La guía avanzada para el proceso de planificación de eventos

La planificación de un evento puede ser una tarea abrumadora, pero si divide el proceso de planificación del evento en pasos, puede eliminar gran parte de la preocupación. ¿Existe un modelo de proceso de planificación de eventos a seguir? Consulte nuestra guía avanzada sobre el proceso de planificación de eventos a continuación y descúbralo.

Paso 1: Determinar metas y objetivos

Todos queremos nuestro eventos para tener exito, sin importar el tipo de evento que sean. Puede ser cualquier cosa, desde un concierto hasta una noche de casino, el lanzamiento de un producto o una celebración del XNUMX de julio en la piscina de la ciudad. Tienen que salir sin problemas.

Pero la primera pregunta que debemos hacernos es: ¿qué define el "éxito"? ¿Qué queremos lograr?

Si no sabes lo que estás buscando, será difícil agarrarlo. Lo primero que debe hacer al planificar un evento es sentarse y decidir qué es exactamente lo que está tratando de hacer. Puede parecer obvio: quieres organizar un evento del XNUMX de julio en la piscina de la ciudad. Sin embargo, ¿qué necesitas para que sea un éxito? ¿El punto es que los locales pueden conocer a los líderes de su ciudad? ¿O tal vez está tratando de devolver la piscina de la ciudad a su antigua gloria después de una restauración masiva de dos años? ¿Quizás quieras honrar a los veteranos?

El objetivo puede ser todo eso y mucho más. Pero determinar el "por qué" antes de buscar el "qué" es esencial para planificar un buen evento.

Paso 2: Organícese

Ahora viene la parte difícil. Ya sabe lo que quiere hacer: digamos que su meta para la celebración del 25 de julio es aumentar las membresías de piscinas en un XNUMX %. ¿Cómo llegas a ese punto? Vas a necesitar dos cosas para ayudarte: gente y dinero.

Es posible que otra persona le haya dado el presupuesto para el evento, o es posible que deba hacer el informe de pérdidas y ganancias para determinar exactamente cuánto dinero puede gastar para obtener una ganancia en membresías de piscinas. 

Pero también necesitas gente que te ayude. Podrían ser compañeros de trabajo asignados para trabajar con usted, o personas que usted seleccione personalmente, o podrían ser voluntarios de la comunidad que quieran participar. 

No importa quién sea, debe crear un equipo de personas que sean útiles a su manera. Algunos de los roles que puede necesitar son gerente de proyecto, gerente de lugar, programador, diseñador creativo, marketing, coordinador de patrocinadores y proveedores, y más. No es hasta que tienes un equipo en el lugar que puedes poner en marcha un evento.

Paso 3: Desarrollar una campaña de marketing y comunicaciones

La mayor parte de esto recaerá sobre los hombros de su equipo creativo y de marketing (si los tiene), pero con este paso debe averiguar cómo va a correr la voz sobre el evento del XNUMX de julio. ¿Usará volantes? vallas publicitarias? ¿Carteles de jardin? Todas esas cosas son efectivas, pero ¿quién las va a diseñar, quién las va a imprimir y quién las va a colocar? Estas son todas las preguntas que deberá responder. 

La marca entra en esto de manera importante, especialmente si estamos hablando de eventos de negocios y no de piscinas de la ciudad. Pero el punto es que desea un mensaje coherente en todos sus canales de comunicación. Esto podría significar logotipos y fuentes similares. Podría significar eslóganes. Puede significar un tema para el evento: su evento del XNUMX de julio puede tener un tema de rodeo, un tema pionero o un tema de la Guerra Revolucionaria. Sea lo que sea, debe tomar la determinación y luego atenerse a ella.

Paso 4: Planifique el programa

Necesita saber todo lo que va a suceder, cuándo sucederá y quién está a cargo de ello. Este es un gran trabajo para su gerente de proyecto. Su evento del XNUMX de julio puede comenzar con un desayuno de panqueques al amanecer en el estacionamiento de la piscina. ¿Quién va a colocar las mesas y las sillas? ¿Quién va a cocinar los panqueques? ¿Quién va a manejar la basura? Luego, su evento puede tener un corte de cinta ceremonial para reabrir la piscina recientemente renovada. ¿Quién cortará la cinta? ¿Necesitará un micrófono y cómo obtendrá energía? ¿Quién estará de pie, dónde y cómo se controlará a la multitud?

Verá, con cada parte de su evento necesitará saber quién está haciendo qué y cuándo.

Paso 5: Coordinar a los patrocinadores, proveedores y oradores

¿Tal vez más tarde en el día traerás camiones de comida al estacionamiento de la piscina? ¿O el alcalde va a tener una ceremonia en el parque de enfrente donde honrarán a los veteranos? ¿Quizás las estaciones de radio locales estarán en el lugar brindando música? ¿Tal vez las empresas locales hayan donado a la causa y quieran tener un stand donde puedan mostrar sus productos?

Deberá coordinar todo esto para que su evento sea un éxito.

Paso 6: encuentre las herramientas tecnológicas adecuadas

Timely es un software de gestión de eventos de servicio completo que puede eliminar gran parte del dolor de cabeza. Con Timely Software de calendario de eventos, publicas, promocionas y distribuyes eventos con facilidad, para que más personas los conozcan. Además, con Timely reserva de eventos y Venta de entradas para eventos softwares puede recopilar confirmaciones de asistencia o vender entradas para eventos directamente desde su sitio web.

Y puede hacerlo todo con un dominio personalizado y comunicaciones de marca que harán que su evento comunitario se vea mucho más profesional que el sitio web de su ciudad.

Paso 7: Ejecutar en el Plan

El cuatro de julio ha llegado. Es hora del desayuno de panqueques, el maratón, el corte de cinta, el desfile, los oradores patrióticos y todo lo demás. Pero debido a que ha hecho todo el trabajo preliminar y ha seguido todos los pasos del proceso de planificación de su evento, todo saldrá a la perfección.

Paso 8: evaluar y registrar

Una vez que termina, ¡no has terminado! En los últimos meses de planificación para el XNUMX de julio acaba de aprender mucho sobre cómo funciona su comunidad, sobre presupuestos, patrocinadores, voluntarios y comunicaciones. Debe evaluar lo que salió bien, lo que salió mal, y debe registrar esa información para que la próxima vez que alguien en su lugar necesite organizar un evento comunitario, no tenga que volver a aprender todo el conocimiento que ha adquirido.

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