La guía paso a paso para crear su calendario de eventos universitarios

Se dedican serios esfuerzos y recursos a la programación, planificación, organización y gestión de eventos universitarios. Como si gestión de eventos no fue lo suficientemente exigente, también existe la necesidad de crear su calendario de eventos universitarios. 

En este artículo vamos a hablar sobre por qué necesitas un calendario de eventos universitarios, cómo hacer un listado de eventos del campus y qué hacer con uno una vez que lo tengas. Queremos que pueda maximizar su potencial con su calendario de eventos, y estos son los pasos comprobados para llevarlo por el camino correcto para tener un horario más organizado, un alumnado más comprometido y estar más preparado para los eventos cuando lleguen. suceder.

1. ¿Por qué necesita un calendario de eventos universitarios?

En un momento dado, suceden tantas cosas en una institución educativa que gestión de eventos para escuelas, colegios y universidades puede ser una función separada por sí mismo! Sin embargo, no tiene por qué serlo si tiene un calendario de eventos universitarios único y completo: una plataforma singular para estudiantes, profesores y todas las partes relevantes para buscar la información más actualizada relacionada con cada evento en su universidad, colegio. , o departamento.

1.1. Evento planeado

Tener un calendario de eventos universitarios puede ayudarte a planificar recursos y lugares para el evento sin conflictos de programación. Ciertamente, sabiendo de antemano qué eventos están ocurriendo en el campus al mismo tiempo que está pensando en organizar su evento, puede evitar varios problemas de planificación de eventos a lo largo del camino.

Hay mucho más que puede lograr con un catálogo de eventos en línea. Un requisito crítico para tu evento sea un exito es asegurar que los eventos no se superpongan. Y, sobre todo, puede ayudar a los estudiantes a planificar y presupuestar su tiempo y dinero para eventos que les interesen. 

Además, si ya tiene una lista de eventos en línea, puede ayudarlo a preparar el calendario de eventos universitarios del próximo semestre o del próximo año. Cuando sabe exactamente cuándo se planeó su evento anterior, cómo interactuó con otros eventos en el calendario de eventos, cuánta planificación y preparación se incluyeron en él (incluido el presupuesto, la configuración, etc.), entonces estará mucho mejor preparado para planificar el próximo evento. Todo es investigación de mercado.

1.2. Alcance del evento

El alcance es clave en cualquier esfuerzo de marketing de eventos, y todos sabemos por experiencia ganada con esfuerzo que el primer paso en el alcance es correr la voz. Para poder correr la voz sobre un evento universitario, debe tener toda la información pertinente ubicada en un lugar que no solo esté completamente lleno y delineado, sino que también debe tener esa información de fácil acceso para sus estudiantes. La divulgación no tiene sentido si los materiales de marketing, en este caso el calendario de eventos de la universidad, son difíciles de encontrar o de usar.

¡Pero eso no es todo! La creación de un calendario de eventos contribuye en gran medida a garantizar un alcance adecuado a la audiencia prevista, lo que a su vez aumentará la participación, ya sea en eventos presenciales o virtuales.

1.3. Asistencia al evento

Además de publicar de manera efectiva fechas importantes, eventos especiales y cursos destacados, tener un calendario de eventos universitarios bien elaborado y actualizado puede ser de gran ayuda para aumentar participación en eventos.

Puedes integrar tu calendario con Timely's sistema de reserva de eventos, y saber con antelación quién acudirá a tu evento mediante la recogida de inscripciones o la venta de entradas online. Además, puede enviar correos electrónicos y notificaciones personalizados a los asistentes a su evento para recordarles el evento.

1.4. En cualquier momento, en cualquier lugar

Por lo tanto, es fácil ver por qué la creación de un calendario de eventos universitarios sería tan útil para usted, sus estudiantes, su cuerpo docente y el personal, y para todos los asociados con la universidad. Pero crear un calendario de eventos en línea es aún más importante: si no está en línea, es mejor que ya no exista. 

