Estudio de caso: Universidad de Ciencias de la Salud y Farmacia (UHSP)
Descubre cómo Timely Gestión optimizada de eventos para la Universidad de Ciencias de la Salud y Farmacia (UHSP) en St. Louis. Nuestra solución mejoró los flujos de trabajo y la participación comunitaria en 300 eventos mensuales del campus, gestionando 100 espacios reservables y 150 participantes activos.
PERFIL DEL CLIENTE
La Universidad de Ciencias de la Salud y Farmacia (UHSP)Fundada en 1864, es una distinguida institución privada en San Luis, Misuri. La UHSP cuenta con una larga trayectoria preparando a sus estudiantes para carreras exitosas en farmacia, ciencias de la salud y liderazgo en el sector salud.
Más allá de lo académico, la UHSP es un centro dinámico para aproximadamente 300 eventos mensuales organizados por más de 150 organizadoresEstos eventos, que incluyen simposios, ferias profesionales, conferencias de investigación y reuniones educativas, reúnen a estudiantes, profesores, exalumnos y profesionales de la salud.
La universidad ofrece más de 100 plazas reservables Para apoyar estas actividades, las aulas, bibliotecas, comedores, gimnasios, laboratorios y residencias universitarias sirven como sedes para eventos académicos y extracurriculares.
Para saber cómo UHSP gestiona este panorama dinámico de eventos, hablamos con Jessie SauerweinGerente de eventos universitarios. Esta publicación explorará cómo la UHSP utiliza Timely's Software de gestión de recintos para optimizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y maximizar la participación en todo el campus.
Acerca de Jessie Sauerwein – Maestra de eventos de UHSP
CHALLENGE
Como su sistema anterior estaba próximo a quedar obsoleto, la UHSP necesitaba una solución moderna y escalable para agilizar la programación de eventos, la asignación de aulas y las reservas de lugares en todo el campus.
Dado el tamaño de la universidad, el nuevo sistema debía ser intuitivo y capaz de gestionar numerosos espacios para eventos, así como reservas complejas y recurrentes para clases y eventos especiales. El sistema también debía evitar conflictos de programación marcando automáticamente las salas como no disponibles.
Además de la programación, la Universidad buscaba un flujo de trabajo optimizado con formularios de admisión personalizables, aprobaciones manuales y notificaciones automáticas por correo electrónico para mantener a todos informados. La posibilidad de solicitar recursos y servicios, como equipos audiovisuales y catering, durante el proceso de reserva también era importante.
Los sistemas anteriores de eventos y sedes de la universidad no estaban integrados, y el sistema anterior carecía de atractivo visual y de funciones intuitivas. Esto dificultaba que el profesorado y el personal enviaran eventos, y que los asistentes los encontraran debido a la falta de opciones de filtrado y búsqueda.
Además, los boletines informativos de eventos debían crearse manualmente, y los eventos con entradas se gestionaban mediante un software independiente. Este sistema inconexo generaba confusión en la comunidad universitaria y una pérdida de tiempo considerable en la atención de consultas.
En resumen, antes de adoptar TimelyEl software de UHSP enfrentó numerosos desafíos en la gestión de sus eventos, incluidos:
"Exploramos varias otras opciones, pero Timely Se destacó por su asequibilidad, diseño elegante e integración perfecta del boletín, el calendario público y el proceso de envío de eventos y flujo de trabajo de aprobación fácil de usar.
Jessica Sauerwein, directora de eventos universitarios, UHSP
LA SOLUCIÓN
Asegúrese de que la transición del software sea fluida
Con la ayuda de Timely, Equipo de servicios profesionalesUHSP implementó y lanzó el sistema en tres meses, incluida la configuración de la cuenta, la migración de datos y la capacitación de los usuarios, lo que garantiza una transición sin problemas y una adopción total.
Centralizar la gestión de lugares y recursos
Las herramientas de reserva personalizables brindaron a UHSP una visión clara y organizada de todos los espacios y recursos disponibles. El proceso optimizado de solicitud y aprobación de alquiler de espacios eliminó las reservas duplicadas y mejoró la utilización del espacio.
Mejorar la comunicación
Con más de 150 organizadores de eventos y partes interesadas, Timely Coordinación simplificada entre departamentos. Las notificaciones automatizadas y una plataforma intuitiva redujeron la falta de comunicación y mejoraron la logística de los eventos.
Aumentar la participación en eventos
Un centro de eventos centralizado mejoró la promoción y la visibilidad. TimelyCalendario interactivo, automatización y rherramientas de registro Hizo que fuera más fácil encontrar y asistir a eventos, fortaleciendo la participación en el campus.
¡Consulta el increíble portal de reservas de espacios de UHSP!
RESULTADOS
Desde la adopción TimelySoftware de gestión de eventos y lugares de celebraciónUHSP ha revolucionado la gestión del espacio, la planificación de eventos y la promoción, haciendo que los procesos sean más eficientes y fluidos.
Automatización inteligente, herramientas intuitivas y soporte dedicado Asegúrese de que cada evento, desde conferencias hasta graduaciones, esté organizado, sea eficiente y sin complicaciones.
El aerodinámico proceso de envío de eventos Permite al profesorado y al personal enviar solicitudes de reserva de espacio correctamente, reduciendo errores y consultas. Con un sistema más intuitivo, aprobaciones de eventos Ahora son más rápidos y confiables. UHSP también ha mejorado la gestión de recursos mediante el uso de campos personalizados para rastrear los recursos relacionados con eventos de forma más eficaz.
La participación en todo el campus ha crecido con un calendario visualmente atractivo Presentando imágenes, mejorando la visibilidad y la participación en los eventos. Los boletines informativos automatizados y las notificaciones de eventos han reducido significativamente la carga de trabajo manual, liberando tiempo para los organizadores. Herramientas integradas de emisión de tickets Simplificar el registro y el seguimiento de la asistencia a eventos importantes como graduaciones.
Lo más destacado de Jessie:"Timely"El diseño y la funcionalidad modernos fueron un cambio radical para UHSP, mejorando la utilización del espacio, la comunicación de eventos y la participación de todo el campus".
Como socio de confianza, Timely Proporciona una solución robusta todo en uno Que optimiza las operaciones de eventos y recintos, a la vez que impulsa las iniciativas de activación del campus. Con un sistema intuitivo y automatizado, UHSP ha transformado la forma en que se gestionan, promocionan y disfrutan los eventos en todo el campus.
Los logros clave para la UHSP incluyen:
"Timely Ha transformado la forma en que gestionamos eventos y espacios. Nos ha dado más tiempo y nos ha permitido centrarnos en lo más importante: construir comunidad y brindar un servicio excepcional.
Jessica Sauerwein, directora de eventos universitarios, UHSP
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