Selección de proveedores de software de gestión de eventos: 7 aspectos a tener en cuenta

Elegir un proveedor de software de gestión de eventos es una decisión importante. Lo ayudará a lograr un mayor nivel de automatización, lo que le permitirá concentrarse en las cosas que más importan: ejecutar grandes eventos y brindar una experiencia perfecta a sus asistentes. Hay algunos puntos a continuación que son bastante importantes en la selección de su proveedor de software de gestión de eventos:

1. Ajuste del producto 

Lo primero que debe tener en cuenta al seleccionar un proveedor de software de gestión de eventos es la adecuación del producto. Debe tener una comprensión clara de sus puntos débiles y qué funcionalidades de software los resolverían mejor.

Consultar con todas las partes interesadas y luego preparar una hoja de cálculo con las funciones imprescindibles puede ayudarlo a identificar sus necesidades. Este documento también puede ayudarlo a preparar la RFP o SOW, si es un requisito en su organización. 

Una vez que sepa cuáles son sus necesidades de gestión de eventos, será más fácil buscar y encontrar el proveedor adecuado. Puede comenzar revisando los datos de sus posibles proveedores de software. descripción del producto software de gestión de eventos, buscando las funcionalidades deseadas. Además, puedes pedirles su lista de características, o para un demostración de producto para confirmar si el sistema marca todas sus casillas.

Con esos recursos a mano, es mucho más fácil seleccionar proveedores y decidir quién se incluirá en su lista corta. 

2. Escalabilidad del equipo 

Si desea que más de una persona en su organización use su software de gestión de eventos, verifique cuántas licencias están incluidas en sus planes de pago. Asegúrese de verificar esto antes de registrarse en un plan, ya que puede verse obligado a pagar más. Muchos proveedores de software no permiten compartir logins con los miembros del equipo.

Para equipos de más de dos, tiene sentido encontrar una plataforma con precios asequibles por usuario. Algunos proveedores de software de gestión de eventos se basan en licencias y cobran una suscripción fija por usuario, lo que puede volverse prohibitivo a medida que crece su negocio de eventos.

Trabaje con una empresa que sea flexible para el tamaño de su equipo y le permita agregar miembros fácilmente según lo necesite con una estructura de precios que tenga sentido para usted.

3. Facilidad de uso

Para comprender si una herramienta es fácil de usar, solicite una prueba gratuita y pruébela usted mismo. Puede ser beneficioso consultar las reseñas de los clientes, preferiblemente en su industria.

Solicitud de demostración de la interfaz para aquellos en el front-end para que pueda estar seguro de que es una tecnología fácil de adoptar para sus asistentes.

¿Cómo es la personalización de la plataforma? Compruebe si es sencillo cambiar colores, logotipos, diseñar una página de registro de marca, enviar boletines por correo electrónico a clientes potenciales, crear direcciones URL personalizadas sin la ayuda de un desarrollador o diseñador web. ¿La función de emisión de boletos es fácilmente personalizable? Es importante buscar una interfaz que proporcione datos en tiempo real, lo que facilita las proyecciones de ingresos y el registro de asistentes.

La solución a esto es usar Timely software de gestión de eventos. Como solución integral, nuestra plataforma de gestión de eventos le permite optimizar y automatizar todos los aspectos de la administración de eventos, lo que le permite disfrutar del éxito de su próximo evento.

Independientemente del aspecto de la planificación o promoción de eventos con el que necesite ayuda, Timely tendrá todo el Características y el apoyo que necesita para que su negocio de eventos sea un éxito. 

4. Seguro y compatible

Para algunas organizaciones, la seguridad de la tecnología de la información y el cumplimiento legal también son consideraciones importantes a la hora de adquirir software de gestión de eventos. Seguramente, trabajar con proveedores de software de gestión de eventos que se toman estos problemas en serio puede minimizar los riesgos y responsabilidades potenciales.    

Por lo general, las grandes organizaciones y agencias gubernamentales cuentan con procedimientos internos de adquisición, que incluyen una revisión completa de las políticas internas de los proveedores. Los temas comunes incluyen seguridad de TI, leyes de privacidad global y accesibilidad. Si ese es el caso, enfóquese en proveedores que tengan protocolos de seguridad, un política de privacidad, y un declaración de accesibilidad web. ¡Hará que su proceso de adquisición sea más fácil!

