Selezione del fornitore di software per la gestione degli eventi: 7 cose da considerare

La scelta di un fornitore di software per la gestione degli eventi è una decisione importante. Ti aiuterà a raggiungere un maggiore livello di automazione, permettendoti di concentrarti sulle cose che contano di più: eseguire grandi eventi e fornire un'esperienza senza soluzione di continuità ai tuoi partecipanti. Ci sono alcuni punti di seguito che sono abbastanza importanti nella selezione del fornitore del software di gestione degli eventi:

1. Adattamento del prodotto 

La prima cosa che devi considerare quando selezioni un fornitore di software per la gestione degli eventi è l'idoneità del prodotto. Devi avere una chiara comprensione dei tuoi punti deboli e quali funzionalità del software li risolverebbero meglio.

Consultare tutte le parti interessate e quindi preparare un foglio di calcolo con le funzionalità indispensabili può aiutarti a identificare le tue esigenze. Questo documento può anche aiutarti a preparare la RFP o il SOW, se questo è un requisito nella tua organizzazione. 

Una volta che sai quali sono le tue esigenze di gestione degli eventi, è più facile cercare e trovare il fornitore giusto. Puoi iniziare esaminando i dati dei tuoi potenziali fornitori di software descrizione del prodotto del software di gestione degli eventi, cercando le funzionalità desiderate. Inoltre, puoi chiedere loro il loro elenco delle caratteristicheo per un file dimostrazione del prodotto per confermare se il sistema seleziona tutte le tue caselle.

Con queste risorse a portata di mano, è molto più facile selezionare i fornitori e decidere chi farà parte della tua short list. 

2. Scalabilità del team 

Se vuoi che più di una persona nella tua organizzazione utilizzi il tuo software di gestione degli eventi, controlla quante licenze sono incluse nei loro piani di pagamento. Assicurati di controllarlo prima di iscriverti a un piano in quanto potresti essere costretto a pagare un extra. Molti fornitori di software non consentono la condivisione logins con i membri del team.

Per i team di più di due persone, ha senso trovare una piattaforma con prezzi convenienti per utente. Alcuni fornitori di software per la gestione degli eventi sono basati su licenza e addebitano un abbonamento fisso per utente, che può diventare proibitivo man mano che la tua attività di eventi cresce.

Lavora con un'azienda flessibile per le dimensioni del tuo team e ti consente di aggiungere facilmente i membri di cui hai bisogno con una struttura dei prezzi che ha senso per te.

3. Facilità d'uso

Per capire se uno strumento è facile da usare, richiedi una prova gratuita e provalo tu stesso. Potrebbe essere utile controllare le recensioni dei clienti, preferibilmente nel tuo settore.

Richiesta di un demo dell'interfaccia per quelli sul front-end, così puoi essere sicuro che si tratta di una tecnologia facile da adottare per i tuoi partecipanti.

Com'è la personalizzazione della piattaforma? Verifica se è semplice cambiare colori, loghi, progettare una pagina di registrazione con marchio, inviare newsletter via e-mail ai potenziali clienti, creare URL personalizzati senza l'aiuto di uno sviluppatore o di un web designer. La funzione di ticketing è facilmente personalizzabile? È importante cercare un'interfaccia che fornisca dati in tempo reale, semplificando le proiezioni dei ricavi e il check-in dei partecipanti.

La soluzione a questo sta usando Timely software di gestione degli eventi. Come soluzione one-stop, la nostra piattaforma di gestione degli eventi ti consente di semplificare e automatizzare tutti gli aspetti dell'amministrazione degli eventi, permettendoti di crogiolarti nel successo del tuo prossimo evento!

Indipendentemente dall'aspetto della pianificazione o della promozione dell'evento per cui hai bisogno di aiuto, Timely avrà tutto il Caratteristiche e il supporto di cui hai bisogno per rendere la tua attività di eventi un successo. 

4. Sicuro e conforme

Per alcune organizzazioni, anche la sicurezza informatica e la conformità legale sono considerazioni rilevanti durante gli appalti software di gestione degli eventi. Sicuramente, lavorare con fornitori di software per la gestione degli eventi che prendono sul serio questi problemi può ridurre al minimo potenziali rischi e responsabilità.    

