La guida avanzata al processo di pianificazione degli eventi

Pianificare un evento può essere un compito arduo, ma se suddividi il processo di pianificazione dell'evento in fasi, puoi eliminare gran parte delle preoccupazioni. Esiste un modello di processo di pianificazione degli eventi da seguire? Consulta la nostra guida avanzata al processo di pianificazione degli eventi qui sotto e scoprilo.

Passaggio 1: determinare scopi e obiettivi

Vogliamo tutti il ​​nostro eventi per avere successo, non importa che tipo di evento siano. Potrebbe essere qualsiasi cosa, da un concerto a una serata al casinò, dal lancio di un prodotto alla celebrazione del XNUMX luglio nella piscina della città. Devono partire senza intoppi.

Ma la prima domanda che dobbiamo porci è: cosa definisce il “successo”? Cosa vogliamo realizzare?

Se non sai cosa stai cercando, sarà difficile afferrarlo. La prima cosa che devi fare quando pianifichi un evento è sederti e decidere esattamente cosa stai cercando di fare. Può sembrare ovvio: vuoi organizzare un evento del XNUMX luglio nella piscina cittadina. Tuttavia, di cosa hai bisogno per avere successo? È il punto in cui i locali possono incontrare i loro leader cittadini? O forse stai cercando di riportare la piscina cittadina al suo antico splendore dopo un massiccio restauro durato due anni? Forse vuoi onorare i veterani?

L'obiettivo potrebbe essere tutto questo e molto di più. Ma determinare il "perché" prima di cercare il "cosa" è essenziale per pianificare un buon evento.

Passaggio 2: organizzarsi

Ora arriva la parte difficile. Sai cosa vuoi fare: diciamo che il tuo obiettivo per la celebrazione del 25 luglio è aumentare del XNUMX% gli abbonamenti in piscina. Come si arriva a quel punto? Avrai bisogno di due cose per aiutarti: persone e denaro.

Il budget per l'evento potrebbe esserti stato fornito da qualcun altro, oppure potresti dover fare il rapporto profitti e perdite per determinare esattamente quanti soldi possono essere spesi per ottenere un profitto in abbonamenti alla piscina. 

Ma hai anche bisogno di persone che ti aiutino. Potrebbero essere colleghi assegnati a lavorare con te, o persone che selezioni manualmente, oppure potrebbero essere volontari della comunità che vogliono essere coinvolti. 

Non importa chi sia, devi costruire un team di persone che saranno utili ognuna a modo suo. Alcuni dei ruoli di cui potresti aver bisogno sono project manager, venue manager, scheduler, creative designer, marketing, sponsor e coordinatore dei fornitori e altro ancora. Non è finché non hai una squadra sul posto che puoi organizzare un evento.

Passaggio 3: sviluppare una campagna di marketing e comunicazione

La maggior parte di questo ricadrà sulle spalle del tuo team di marketing e creativo (se li hai), ma con questo passaggio devi capire come spargere la voce sull'evento del XNUMX luglio. Userai i volantini? Cartelloni? Segni di cantiere? Tutte queste cose sono efficaci, ma chi le progetterà, chi le stamperà e chi le collocherà? Queste sono tutte domande a cui dovrai rispondere. 

Il branding entra in questo in grande stile, soprattutto se parliamo di eventi aziendali e non di piscine cittadine. Ma il punto è che vuoi un messaggio coerente su tutti i tuoi canali di comunicazione. Ciò potrebbe significare loghi e caratteri simili. Potrebbe significare slogan. Potrebbe significare un tema per l'evento: il tuo evento del XNUMX luglio potrebbe avere un tema di rodeo, un tema di pionieri o un tema di guerra rivoluzionaria. Qualunque cosa sia, devi prendere la decisione e poi seguirla.

Passaggio 4: pianificare il programma

Devi sapere tutto ciò che accadrà, quando accadrà e chi ne sarà responsabile. Questo è un ottimo lavoro per il tuo project manager. Il tuo evento del XNUMX luglio potrebbe iniziare con una colazione a base di pancake all'alba nel parcheggio della piscina: chi preparerà i tavoli e le sedie? Chi cucinerà i pancake? Chi gestirà la spazzatura? Quindi il tuo evento potrebbe avere un taglio del nastro cerimoniale per riaprire la piscina appena rinnovata: chi taglierà il nastro? Avrai bisogno di un microfono e come verrà alimentato? Chi starà in piedi dove, e come sarà controllata la folla?

Vedi, con ogni singola parte del tuo evento avrai bisogno di sapere chi sta facendo cosa e quando.

Passaggio 5: coordinare sponsor, fornitori e relatori

Forse più tardi nel corso della giornata porterai i camion di cibo al parcheggio della piscina? O il sindaco terrà una cerimonia nel parco davanti dove onoreranno i veterani? Forse le stazioni radio locali saranno sul posto a fornire musica? Forse le imprese locali avranno donato alla causa e vorranno avere uno stand dove poter mostrare i loro prodotti?

Dovrai coordinare tutto questo affinché il tuo evento abbia successo.

Passaggio 6: trova gli strumenti tecnologici giusti

Timely è un software di gestione degli eventi a servizio completo che può eliminare gran parte del mal di testa. Con Timely Software per il calendario degli eventi, pubblichi, promuovi e distribuisci eventi con facilità, in modo che più persone ne vengano a conoscenza. Inoltre, con Timely Prenotazione di eventi ed Biglietto dell'evento software puoi raccogliere RSVP o vendere biglietti per eventi direttamente dal tuo sito web.

E può fare tutto questo con un dominio personalizzato e comunicazioni di marca che renderanno il tuo evento comunitario molto più professionale del sito web della tua città.

Passaggio 7: eseguire sul piano

Il XNUMX luglio è arrivato. È l'ora della colazione a base di frittelle, della maratona, del taglio del nastro, della parata, degli oratori patriottici e di tutto il resto. Ma poiché hai svolto tutto il lavoro sulle gambe e hai seguito tutti i passaggi del processo di pianificazione dell'evento, andrà a buon fine.

Passaggio 8: valutare e registrare

Una volta che è finita, non hai finito! Negli ultimi mesi di pianificazione per il XNUMX luglio hai appena imparato molto su come funziona la tua comunità: budget, sponsor, volontari e comunicazioni. Devi valutare cosa è andato bene, cosa è andato storto e devi registrare tali informazioni in modo che la prossima volta che qualcuno nei tuoi panni debba organizzare un evento della comunità non debba apprendere di nuovo tutta la conoscenza che hai acquisito.

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