Guida all'accessibilità degli eventi 2024: pianificazione di eventi accessibili

L'Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) stima che 1.3 miliardi di persone sperimentano qualche tipo di disabilità. Ciò rappresenta il 16% della popolazione mondiale che vive con una qualche forma di disabilità. Parlare di accessibilità negli eventi non significa solo inclusività, ma garantire pari opportunità di partecipazione e divertimento per tutti. In questa Guida all'accessibilità degli eventi, discuteremo le migliori pratiche e linee guida attuali per la pianificazione di eventi accessibili.

I. Perché l'accessibilità agli eventi è importante?

Gli eventi sono un ottimo modo per connettersi, siano essi professionali, educativi o sociali. Ma senza un’adeguata pianificazione, possono escludere involontariamente altri, soprattutto quelli con disabilità.

Ospitare eventi accessibili non solo offre alle persone con disabilità pari opportunità di partecipare all’evento, ma riduce anche al minimo la loro necessità di richiedere sistemazioni per eventi speciali. Inoltre, il Americans with Disabilities Act (ADA) richiede che tutti gli eventi pubblici, le conferenze e gli incontri siano accessibili. Pertanto, è obbligatorio che gli organizzatori di eventi che ospitano questo tipo di eventi siano conformi ADA per gli eventi. 

Per garantire adeguatamente che tutti siano e si sentano inclusi, gli organizzatori di eventi dovrebbero pianificare in modo proattivo eventi liberi da ogni barriera. E questo include qualsiasi barriera fisica, di comunicazione, tecnologica e di altro tipo.

II. Best practice per la pianificazione di eventi accessibili nel 2024

Organizzare un evento accessibile che accolga tutti potrebbe sembrare intimidatorio all'inizio, ma seguire alcune semplici linee guida sull'accessibilità dell'evento garantirà un processo fluido. Per aiutarti in questo sforzo, ecco un elenco delle migliori pratiche per organizzare un evento adatto a ogni partecipante.

1. Pensa al futuro quando pianifichi un evento accessibile

Può essere difficile pensare a come rendere gli eventi più accessibili quando hai un milione di altre cose in mente durante il processo di pianificazione. Non aspettare fino all'ultimo minuto. Inizia il prima possibile per assicurarti che tutti gli aspetti del tuo evento siano accessibili.

Sicuramente la pianificazione di eventi accessibili non è sempre intuitiva. Considerare tutte le potenziali barriere di un evento e come affrontarle in anticipo è una buona pratica. Non esiste una soluzione valida per tutti, quindi ricorda che l'accessibilità influisce su vari aspetti, dalla pianificazione e promozione dell'accessibilità degli eventi all'esecuzione.

Chiedetevi domande come:

• Chi è il tuo pubblico? Che tipo di abilità potrebbe mancare a una persona che viene al tuo evento?
• Esistono potenziali barriere che impediscono l’accessibilità agli eventi per le persone con disabilità? È possibile minimizzarli o eliminarli?
• Il locale ha? Conformità ADA per eventi? Una persona su sedia a rotelle può muoversi liberamente? Sono presenti rampe o ascensori nella sede? Ci sono porte automatiche a cui tutti possono accedere? Ci sono stanze o spazi silenziosi?
• La piattaforma degli eventi virtuali è accessibile con uno screen reader? Offre funzionalità di accessibilità come la navigazione tramite tastiera, titoli chiari e testo alternativo per le immagini?
• Hai preso in considerazione l'idea di fornire alimenti che non contengano allergeni comuni, come arachidi o oli di arachidi? L'azienda di catering fornisce un menu alternativo per le persone con restrizioni alimentari?

Queste sono solo alcune idee per farti pensare. Se ti prepari in anticipo e pensi a quante più possibilità possibili, è più difficile che qualcosa vada storto. Cerca di prendere appunti ogni volta che pensi a qualcosa e studia cosa puoi fare. In questo modo, renderai i tuoi eventi più inclusivi e divertenti per tutti.

2. Rivolgiti alle persone in modo corretto

Per garantire l'accessibilità agli eventi, è importante conoscere il tuo pubblico e, ancora più importante, come comunicare con loro. Quando ti rivolgi a un pubblico con disabilità, assicurati di sapere come fare riferimento a loro in modo corretto. Ad esempio, il termine “persona disabile” può essere scortese e attualmente non viene utilizzato. Prova invece a utilizzare "una persona con disabilità". 

3. Assicurati di avere un sito web dell'evento accessibile

Alcune persone con disabilità visive o motorie possono avere difficoltà a cercare e trovare informazioni online. Standard di accessibilità web mirano a creare ambienti online in cui tutti abbiano pari accesso. Per conformarsi a questi standard, tutta la tecnologia elettronica e informatica deve essere accessibile alle persone con disabilità. 

Se il tuo sito web non è accessibile, diventa molto scomodo per le persone con esigenze di supporto navigare e conoscere la tua organizzazione e gli eventi che offri. Per verificare se il tuo sito web è accessibile, puoi utilizzare uno strumento di verifica dell'accessibilità web. Ce ne sono molti disponibili gratuitamente online.

Quindi, puoi utilizzare semplici strumenti per migliorare l'accessibilità del tuo sito web. Ad esempio, chat e chat video, input da tastiera, saluti vocali e assistenza dal vivo. Con un sito web accessibile, puoi sicuramente rendere il tuo evento inclusivo fin dall'inizio. 

4. Aggiungi l'accessibilità nella promozione e nella registrazione degli eventi

Imparare cosa sta succedendo e registrarsi agli eventi potrebbe essere difficile da fare per le persone con disabilità da sole. Fortunatamente, sono disponibili diversi strumenti tecnologici che possono aiutarti a rendere più accessibile il processo di scoperta e registrazione degli eventi. Timely soluzioni software per eventi, ad esempio, sono progettati per essere accessibili a tutti. 

Con Timely software di gestione degli eventi, puoi facilmente creare bellissimi viste del calendario degli eventi e pagine di destinazione degli eventi per mostrare i tuoi eventi. Inoltre, puoi offrire registrazione all'evento ed vendita biglietti direttamente dal tuo sito web. 

Il tuo pubblico può interagire con il tuo calendario e cercare eventi utilizzando solo input da tastiera. Possono persino registrarsi per eventi o acquistare biglietti senza bisogno di un mouse. Ogni funzionalità è completamente accessibile per le persone con disabilità. 

Per saperne di più sulle misure che adottiamo per supportare l'accessibilità, consulta il nostro Dichiarazione sull'accessibilità del Web per eventi. Puoi anche visitare il nostro pagina del calendario dimostrativo per vedere in pratica il nostro software accessibile.

5. Massimizzare le opportunità di comunicazione

A seconda del tipo di evento che sei pianificazione, potrebbe essere necessario preparare in anticipo alcuni materiali di comunicazione accessibili specifici. Ci sono molte considerazioni che puoi prendere mentre sviluppi i materiali del tuo evento, ad esempio:

• Assicurati che i caratteri siano leggibili evitando i caratteri decorativi e assicurandoti che siano di dimensione 14 o superiore. Evita di usare il corsivo o tutte le lettere maiuscole.
• Controlla il contrasto dei colori. Evita sfondi scuri con stampe scure e sfondi luminosi con stampe luminose.
• Assicurati che tutti i video siano sottotitolati e che i sottotitoli siano accurati.
• Offri formati alternativi, come braille, caratteri grandi e bianco e nero.
• Assicurati che tutti i segni e i simboli siano tradotti in lingue comprensibili al pubblico.
• Assicurati che l'evento si svolga in un ambiente con molta luce per facilitare la comunicazione per le persone che leggono le labbra.

6. Facilitare e incoraggiare le richieste di accessibilità agli eventi

Mentre pianificazione ed promuovere tuo evento, fai domande alle persone con disabilità che potrebbero essere interessate a partecipare. Dai al tuo pubblico lo spazio per parlare delle proprie preferenze. Puoi porre domande dirette o consentire loro di commentare le loro eventuali esigenze.

In alternativa, puoi incoraggiare i partecipanti a inviare richieste formali di accessibilità all'evento contemporaneamente alla registrazione o all'acquisto del biglietto. Ad esempio, puoi fornire un file integrato questionario prenotazione eventi e chiedere preferenze per i partecipanti. 

Facendo domande ed essendo disponibile a fornire sistemazioni ragionevoli per l'evento, dimostri alle persone con disabilità che il tuo evento è accessibile e inclusivo.

7. Fornire dispositivi per la mobilità e strumenti di assistenza

Esistono molti strumenti di accessibilità agli eventi progettati per aiutare le persone con disabilità. Renderli disponibili e visibili aiuta tutti a sentirsi più a proprio agio durante il tuo evento. Ad esempio, avere un numero di telefono TTY, un sottotitolato dal vivo o anche spazio sufficiente per le attrezzature per la mobilità darà ai tuoi partecipanti un senso di sicurezza e di appartenenza che non dimenticheranno mai.

8. Forma il tuo personale per eventi accessibili

Molte persone non sono sicure su come (e quando) poter assistere una persona con disabilità. Uno staff ben formato può fare la differenza nella pianificazione di eventi accessibili.

Puoi fornire corsi per formare il tuo personale sull'accessibilità agli eventi e prepararlo ad affrontare sia situazioni di routine che di emergenza. Il personale deve comprendere il significato della cultura della disabilità in relazione ai diversi comunità, nonché cosa significhi essere visibile nella propria identità e allo stesso tempo accogliere uno spettro di disabilità.

9. Renditi disponibile in ogni momento

Saper essere disponibili senza essere invadenti è la chiave del successo per un evento accessibile. Sebbene le persone con disabilità siano perfettamente in grado di fare le cose da sole, a volte potrebbero aver bisogno della tua assistenza. Quando succede, renditi disponibile cordialmente, ma non essere eccessivamente d'aiuto.

10 Mettiti nei panni di un'altra persona

Mettersi nei panni del proprio pubblico significa provare empatia per lui. Prova a camminare nel luogo dell'evento con gli occhi chiusi o utilizzando attrezzature per la mobilità per vivere l'esperienza. Siediti all'estremità della sala conferenze e verifica se riesci a vedere e comprendere la persona sul palco. Ogni sforzo che fai per comprendere le differenze dei partecipanti porta a un evento più inclusivo e accessibile per tutti.

Contattaci per saperne di più sull'accessibilità degli eventi e su come tu e il tuo pubblico potete trarne vantaggio Timely tecnologia per eventi accessibile.