De hecho, un calendario de eventos en línea permite a los estudiantes realizar un seguimiento de los próximos eventos las 24 horas del día, los 7 días de la semana y desde cualquier dispositivo. Es mucho más conveniente y efectivo que las versiones impresas.

2. ¿Cómo crear un calendario de eventos universitarios?

Pero, ¿cómo se crea un calendario de eventos en línea y qué implica? Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo puede crear un calendario de eventos universitarios con Timely, software de gestión de eventos.  

Creación de un calendario de eventos en línea con Timely's software de calendario de eventos es fácil. Es una aplicación web extremadamente simple y fácil de usar que no requiere ningún conocimiento o habilidad técnica. Está listo para usar desde el primer momento. Así es como puedes hacerlo:

2.1. Incruste el código del calendario en su sitio web

Todo lo que necesita para tener un calendario de eventos en línea es la capacidad de incrustar un código de calendario en tu sitio web. Es un paso fácil, y lo hemos hecho lo suficientemente fácil de usar como para que no sea necesaria la ayuda externa. ¡Unos pocos clics y habrá creado un calendario de eventos universitarios! Sin embargo, si necesita ayuda, el departamento de TI de su universidad o TimelyEl equipo de éxito del cliente de puede ayudar.

2.2. Personaliza tu Calendario

Con una Timely cuenta, puede crear fácilmente un atractivo calendario universitario de eventos al personalizar el diseño del calendario. Puede agregar su logotipo, cambiar las fuentes y el tema de color. Incluso puede agregar la mascota de su universidad, aumentando aún más el sentido de identidad con sus estudiantes y personal.

2. 3. Agregar un formulario de envío de eventos 

Con nuestro software de calendario de eventos universitarios, agregar un formulario de envío de eventos es fácil. Permitirá a la comunidad enviar todo tipo de eventos, ya sea en persona, en línea o un evento híbrido. Además, pueden enviar eventos gratuitos o de pago.

Todo el proceso de aprobación de envío de eventos se puede automatizar. En consecuencia, puede ahorrar tiempo al llenar su calendario con eventos relevantes para su audiencia.

2.4. CRecopile confirmaciones de asistencia y venda entradas

Puedes integrar tu Timely calendario de eventos universitarios con nuestro registro de eventos y software de venta de entradas para eventos soluciones Esto le permite recopilar RSVP y vender boletos directamente desde el calendario en línea sin intermediarios. Por lo tanto, puede comenzar a monetizar sus eventos fácilmente sin ningún paso adicional.

2.5. Administrar permisos de usuario y todos los demás aspectos 

Administrar permisos de usuario y todos los demás elementos de una única solución de software. De esta forma, solo los usuarios autorizados de cada departamento pueden agregar eventos o realizar cambios en el calendario de eventos de la universidad. 

3. Su calendario de eventos universitarios ahora está listo para usar

Una vez que haya terminado de crear su calendario de eventos, estará listo para usar. Luego puede comenzar a crear o importar todo tipo de eventos e incluso resaltarlos para obtener la máxima visibilidad.

3.1. Calendario universitario de demostración

¡Revise nuestras demostración del calendario de eventos universitarios para ver cómo se vería en su sitio web.

3.2. Historia exitosa

Si tienes curiosidad, puedes consultar un ejemplo con la Universidad de Bristol. El estudio de caso muestra cómo Timely ayudó a la universidad a relanzar su calendario en línea, al tiempo que aumentó la lista de eventos, el compromiso y la asistencia.

4. Más soluciones de software de eventos para instituciones educativas

Tenemos varios otros valiosos soluciones de software para eventos for colegios y universidades. Por ejemplo, nuestro software de reserva de habitaciones, que le permite tomar reservas y alquileres de lugares en línea.

Si necesita ayuda para configurar el calendario de eventos de su universidad, ¡nuestro personal estará encantado de ayudarle! Planifica un mejor evento con Time.ly ¡hoy!