Fallstudie: University of Health Sciences and Pharmacy (UHSP)

Smakämnen University of Health Sciences and Pharmacy (UHSP), grundat 1864, är en framstående privat institution i St. Louis, Missouri. UHSP har en lång historia av att förbereda studenter för framgångsrika karriärer inom farmaci, hälsovetenskap och ledarskap inom hälsovård.

Utöver akademiker är UHSP ett dynamiskt nav för ungefär 300 månatliga evenemang anordnade av över 150 arrangörer. Dessa evenemang, inklusive symposier, karriärmässor, forskningskonferenser och utbildningssammankomster, samlar studenter, lärare, alumner och vårdpersonal.

Universitetet erbjuder mer än 100 bokningsbara platser för att stödja dessa aktiviteter. Klassrum, bibliotek, matsalar, gym, laboratorier och bostäder fungerar som lokaler för akademiska och extracurricular events.

För att lära oss hur UHSP hanterar detta dynamiska evenemangslandskap har vi pratat med Jessie Sauerwein, University Event Manager. Det här inlägget kommer att utforska hur UHSP använder Timely's Programvara för lokalhantering för att effektivisera arbetsflöden, förbättra samarbetet och maximera engagemanget över hela campus.

Med deras tidigare system närmar sig utfasning behövde UHSP en modern, skalbar lösning för att effektivisera schemaläggning av evenemang, klassrumstilldelningar och lokalbokningar över hela campus.

Med tanke på universitetets storlek måste det nya systemet vara användarvänligt och kunna hantera många evenemangsutrymmen och hantera komplexa, återkommande bokningar för klasser och speciella evenemang. Systemet var också tvungen att förhindra schemaläggningskonflikter genom att automatiskt markera rum som otillgängliga.

Förutom schemaläggning ville universitetet ha ett strömlinjeformat arbetsflöde med anpassningsbara intagsformulär, manuella godkännanden och automatiska e-postmeddelanden för att hålla alla informerade. Möjligheten att efterfråga resurser och tjänster, såsom AV-utrustning och catering, under bokningsprocessen var också viktig.

Universitetets tidigare evenemangs- och lokalsystem var inte integrerade, och det gamla systemet saknade visuellt tilltalande och användarvänliga funktioner. Detta gjorde det svårt för lärare och personal att skicka in evenemang och för deltagarna att hitta dem på grund av bristande filtrerings- och sökalternativ.

Dessutom behövde nyhetsbrev skapas manuellt och evenemang med biljetter hanterades genom separat programvara. Detta osammanhängande system ledde till förvirring inom universitetssamfundet och avsevärd tid som ägnades åt att ta itu med förfrågningar.

Sedan adoptionen Timelys Event och Venue Management Software, UHSP har revolutionerat utrymmeshantering, evenemangsplanering och marknadsföring – vilket gör processerna mer effektiva och sömlösa.

Smart automation, intuitiva verktyg och dedikerad support se till att varje evenemang, från föreläsningar till start, är organiserat, effektivt och problemfritt.

Det strömlinjeformade processen för inlämning av evenemang gör det möjligt för lärare och personal att skicka in förfrågningar om platsbokning korrekt, vilket minskar antalet fel och förfrågningar. Med ett mer intuitivt system, godkännanden av evenemang är nu snabbare och mer pålitliga. UHSP har också förbättrat resurshanteringen genom att använda anpassade fält för att spåra händelserelaterade resurser mer effektivt.

Campusövergripande engagemang har vuxit med en visuellt tilltalande kalender med bilder, förbättra evenemangets synlighet och deltagande. Automatiserade nyhetsbrev och evenemangsaviseringar har avsevärt minskat den manuella arbetsbelastningen, vilket frigör tid för arrangörer av evenemang. Integrerade biljettverktyg förenkla registrering och närvarospårning för större evenemang som startar.

Jessie belyser:"TimelyDen moderna designen och funktionaliteten förändrade UHSP, vilket förbättrade utrymmesutnyttjandet, evenemangskommunikation och engagemang över hela campus."

Som en pålitlig partner, Timely ger en robust, allt-i-ett-lösning som effektiviserar evenemangs- och lokalverksamheten samtidigt som aktiveringen av campus ökar. Med ett intuitivt, automatiserat system har UHSP förändrat hur evenemang hanteras, främjas och upplevs över hela campus.

Nyckelvinster för UHSP inkluderar: