4 eenvoudige tools voor het beheer van museumevenementen

Het managen van museumevenementen is moeilijk. Het plannen van een evenement in een museum is inderdaad een heel ander soort taak dan het plannen van een evenement zoals een concert, een diner of een festival.

Musea, op enkele uitzonderingen na, vereisen dat dingen strak worden beheerd. Er zijn meestal meer beveiligingsproblemen in een museum dan bij bijvoorbeeld een bruiloft. En het type evenement dat u plant, is meestal voor een meer verfijnde deelnemer dan bij een eerstejaarsoriëntatie of een parade. Een evenement organiseren in een museum vereist dat het evenement nauwkeurig en foutloos is. Er is weinig ruimte voor fouten. Zelfs als we het over een kindermuseum hebben, reizen kinderen vaak met scholen mee en moeten ze zich aan strikte tijdschema's houden en strak worden gekibbeld zodat niemand afdwaalt. 

Maar er zijn programma's voor het beheer van museumevenementen die u zullen helpen deze moeilijkheden te overwinnen en het hele proces veel soepeler te laten verlopen. We hebben vier softwareprogramma's voor het plannen van museumevenementen verzameld waarmee u uw evenement perfect kunt laten verlopen.

#1. Trello

Trello is gratis software voor projectplanning. Het maakt gebruik van een zeer gebruiksvriendelijke interface om takenlijsten te maken voor één persoon of voor een hele organisatie. Stel je voor dat je begint met het plannen van een evenement en brainstormt, alles wat gedaan moet worden op een plakbriefje schrijft en vervolgens elk plakbriefje toewijst aan een persoon in de commissie voor evenementenplanning. Dat is wat Trello is, maar het is allemaal online.

Gebruikers kunnen eenvoudig de projecten volgen die aan hen zijn toegewezen, ze van de ene voltooiingsfase naar de volgende verplaatsen en zien hoe alle anderen in het team het doen met hun taken. Projectmanagers kunnen toezicht houden op de hele operatie en kijken hoe het evenement tot stand komt.

#2. Asana

Asana is software voor projectbeheer die gratis te gebruiken is (voor kleine evenementen) en waarmee je projecten kunt opsplitsen in sublijsten en nog dieper in sub-sublijsten. Er zijn dashboards waarmee u kunt zien hoeveel van elk onderdeel van het project is voltooid. Bovendien kun je de museumevenementen constant regelen en herschikken om ervoor te zorgen dat wanneer het ene is gedaan, het volgende kan beginnen. 

Asana splitst zich op persoonsniveau en laat elk museumpersoneel zien wat hun rol zal zijn en welke taken ze wanneer moeten voltooien. 

#3. ClickUp

ClickUp is een tool voor het plannen van museumevenementen voor visuele leerlingen. Je kunt er projecten mee maken, net zoals Asana en Trello dat doen, maar dan biedt het een groot aantal verschillende weergaven waarmee je de taken kunt analyseren terwijl je museumevenement eraan komt. Er zijn lijsten, Kanban-weergaven en zelfs Gantt-diagrammen zijn beschikbaar. Hoewel ze een premiumfunctie zijn voor de verder gratis software. 

De software biedt veel weergaven, met een chatfunctie waarmee museumteamleden over de afzonderlijke taken kunnen praten terwijl ze elke taak uitvoeren. Het heeft ook een Doc-functie, wat in wezen een wiki is die rond elk specifiek aspect van het project kan worden gemaakt. 

Het enige nadeel is dat de leercurve met ClickUp een beetje steil is. Als je het echter eenmaal onder de knie hebt, kan het je planning van museumevenementen behoorlijk helpen.

#4. Timely

Timely is de perfecte software voor evenementenbeheer voor musea en kunstgalerijen. Het stelt musea en galerijen in staat om een ​​mooi geheel te creëren online evenementenkalender op hun eigen website. Het automatiseert ook verschillende taken, waardoor het gemakkelijker wordt om evenementen online te promoten. Bijvoorbeeld het plaatsen van evenementen op social media en het geautomatiseerd versturen van nieuwsbrieven over aankomende evenementen. 

Daarnaast, Timely software voor het beheer van museumevenementen kunt u verzamel RSVP's en verkoop kaartjes voor evenementen. Deze kunnen vooraf worden gereserveerd of aan de deur worden gekocht. En het wordt allemaal bijgehouden in hetzelfde boekhoudsysteem. 

Bovendien kan alles worden aangepast om eruit te zien als het merk en de tone of voice van uw museum. Van uw logo, merkkleuren en lettertypen tot tickets voor evenementen en e-mailmeldingen.  

Als u al deze evenementtechnologie tot uw beschikking heeft, zult u zeker indruk maken op uw klanten en donateurs. Het zal het voor hen ook gemakkelijker maken om uw evenementen bij te wonen. Voor software voor het plannen van museumevenementen, Timely is een must-have. 

Contact om meer te leren over Timelyof probeer gratis!