Cómo obtener patrocinadores para eventos: una guía para el patrocinio de eventos

Los patrocinadores son la relación soñada de muchos planificadores y organizadores de eventos. Con el patrocinador adecuado, es posible que pueda promocionar mejor el evento entre su audiencia. Incluso puedes mejorar lo que puedes ofrecer a tus invitados. Como organizador de eventos, la búsqueda de patrocinios puede parecer intimidante. ¡Aquí está tu guía para dar el paso y contactarlos con confianza! Desde descubrir cómo comenzar su búsqueda hasta prepararse para conversaciones con patrocinadores potenciales. ¡Todo lo que necesitas saber sobre cómo conseguir patrocinadores para eventos está en este post!.

1. ¿Qué es un patrocinador de eventos?

Los patrocinadores son individuos, empresarios u organizaciones que apoyan una entidad, organización, evento, proyecto o negocio a cambio de publicidad. Por lo general, buscan publicitar sus productos y servicios a través de canales exitosos en su nicho.

Los organizadores de eventos novatos pueden tener dificultades para obtener sus patrocinios iniciales. Esto está lejos de ser una tarea imposible sin embargo. Aquí enumeramos algunos de los beneficios del patrocinio de eventos, así como consejos para encontrar patrocinadores potenciales para sus eventos.

2. ¿Cuáles son los beneficios del patrocinio de eventos?

Los patrocinios juegan un papel muy importante al brindarle lo que necesita para que su evento sea un éxito. Además de cubrir y ayudar con los gastos del evento, los patrocinadores también pueden ofrecerle productos gratuitos para distribuir entre los asistentes. Necesita fondos para cubrir los costos del evento, quieren promocionar sus marcas entre su audiencia. Es una relación en la que todos ganan, ya que ambos experimentarán los beneficios del marketing y la gestión de costes que conlleva esta asociación.

En general, los patrocinadores de eventos no están tan comprometidos como los organizadores en participar activamente. Te pagarán o incluso cubrirán todos tus gastos a cambio de que se anuncien en él. Los patrocinadores quieren promocionar sus marcas a su audiencia en su evento. Tendrás que hacer el trabajo pesado haciendo que el evento suceda. Sin embargo, si hace un gran trabajo y les ofrece un buen retorno de la inversión, también podría hacer una asociación de por vida con patrocinadores.

Estos son algunos de los beneficios que vienen con los patrocinios de eventos:

Reduce costos

Un patrocinador lo ayudará a minimizar los costos de planificación de su evento. El ROI suele ser excelente tanto para el organizador del evento como para el patrocinador. Incluso si no es una asociación a largo plazo, puede enseñarle a trabajar con socios y terceros. También puede brindarle la oportunidad de aprender cómo ahorrar costos e informar sus resultados.

Construir credibilidad

Cuando una marca conocida elige trabajar contigo, lo más probable es que ya conozcan tu trabajo y confíen en tu credibilidad como organizador de eventos. La credibilidad es tan importante como obtener ganancias, ya que a la larga le traerá más asociaciones. Si está planeando un evento y le gustaría trabajar con productos y nichos específicos, concéntrese en planificar un evento que reúna a personas con los mismos intereses.

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Crea experiencias únicas para tus patrocinadores

Al buscar patrocinadores, se debe priorizar la eficiencia y la creatividad. Piense fuera de la caja con sus oportunidades publicitarias. Los lugares para eventos son excelentes plataformas para proporcionar espacios físicos o virtuales para presentar productos, tal como lo hizo HBO con su popular promoción 'Iron Throne' para el estreno de Game of Thrones. ¡Ofrecer a los patrocinadores potenciales experiencias tan innovadoras seguramente aumentará el atractivo!

Recopilar los datos de los asistentes

Tener el patrocinador de eventos adecuado para promocionar sus productos lo ayudará a recopilar datos y aprender mucho sobre las preferencias de sus asistentes. En general, mejorará su capacidad para proporcionar comentarios e informes a sus patrocinadores actuales. También te ayudará a encontrar nuevos patrocinadores ya que ya conoces a tu audiencia. Intente agregar preguntas a los formularios de registro de su evento para averiguar todo lo que pueda sobre sus asistentes.

Generación de Leads

Normalmente, pasaría horas investigando a sus clientes ideales, creando personas y encontrando datos que respalden sus expectativas. Sin embargo, al promocionar eventos de consumo en un nicho específico, aprenderá qué es una prioridad para su audiencia y cómo publicitarlo de manera más eficiente. Cuando los patrocinadores te pidan números e informes, los ofrecerás de manera más eficiente y harás alianzas duraderas.

Ahora que ha aprendido los principales beneficios de encontrar un patrocinador de eventos, obtenga nuestro consejo experto para localizar a los patrocinadores perfectos para respaldar sus próximos eventos.

3. ¿Cómo Conseguir Patrocinadores para Eventos?

Para asegurar un buen patrocinador, primero debe saber qué tipo de patrocinio está buscando. Por lo tanto, antes de comenzar a contactar patrocinadores potenciales, asegúrese de comprender qué tipo de patrocinio necesita. 

