4 verktyg för att effektivisera evenemangshantering på museer

Att planera ett evenemang på ett museum är ingen liten bedrift. Till skillnad från konserter, festivaler eller privata middagar kräver museievenemang precision, struktur och djup respekt för lokalens syfte och samlingar. Från att hantera säkerhet och besöksflöde till att koordinera scheman för grupper eller skolvisningar måste varje detalj kontrolleras noggrant. I det här inlägget kommer vi att utforska fyra verktyg som kan hjälpa dig att effektivisera evenemangshanteringen på museer.

I. De bästa verktygen för att förenkla evenemangshantering på museer

Oavsett om du är värd för en gala, ett utbildningsprogram eller en familjedag är felmarginalen liten – och effektivitet är nyckeln. Lyckligtvis är moderna programvara för hantering av museievenemang kan göra denna komplexa uppgift enklare än någonsin. Nedan har vi lyft fram fyra kraftfulla verktyg som är utformade för att hjälpa dig att organisera smidiga och framgångsrika museievenemang.

1. Trello

Trello är en gratis projektplaneringsprogramvara. Den använder ett mycket användarvänligt gränssnitt för att skapa att-göra-listor för en person eller för en hel organisation. Tänk dig att börja planera ett evenemang och brainstorma, skriva allt som behöver göras på en post-it och sedan tilldela varje post-it till en person i evenemangsplaneringskommittén. Det är vad Trello är, men det är helt online.

Användare kommer enkelt att kunna spåra de projekt som tilldelats dem, flytta dem från ett färdigställande till nästa och se hur alla andra i teamet gör med sina uppgifter. Projektledare kan övervaka hela verksamheten och se när evenemanget samlas.

2. asana

Asana är en gratis projektledningsprogramvara (för mindre evenemang) som låter dig dela upp projekt i dellistor och ännu djupare i underlistor. Det finns dashboards som låter dig se hur mycket av varje del av projektet som är klart. Dessutom kan du ständigt arrangera och omorganisera museievenemangen för att se till att när en sak är klar kan nästa sak börja. 

Asana bryter ner till personnivå och visar varje museipersonal vad deras roll kommer att vara och vilka uppgifter de behöver slutföra när. 

3. Klicka på Upp

Klicka på Upp är ett verktyg för planering av museumsevenemang som är avsett för visuella elever. Det låter dig skapa projekt, ungefär som Asana och Trello gör, men det erbjuder en mängd olika vyer genom vilka du kan analysera uppgifterna allt eftersom ditt museumsevenemang närmar sig. Det finns listor, Kanban-vyer och till och med Gantt-diagram tillgängliga. Även om de är en premium funktion för den annars gratis programvaran. 

Programvaran erbjuder många vyer, med en chattfunktion som låter museets teammedlemmar prata om de individuella uppgifterna när de gör var och en. Den har också en Doc-funktion, som i huvudsak är en wiki som kan skapas kring alla specifika aspekter av projektet. 

Den enda nackdelen är att inlärningskurvan med ClickUp är lite brant. Men när du väl fått kläm på det kan det hjälpa ditt museumsevenemang att planera en hel del.

4. Timely

Timely är perfekt evenemangshanteringsprogramvara för museer och konstgallerier. Det tillåter museer och gallerier att skapa en vacker evenemangskalender online på sin egen hemsida. Det automatiserar också flera uppgifter som gör det lättare att marknadsföra evenemang online. Till exempel lägga upp evenemang på sociala medier och skicka nyhetsbrev för kommande evenemang på ett automatiserat sätt. 

Dessutom, Timely programvara för hantering av museievenemang gör att du kan samla in OSA och sälja biljetter till evenemang. Dessa kan förbokas eller köpas i dörren. Och allt sköts i samma redovisningssystem. 

Dessutom kan allt anpassas för att se ut precis som ditt museums varumärke och tonfall. Från din logotyp, märkesfärger och typsnitt, till evenemangsbiljetter och e-postaviseringar.  

Med all denna evenemangsteknik till ditt förfogande kommer du säkert att imponera på dina kunder och givare. Det kommer också att göra det lättare för dem att delta i dina evenemang. För programvara för planering av museievenemang, Timely är en måste-ha. 

Kontakta oss att lära sig mer om Timely, eller Prova gratis!