6つのよくあるイベント企画の問題と解決策

イベント計画の問題は、イベント計画の自然な結果です。小さな問題も大きな問題も、常に存在します。問題は、大きな問題を軽減し、小さな問題を円滑に処理するために何ができるかを考え出すことです。そうすれば、最終的にはプロのようにイベントを管理できるようになります。 

ここでは、イベント管理における現代の問題の最前線に立つ私たちが目にしてきた、イベント計画における最大の問題とその解決策をいくつか紹介します。 

#1. 過剰な出費はイベント計画の大きな問題です。その対処法はこれです

計画中のイベントの予算を組むことは、おそらくあなたが直面する最大の課題でしょう。大規模な専門家の集まりのために計画される最大のイベントを除き、ほぼすべてのイベントでは、やりたいことをすべて行うために必要な金額を調達するのに苦労するようです。あちらで少し贅沢をするために、ここで小銭を節約するのは常に苦労することになるでしょう。 

イベント計画の問題を防ぐために使用できる資金管理ツールは多数ありますが、次の 2 つをお勧めします。まず、委員会に 1 人の担当者を配置することをお勧めします。できれば担当者 1 人と、少なくとも 1 人または 2 人のアシスタント (イベントの規模によってはそれ以上) が予算を単独で担当します。彼らが資金を管理し、財布の紐を握り、すべての支出は彼らを通じて行われます。

2つ目の方法は、イベント管理ソフトウェアを使用することです。これにより、参加者からより簡単にお金を受け取ることができます。そのためには、 Timelyのイベントチケットソフトウェアとイベント予約ソフトウェア。これらのソフトウェアプラットフォームは、 Timelyのソフトウェアを導入すれば、チケットの発券、登録、会場の予約、そして収入の適切な受け取りに関するストレスが軽減されます。

#2. 計画タイムライン（およびその変更）を追跡しないことはイベント計画の問題です。解決策はここにあります

イベント計画のタイムラインは、あなたが設定するもの（おそらく不変のもの）になりますが、その後、問題やスケジュールの変更、危機が発生して火消しに着手するにつれて、永遠に変更され続けます。これがイベント計画の問題です。つまり、計画のタイムラインは、あなたが望むほど不変ではありません。 

これに対する解決策は、 Timelyのイベント カレンダー ソフトウェアは、イベント管理業界の問題を解決するエキスパートです。すっきりとしたユーザー フレンドリなインターフェイスでプロジェクトを進め、イベントの日に近づくにつれてマイルストーンを次々と達成します。カレンダー通知に「登録の最終日です!」や「早期割引価格の最終日です!」などを設定して、カレンダーに注意を払い、重要な期限を逃さないように促すことができます。これにより、イベント計画で問題が発生することはありません。

#3. バックアッププランがないことはイベント計画の問題です: 準備するために必要なこと

屋外イベントの開始を待っている間に突然の雷雨が発生し、全員が避難しなければならないという問題であっても、イベント前夜に登録した参加者全員を収容できるほどの大きさの宴会場を予約していないという問題であっても、イベント計画の問題を回避するためにバックアップ プランを用意する必要があります。 

準備とは、あらゆる不測の事態を想定しておき (忘れてしまうことは必ずある)、変更に対応するための代替プランを用意しておくことを意味します。屋外イベントでは雷に対して何もできないかもしれませんが、雨が降っている間、人々が比較的濡れないようにプラスチックのポンチョを用意しておくことはできます。適切な大きさの宴会場がないかもしれませんが、必要に応じて拡張できることをホテルとの契約に盛り込むことができます。

#4. プロのスタッフがいないことがイベント計画の問題: どうやって確保するか?

計画しているイベントの種類によっては、プロのイベント企画スタッフを雇うことは単に便利なだけでなく、必要不可欠なこともあります。定期的にイベントを開催している大企業で働いている場合は、毎日この作業を行うイベント企画チームがあるかもしれません。しかし、そうでない場合は、イベントがスムーズに進むように手配してくれるフリーランスのイベント企画のプロがいるので安心してください。 

これらの人々を、あなたのイベントのウェディング プランナーとして考えてください。 一度しか必要にならないかもしれませんが、必要なときには、彼らはあなたよりも多くのことを知っているので、物事を成し遂げるのに非常に役立ちます。彼らは毎日これを実行しています。

#5. 構造化されたイベント管理ソフトウェアがないことはイベント計画の問題です。解決策はここにあります

イベント計画の問題を過去のものにするために設計されたイベント管理ソフトウェアはたくさんあります。しかし、それらのほとんどの最大の問題は、統合されておらず、1つの問題しか解決できないことです。チケットソフトウェアとして非常にうまく機能するが、カレンダーシステムや予約システムと統合されていないチケットソフトウェアがあるかもしれません。オールインワンのイベント管理ソフトウェアを持つことが、イベント計画の問題の解決策です。（ヒント： Timely.)

#6. 小さなことを考えないことはイベント計画の問題です。それを思い出す方法は次のとおりです

初期のイベント計画会議では、契約したプロのイベント プランナーからボランティアのスタッフ リレーション担当者まで、チーム全員を 1 つの部屋に集めて、必要な作業をすべて検討する必要があります。テーブルと椅子は十分ありますか? テーブルと椅子を誰が設置し、それにはどのくらいの時間がかかりますか? セッションの合間にミニ ネットワーキング イベントの時間 (とスペース) はありますか? イベントはどのように進行しますか? 参加者はどうやって食事を手に入れますか? エンターテイナーを誰が手配しますか?

これらはすべて重要であり、チームにイベント プランニングの専門家がいると、これまで考えなかったことを考えるのに役立ちますが、本当の鍵は、全員を集めてイベント プランニングの問題を徹底的に話し合うことです。すべてを書き留め、各項目に誰かを割り当てます。担当者を責任者にし、フォローアップします。

まとめ

これらは、イベントの現在の問題によって発生する可能性のあるイベント計画の問題のほんの一部です。イベント管理における現在の問題は、規模の大小を問わずあらゆる組織で議論されているホットな話題であり、イベントがゲストの期待する高い基準を満たしていることを確認する必要があります。 

に手を差し伸べる Timely もっと学び、試してみましょう Timely 無料で！