¿Necesitas un logo en tu sitio web? ¿Un banner publicitario en sus páginas de redes sociales? ¿O tal vez solo necesita unos pocos dólares para cubrir el costo de imprimir volantes? Una vez que sepa qué tipo de patrocinio necesita, puede seguir adelante con la búsqueda de patrocinadores. Aquí hay algunos consejos sobre cómo encontrar buenos patrocinadores para sus eventos:

Sepa quién está involucrado en el evento

Comience por identificar quién participará en el evento. Esto incluye a las personas que asistirán, las que ayudarán y cualquier otra persona que pueda estar interesada en patrocinar. Luego, identifique los roles que cada persona juega en el evento. Por ejemplo, si está planeando una conferencia, probablemente necesitará un orador principal, un panelista y un moderador.

Después de determinar qué patrocinio se requiere, continúe buscando patrocinadores reuniendo primero datos sobre todas las personas involucradas en el evento patrocinado específico, desde oradores principales y oradores destacados hasta productores y gerentes asociados con la puesta en escena y la celebración del evento en sí. Le ayudará a preparar el material y el enfoque adecuados para comunicarse con sus patrocinadores.

Descubra los intereses de sus patrocinadores

Después de determinar qué patrocinadores desea para su evento, es hora de averiguar qué tienen en común. Por ejemplo, si está organizando una reunión para dueños de negocios, busque patrocinadores que trabajen en el mismo campo. Trate de aprender todo lo que pueda sobre sus socios y objetivos para que pueda preparar un material interesante para compartir con ellos. Conocer su capacidad para gestionar fondos puede ayudar a la hora de conseguir patrocinadores que coincidan perfectamente con el propósito de tu evento.

Además, permite que todos los involucrados estén mejor alineados ya que hay claridad en cuanto a las expectativas. Asegúrese de investigar las inclinaciones de sus posibles patrocinadores antes de ponerse en contacto con ellos. Esto le permitirá tener conversaciones más efectivas sobre asociarse con ellos en beneficio de todas las partes involucradas.

Aprenda sobre el negocio del patrocinador

A continuación, deberá averiguar qué tipo de patrocinio funcionaría mejor para su evento. ¿Está buscando un proveedor de productos o servicios? ¿Una empresa que vende bienes o servicios? ¿Un nombre de marca? ¿Una organización que proporciona financiación?

Identificar personas en su nicho no solo lo ayudará a encontrar los patrocinadores más apropiados para sus eventos, sino que también le brindará más experiencia para proponerles. 

Tal vez su lugar ofrezca alojamiento (como habitaciones y suites), por lo que esto podría funcionar bien para los patrocinadores. Incluso podría tener un buffet ilimitado disponible sin costo adicional que podría atraer a personas que ofrecen productos y servicios basados ​​​​en alimentos. Recuerde: la idea aquí es ofrecer la asociación más beneficiosa posible para ayudar a los patrocinadores a mostrar su marca.

Ofrezca algo que los patrocinadores quieran

Si está ofreciendo algo que es relevante para el patrocinador de su evento, es muy probable que esté interesado. Así que piensa en lo que ofreces que les pueda interesar. ¿Hay algo único en su evento que lo haga destacar? ¿Qué aporta tu evento que otros eventos no? Piense en cómo puede hacer que su evento sea más atractivo para los patrocinadores.

Hay muchas maneras de abordar este próximo paso, pero en esencia es averiguar qué querrían de esta oportunidad de patrocinio y luego hacer que suceda. Sin gastar demasiado en costos de producción, obtener una aprobación adicional de un patrocinador podría ser una solución fácil para usted si su presupuesto de marketing se queda corto.

Hay muchos pasos importantes a seguir para encontrar buenas asociaciones y patrocinadores. Sin embargo, uno de los más importantes es gestionar adecuadamente esta información. Mediante el uso de una plataforma de eventos, como Timely, tendrás todos los datos e información de eventos almacenados al alcance de tu mano. De esta manera, puede obtener información sobre la venta de boletos y los asistentes más rápido, y mostrárselos rápidamente a los patrocinadores de su evento.

Timely software de eventos es uno de los los mejores sistemas de gestión de eventos disponible en el mercado. Le proporciona datos exactos y seguros con respecto no solo a los esfuerzos de promoción de eventos, sino también registro de eventos, venta de boletos y asistencia a eventos. Además, te ayudará a promocionar mejor los eventos en línea. De hecho, puedes publicar una hermosa calendario de eventos en su sitio web y comparte tus eventos en Facebook or LinkedIn automáticamente.

Timely sistema de gestión de eventos tiene las mejores herramientas para ayudarlo a administrar mejor los eventos y los datos de eventos, aumentando la productividad y reduciendo los costos. En resumen, ¡puedes hacer más con menos!

4. Cómo la tecnología puede ayudarlo a obtener patrocinadores de eventos

Si eres un organizador de eventos, entonces Timely es la perfecta software de gestión de eventos para usted!

No necesitará perder horas aprendiendo a usarlo, ya que es un sistema intuitivo y fácil de usar. Le ayudará a gestionar y promocionar fácilmente su calendario de eventos en línea, ahorrando costes y aumentando la productividad.

Además, te ayudará a promocionarte ante tus patrocinadores de manera más efectiva. En efecto, Timely plataforma de eventos puede brindarle información relevante para mostrar a los patrocinadores por qué deberían anunciar sus productos con usted.

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