5. Capacitación y soporte

Pregunte qué tipo de capacitación y apoyo está disponible para usted cuando hable con el vendedor. ¿Cuál es su proceso de incorporación? ¿Cuánto apoyo recibirá al configurar la plataforma?

¿La plataforma ofrece un sólido servicio de atención al cliente? Buscando un help center o los videos de capacitación pueden ser un buen lugar para comenzar. Descubra si ofrecen capacitación virtual en vivo o lecciones privadas por un costo adicional. Si tiene asistencia limitada de su equipo para configurar la tecnología de su evento, deberá prestar especial atención a esto. 

Timely ofrece un robusto help center con videotutoriales. Comienza desde lo básico para usar la interfaz y configurar su Timely software de gestión de eventos; ¡Te guiamos a través de tu viaje para convertirte en un maestro en gestión de eventos! También ofrecen formación avanzada con sesiones individuales para los usuarios.

6. Apoya negocios como el suyo

Si la plataforma de gestión de eventos ha estado involucrada con eventos similares al suyo en términos de tamaño y tipo de industria, entonces probablemente sea la adecuada para manejar el suyo. Este es un criterio importante para seleccionar proveedores para garantizar el éxito en su selección de software de gestión de eventos. 

Le recomendamos que haga su propia investigación. Por ejemplo, busque casos de estudio, reseñas y testimonios, para ver si otros clientes están satisfechos con su selección de plataforma de gestión de eventos.

Entendemos que el proceso de selección de proveedores de software es una tarea difícil. Afortunadamente, Timely facilita esta selección al ser un software de gestión de eventos sencillo, integrado e intuitivo.

Timely ayuda a las organizaciones privadas, públicas y sin fines de lucro a administrar eventos de manera más eficiente. No importa su tamaño, podemos ayudarlo a alcanzar los objetivos de su evento. Atendemos todo tipo de mercados e industrias de eventos. En efecto, Timely es la elección de más de organizaciones 150,000 en todo el mundo para llevar sus eventos al siguiente nivel.

7. Opciones de precios y facturación

En su proceso de selección de proveedores de software, deberá considerar qué opciones de precios están disponibles en términos de características o complementos necesarios para su negocio.

Pregúntele al proveedor del software de gestión de eventos si el precio se calcula en función de las funciones que desea utilizar, la cantidad de asistentes o la cantidad de eventos que organizará. Si organiza varios eventos a lo largo del año, puede ser beneficioso considerar un plan anual. A veces, puede ser más rentable inscribirse por un año completo, en lugar de un plan mensual.

Algunas soluciones ofrecen una experiencia personalizada de acuerdo con los requisitos específicos de gestión de eventos de su empresa. Si buscas paquetes a tu medida, Timely ofrece a los clientes empresariales soluciones de software de gestión de eventos personalizadas y precios. Cree, importe y promocione muchos eventos y administre eventos de manera más eficiente. 

El proveedor de software de gestión de eventos adecuado

En resumen, el mejor proveedor de software de gestión de eventos es aquel cuyo producto marca la mayoría de sus casillas, puede crecer con usted y es fácil de usar. . Además, el que es seguro y cumple con las normas, ofrece capacitación y soporte, ha trabajado con empresas como la suya y se ajusta a su presupuesto.

Timely es el proveedor elegido por más de 150,000 XNUMX creadores de eventos en todo el mundo. Nuestro software de gestión de eventos flexible funciona a la perfección con todo tipo de eventos, incluidos eventos virtuales, presenciales e híbridos. Con nuestro sistema, puede centralizar todas sus ofertas de eventos en una hermosa lista o calendario de eventos y personalizar fácilmente las páginas de destino de sus eventos. Además, puede automatizar la promoción de sus eventos compartiéndolos como un boletín o publicándolos en las redes sociales automáticamente. También puedes aceptar inscripciones y vender entradas online desde tu propia web, sin intermediarios.

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