwerpregel is een van de eerste dingen die mensen zien als ze een e-mail openen. Het moet meteen de aandacht trekken. Zorg ervoor dat je onderwerpregel kort en pakkend is. Een leuke tip is om woorden als “mis het niet” en “save the date” in de titel te gebruiken om je publiek eraan te herinneren dat de datum van je evenement nadert.

3. Voeg details over het evenement toe

Een ander goed idee is om e-mailherinneringen te gebruiken om mensen te vertellen wanneer en waar het evenement zal plaatsvinden. U kunt ook van de gelegenheid gebruik maken om andere details over het evenement te verstrekken, zoals ticketprijs, voorbereiding en locatiebeschrijving. 

Vergeet niet een link naar de evenementpagina op uw website op te nemen en vraag mensen om het evenement met anderen te delen. Al deze praktijken kunnen je helpen een breder publiek te trekken en zelfs nieuwe mensen naar je evenement te halen.

Als je herinneringen verstuurt voordat het evenement begint, zorg er dan voor dat je de juiste toon gebruikt. Mensen die deze e-mails ontvangen, zullen waarschijnlijk met andere dingen bezig zijn, dus houd je berichten kort en vriendelijk.

4. Voeg een persoonlijk tintje toe

Een persoonlijk tintje doet veel als het gaat om het herinneren van mensen aan een aankomend evenement. Als je een e-mailherinnering schrijft voor mensen die je niet kent, kan het moeilijk zijn om intiem te worden, maar je kunt altijd op je eigen manier schrijven en mensen laten zien dat je de tijd en moeite hebt genomen om de herinnering zelf voor te bereiden. En dit brengt ons bij onze volgende tip.

5. Gebruik een mooie call-to-action

Zorg er ook voor dat uw e-mail een call-to-action (CTA) bevat. Dit betekent dat je mensen moet vertellen wat ze moeten doen nadat ze je bericht hebben gelezen. Met andere woorden, je moet ze iets geven waarop ze kunnen klikken, zodat ze rechtstreeks naar de evenementpagina kunnen gaan.

Hier zijn enkele goede voorbeelden van CTA's voor uw herinnering voor evenement-e-mail:

• Mis het niet
• Mis de kans niet
• Laatste kans
• Vergeet niet
• Vergeet niet te reageren
• Vergeet niet je kaartje te kopen

6. Wees specifiek over wanneer u de herinneringen verstuurt

Mensen die een herinneringsmail voor een evenement ontvangen, reageren vaker of komen vaker opdagen dan degenen die dat niet doen. Zorg er dus voor dat je ze op het juiste moment verstuurt. Het is belangrijk om te onthouden dat de beste datum om herinneringen te sturen afhangt van uw benadering, maar hier is een eenvoudig schema-idee:

14 dagen voor het evenement: evenementinformatie en nieuws, inclusief ticketinformatie en hoeveel er nog beschikbaar zijn.

7 dagen voor het evenement: vriendelijke e-mailherinnering dat het evenement eraan komt, maar mensen kunnen nog steeds last-minute tickets kopen en zich erop voorbereiden.

3 dagen voor het evenement: e-mailherinnering met gebeurtenisinformatie, tijd en datum gemarkeerd. U kunt ook een routebeschrijving naar de locatie geven of last-minute veelgestelde vragen beantwoorden. Stuur een duidelijk bericht naar aanwezigen "Mis het niet!"

1 dag voor het evenement: informeer dat het evenement de volgende dag plaatsvindt. Vestig de aandacht op de kop met woorden als "Het komt eraan!"

Dag van het evenement: u kunt uw aanwezigen informeren dat het evenement over een paar uur begint en hoe u zich kunt voorbereiden op verkeers- of andere ongemakken.

7. Proeflees uw herinnering

Het is een goede oefening om je teksten en berichten opnieuw te lezen om erachter te komen wat je kunt verbeteren. Bovendien is het een gangbare praktijk onder contentschrijvers en experts die u in uw dagelijkse basis kunt opnemen. Na een uur of zelfs een dag dat u uw herinneringsmail voor een evenement hebt geschreven, leest u deze opnieuw met een helder hoofd. Het zal je helpen leuke accenten en details op te nemen die je volledig vergeet als je te gefocust bent op de taak.

gebruik Timely Geautomatiseerde sjablonen voor gebeurtenisherinneringen

Mensen die willen weten hoe ze een herinneringsmail voor een evenement moeten schrijven, willen vaak een sjabloon maken die ze naar al hun aanwezigen kunnen sturen. Werken met e-mailsjablonen is niet alleen slim, maar biedt ook een meer schaalbare oplossing voor elk bedrijf.

Zelfs als u uw persoonlijke accenten wilt toevoegen en rechtstreeks met uw publiek wilt communiceren, is het niet praktisch om voor elk evenement of elke deelnemer een herinneringsmail te schrijven. Daarom de beste systemen voor evenementenbeheer hebben vooraf gedefinieerde sjablonen die u kunt gebruiken om uw publiek gemakkelijk aan te spreken.

Timely Software voor evenementbeheer is de perfecte tool om je te helpen bij het organiseren van evenementen en het creëren van gedenkwaardige ervaringen. Naast alle geweldige functionaliteiten voor het publiceren, promoten en ticketing van evenementen, kan het je ook helpen bij het automatiseren van je e-mailherinneringsworkflow voor evenementen. U kunt onze e-mailsjablonen voor evenementen of maak je eigen.

Neem vandaag nog contact op voor meer informatie over Timely's evenement software. We zullen je zeker helpen om je evenementen naar een hoger niveau te tillen.