Di solito, le grandi organizzazioni e gli enti governativi dispongono di procedure interne di approvvigionamento, che includono una revisione completa delle politiche interne dei fornitori. I temi comuni includono la sicurezza IT, le leggi globali sulla privacy e l'accessibilità. In tal caso, concentrati sui fornitori che dispongono di protocolli di sicurezza, a politica sulla riservatezza, e un dichiarazione di accessibilità web. Semplificherà il tuo processo di approvvigionamento!

5. Formazione e supporto

Chiedi che tipo di formazione e supporto hai a disposizione quando parli con il venditore. Qual è il loro processo di onboarding? Quanto supporto riceverai durante l'impostazione della piattaforma?

La piattaforma offre un forte servizio di assistenza clienti? Controllo di un help center o i video di formazione possono essere un buon punto di partenza. Scopri se offrono formazione virtuale dal vivo o lezioni private a un costo aggiuntivo. Se hai un'assistenza limitata da parte del tuo team nella configurazione della tua tecnologia per eventi, dovrai prestare particolare attenzione a questo. 

Timely offre un robusto help center con video tutorial. Inizia dalle basi per utilizzare l'interfaccia e configurare il tuo Timely Software per la gestione degli eventi; accompagnandoti nel tuo viaggio per diventare un maestro di event manager! Offrono anche formazione avanzata con sessioni individuali per gli utenti.

6. Supporta attività come la tua

Se la piattaforma di gestione degli eventi è stata coinvolta in eventi simili ai tuoi in termini di tipo di settore e dimensioni, allora probabilmente è quella giusta per gestire i tuoi. Questo è un criterio importante per la selezione dei fornitori per garantire il successo nella selezione del software di gestione degli eventi. 

Ti consigliamo di fare le tue ricerche. Ad esempio, cerca casi di studio, recensioni e testimonianze, per vedere se altri clienti sono soddisfatti della selezione della piattaforma di gestione degli eventi.

Comprendiamo che il processo di selezione del fornitore di software è un compito difficile. Fortunatamente, Timely facilita questa selezione essendo un software di gestione degli eventi semplice, integrato e intuitivo.

Timely aiuta le organizzazioni private, pubbliche e no profit a gestire gli eventi in modo più efficiente. Non importa la tua taglia, possiamo aiutarti a raggiungere gli obiettivi del tuo evento. Serviamo tutti i tipi di mercati e industrie di eventi. Infatti, Timely è la scelta di più di organizzazioni 150,000 in tutto il mondo per portare i loro eventi al livello successivo.

7. Opzioni di prezzo e fatturazione

Nel processo di selezione del fornitore di software, dovrai considerare quali opzioni di prezzo sono disponibili in termini di funzionalità o componenti aggiuntivi richiesti per la tua attività.

Chiedi al fornitore del software di gestione degli eventi se il prezzo è calcolato in base alle funzionalità che desideri utilizzare, al numero di partecipanti o al numero di eventi che ospiterai. Se organizzi più eventi durante l'anno, potrebbe essere utile esaminare un piano annuale. A volte, può essere più conveniente iscriversi per un anno intero, invece di un piano mensile.

Alcune soluzioni offrono un'esperienza personalizzata in base alle specifiche esigenze di gestione degli eventi della tua azienda. Se cerchi pacchetti su misura, Timely offre ai clienti aziendali soluzioni software e prezzi personalizzati per la gestione degli eventi. Crea, importa e promuovi molti eventi e gestisci gli eventi in modo più efficiente. 

Il giusto fornitore di software per la gestione degli eventi

In sintesi, il miglior fornitore di software per la gestione degli eventi è quello il cui prodotto controlla la maggior parte delle tue scatole, può crescere con te ed è facile da usare. . Inoltre, quello che è sicuro e conforme, offre formazione e supporto, ha lavorato con aziende come la tua e rientra nel tuo budget.

Timely è il fornitore scelto da oltre 150,000 creatori di eventi in tutto il mondo. Il nostro software flessibile per la gestione degli eventi funziona perfettamente con tutti i tipi di eventi, inclusi eventi virtuali, di persona e ibridi. Con il nostro sistema, puoi centralizzare tutte le offerte dei tuoi eventi in un bellissimo elenco o calendario degli eventi e personalizzare facilmente le pagine di destinazione dei tuoi eventi. Inoltre, puoi automatizzare la promozione dei tuoi eventi condividendoli come newsletter o pubblicandoli automaticamente sui social media. Puoi anche accettare le iscrizioni e vendere i biglietti online dal tuo sito web, senza intermediari.

Contattaci per saperne di più Timely, o prova gratis!